1. Was ist überhaupt Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management ist die Organisation strukturierter und unstrukturierter Dokumente mithilfe von Technologie und Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, noch effizienter zu arbeiten. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Digitalisierung benötigten Unternehmen eine neue Art der Speicherung und sofortigen Zugriff auf Informationen.
Enterprise Content Management besteht aus vier Hauptpunkten:
- Erfassen: Erfassen der Informationen aus Papierdokumenten oder Online-Formularen und Übertragen dieser Informationen in das System.
- Verwalten: Verwaltung der erfassten Daten in einem strukturierten Format, das einen schnellen und einfachen Abruf ermöglicht.
- Abspeichern: Sichere Speicherung von Dateien in einem zentralen Repository, auf das von beliebig vielen Standorten aus zugegriffen werden kann.
- Bereitstellen: Implementierung von Geschäftsprozess-Workflows zur automatischen Weiterleitung von Dokumenten.
2. Was sind die Vorteile von ECM?
Viele Vorteile sprechen für die Einführung eines ECM, hier zählen wir einige davon auf:
Geringere Betriebskosten: Da alles digital online gespeichert wird, sinken in Ihrem Unternehmen die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierakten. Neben der Senkung der Betriebskosten können Sie sich sicher sein, dass Sie Ihren Beitrag zum Umweltschutz leisten und Ihr Unternehmen umweltfreundlicher gestalten.
Gesteigerte Produktivität: Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verbringen, da sie diese sofort suchen und abrufen können. Das führt zu geringen Ausfallzeiten und vermeidet Frustration.
Risikominimierung: Die Einhaltung von Vorschriften wird dank eines ECM viel einfacher. Die Dokumente sind sicher und regelkonform abgelegt, bilden eine solide Grundlage für Auswertungen und erleichtern regelmässige Prüfroutinen.
Verbesserte Arbeitsabläufe: Die nun geschaffene Möglichkeit für die involvierten Mitarbeiter, jederzeit Inhalte der Dokumente einzusehen, dadurch die Abläufe zu monitoren, ggf. anzupassen und zu optimieren, beschleunigt die Geschwindigkeit, mit der ein Auftrag das Unternehmen durchläuft, enorm.
3. Wer nutzt ECM?
Mittlerweile finden sich in nahezu allen Branchen implementierte ECM-Systeme.
4. Wie hilft ECM bei der Einhaltung von Vorschriften?
Mit der Zunahme von Cyberangriffen in jüngster Zeit steigt auch die Zahl der Vorschriften, und die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Unternehmen führen jedes Jahr mehr interne und externe Prüfungen durch, und wenn alle Unterlagen an einem organisierten und sicheren Ort verfügbar sind, wird die Belastung durch die oft sehr aufwändigen Prüfungen verringert. Mit einer ECM-Lösung können Aufzeichnungen automatisch gemäss den Branchenstandards archiviert werden, so dass die Auditoren sicheren Fernzugriff auf alle geschäftskritischen Dokumente haben.
5. Wie schwierig ist es, ein ECM-System zu implementieren?
Die Implementierung eines jeden Unternehmenssystems ist eine komplexe Aufgabe und ECM bildet da keine Ausnahme. Von einer Installation durch die eigenen Mitarbeiter ist unbedingt abzusehen. Ein ganzheitlicher Blick «von aussen» auf alle vorhandenen und gewünschten Prozessabläufe ist sehr empfehlenswert und hilft schlussendlich Zeit, Kosten und Nerven zu schonen. Die Spezialisten von Graphax AG stehen Ihnen hier gern mit Rat und Tat zu Seite.