Booster son savoir-faire n°1 – 5 questions sur l’ECM

1. Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?  

C’est l'organisation optimisée de l’ensemble de vos documents, qu’ils soient structurés ou non. L’appel à des technologies et à des logiciels permettra à votre entreprise de travailler toujours plus efficacement. À mesure que la technologie progresse et que la digitalisation s'intensifie, les entreprises peuvent faire confiance à de nouvelles solutions de stockage et d’accès instantané aux informations. 

Quatre caractéristiques principales définissent un projet ECM : 

• La saisie : des informations à partir de documents papier digitalisés ou de formulaires en ligne et transmettre ces données au système. 
• La gestion : optimisation des données saisies dans un format structuré pour permettre un accès rapide et facile aux informations.
• La sauvegarde : sécuriser les contenus dans une base de données centrale pour un accès depuis n'importe où. 
• Le déploiement : mettre en œuvre des flux de travail de processus d’affaires pour transmettre automatiquement les documents. 

2. Quels sont les avantages d’un projet ECM ?

Ils sont nombreux. Nous en énumérons ici quelques-uns :

Réduction de vos coûts d'exploitation : grâce à la sauvegarde numérique de vos informations et à leur mise à disposition en ligne, vos frais d'impression, d'expédition et de stockage des documents papier sont considérablement réduits. En plus de réduire vos coûts d'exploitation, vous contribuez à la protection de l'environnement. 
Augmentation de votre productivité : vos équipes ne perdent plus leur temps à chercher des documents, car  ils sont disponibles en ligne pour une consultation immédiate. Les interruptions dans les processus sont réduites et les frustrations limitées. 
Minimisation des risques : la mise en conformité avec les diverses réglementations devient beaucoup plus facile. Les documents sont stockés en toute sécurité et dans le respect des règles en vigueur. Votre ECM constitue un socle solide pour les revues et facilite le bon déroulement des audits périodiques. 
Amélioration des processus de travail : il devient dès lors possible aux salariés concernés d’accéder à tout moment au contenu des documents, d’observer les processus, de les ajuster et de les optimiser si nécessaire, ce qui in fine accélère par exemple considérablement la vitesse de passation d'une commande.  
 

3. Pour qui est la Gestion de contenu d’entreprise? 

Finalement, la démarche ECM se retrouve mise en œuvre dans quasiment tous les secteurs d'activité. 

4. Comment la gestion de contenu d’entreprise contribue au respect des règlementations ? 

L’augmentation récente des cyberattaques s’accompagne du développement de nouvelles réglementations dont le respect devient vital pour les entreprises. Elles sont soumises chaque année à un plus grand nombre d'audits internes comme externes. 
Disposer de tous les documents dans une base de données organisée et sécurisée allège l’impact et le poids de ces audits sur les équipes. Grâce à une solution ECM, les documents sont automatiquement archivés dans le respect des normes en vigueur dans chaque secteur d'activité. Les auditeurs peuvent alors accéder à tous les documents cruciaux de l'entreprise, à distance et en toute sécurité.  

5. La mise en œuvre d'une solution ECM est-elle complexe ? 

Le déploiement de ce type de solution d'entreprise représente un projet complexe et un lancement n’est pas une exception.  Il est essentiel d'éviter toute installation à vos employés. En effet, une vision globale « externe » du déroulement de tous les processus existants et futurs est fortement recommandée. C’est là la clé du succès. La gestion de cette vision d’ensemble permettra assurément d'économiser du temps, des coûts et ménagera vos équipes. 

Les spécialistes de Graphax SA se feront un plaisir de vous conseiller et de vous aider. 

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