FAQ - Was Sie schon immer wissen wollten

Um Informationen maximal effektiv verwerten zu können, müssen diese digitalisiert werden. Graphax stellt den Unternehmen sowohl Geräte zur Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung und bietet auch entsprechende Tools und Software--Lösungen für das anschliessende Management der digitalen Informationen an.

Niemand zwingt die Unternehmen zur Digitalisierung. Trotzdem nimmt die Vernetzung der Unternehmen mit Lieferanten, Partnern und Kunden unaufhörlich zu. Die Kommunikation mittels Datenaustausch in Echtzeit beschleunigt die Arbeitsprozesse enorm. Kosten werden reduziert und durch die gegebene Nachverfolgung wird eine Transparenz geschaffen, die wiederrum ganz neue Möglichkeiten der Unternehmensgestaltung ermöglicht. Mit einem durchdachten Informationsmanagement (Enterprise Content Management System) können so Wettbewerbsvorteile noch mehr ausgebaut werden.

Um ein Unternehmen sinnvoll digital aufstellen zu können ist ein Enterprise Content Management System von Vorteil. Dort stehen die Daten und Informationen für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung. Die sofortige Zugriffsmöglichkeit ist damit gegeben. Dies hilft vielen angebundenen Abteilungen, wie zum Beispiel dem HR, der Finanzabteilung oder dem Projektmanagement. 

Gerne führen wir Ihnen unsere Integrationen bei einem unserer Kunden, vorzugsweise aus Ihrer Branche, live vor.

Auf der Graphax-Webseite haben wir eine umfangreiche Sammlung an Fallbeispielen zum Thema Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bereitgestellt.

Viele Unternehmen sind derzeit mitten in der digitalen Transformation und optimieren die betriebsinternen Abläufe. Die Notwendigkeit, schnellstens ein ECM einzuführen, haben die meisten Firmen und Institutionen erkannt. Entsprechend gefragt sind die Ressourcen der ECM-Spezialisten. Es empfiehlt sich dringend, möglichst kurzfristig einen Termin mit den Spezialisten von Graphax zu vereinbaren, um erste Schritte zu vereinbaren.

Im Idealfall existiert jede Information nur einmal. Der Zugriff wird einheitlich geregelt. Informationen sollen sofort zur Verfügung stehen, unabhängig von Quelle und Standort.

Die Spezialisten von Graphax haben in den letzten Jahren bereits viele ECM- und DMS-Projekte erfolgreich abgeschlossen und verfügen daher über eine grosse Expertise. Oftmals liegt es bei der Konfiguration an simplen Details, die zu massiven Verzögerungen führen können. Die ECM-Fachleute von Graphax können vor Ort erfahrungsgemäss schnell und pragmatisch interagieren.

Grundsätzlich müssen alle Daten, die in irgendeiner Form aufbewahrt werden, besonders geschützt werden. Graphax verfügt über sehr strenge Sicherheitsvorschriften, die den Umgang mit Daten regeln. Gerne erstellen die Security-Spezialisten von Graphax auch mit Ihnen ein entsprechendes Konzept für die Data Compliance.

Der Preis für ein DMS / ECM / Informationsmanagement-Systems ist immer abhängig vom erforderlichen Aufwand. Wichtig bei der Preisfindung ist für alle Beteiligten die gewissenhafte Ausarbeitung des Pflichtenheftes.

Abhängig von der Funktionalität und der Priorisierung können die Daten sowohl on prem wie auch auf cloudbasierten Servern abgelegt werden. 
 

Durch die Integration von geeigneter Kollaborations-Software in ein modernes Informationsmanagement von Graphax können die Mitarbeiter problemlos miteinander kommunizieren. Auch ein Datenaustausch ist damit möglich. Graphax bietet eine breite Palette der verschiedensten Kollaborations-Tools an.

Die Spezialisten von Graphax raten bei der Umsetzung eines Informationsmanagement-Systems (ECM oder DMS) zu einer stufenweisen Einführung. Es hat sich in der Praxis als nützlich erwiesen, erst kleine Aufgaben mithilfe eines Enterprise Content Managements zu automatisieren. Nachdem die neuen Arbeitsabläufe eine Zeitlang im täglichen Betrieb getestet und gegebenenfalls optimiert wurden, sollte man mit einer weiteren Digitalisierung eines Arbeitsbereiches anfangen. Die Einführung eines modernen Informationsmanagements gelingt am besten, wenn man das Projekt in kleine Teilschritte gliedert. Die ECM-Spezialisten von Graphax begleiten viele Unternehmen schon seit vielen Jahren und verfügen über eine grosse Expertise bei der erfolgreichen Einführung eines Informationsmanagements.

Graphax legt viel Wert auf eine intuitive Bedienung der Software-Lösungen. Gerade im Enterprise Content Management System (ECM) oder bei einem modernen Dokumentenmanagement (DMS) kommt es einfachste Bedienung an.

Ja, eine elektronische Signatur kann in die Graphax-Lösungen integriert werden. Die Schnittstellen für den bidirektionalen Datenaustausch werden von den Graphax Spezialisten selbst programmiert.

Graphax steht auch nach der erfolgten Einführung eines Informationsmanagements für die Kunden zur Verfügung. Graphax übernimmt den Support und kann zudem bei sehr komplexen Anforderungen auf ein grosse Netzwerk von Spezialisten zurückgreifen. Ausserdem bestehen sehr gute Beziehungen zu den jeweiligen Herstellern, sodass gegebenenfalls benötigte  Informationen aus erster Hand zur Problemlösung bereitstehen.

Ein modernes Informationsmanagement von Graphax grundsätzlich webbasierend zu bedienen. Dabei spielt es in den meisten Fällen keine Rolle, von wo auf die Daten zugegriffen wird. Selbstverständlich lassen sich die Zugriffe administrativ steuern. Die Grundidee eines modernen EMC ist es, stets die aktuellen Daten, jederzeit, an jedem Ort, sofort, zu erhalten. Das kann also das Büro, das Home-Office, das Feriendomizil oder auch auf der Geschäftsreise sein.

Zuerst werden von den Graphax-Spezialsten in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber die Bedürfnisse abgeholt, die Datenlage analysiert und dann entsprechende Optimierungspotential aufgezeigt.

Das ist abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Im Allgemeinen können in vielen Unternehmen mittlerweile alle erforderlichen Daten problemlos ausgelagert werden, sodass keine eigenen Server benötigt werden. Ausnahmen und spezielle Compliance Vorschriften bestätigen die Regel.

Um mit einem Informationsmanagement / DMS / ECM zu arbeiten, werden lediglich handelsübliche Personalcomputer (PC) mit normaler Standard-Konfiguration benötigt.

Je nach Ausprägung der Lösung und gewünschten Anforderungen stehen die gewünschten Optimierungen bereits wenige Wochen nach Projektstart zur Verfügung.

Alle Aktionen, Prozesse, Zugriffe auf Daten etc. können mit einem Enterprise Management System lückenlos nachvollzogen werden. So kann jederzeit beispielsweise der Status eines Projektes überprüft werden.

DMS steht für Dokumenten-Management-System. Hierunter versteht man das Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Aufbewahren (Archivieren) von Informationen. Dies können Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, aber auch E-Mails sein. 

Alle Daten sind digitalisiert und in einheitlicher Form verfügbar. Die Informationen stehen allen Zugriffsberechtigten sofort zur Verfügung.  Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind klar ersichtlich und können leicht eingehalten werden. Die Datenschutzkonforme Archivierung ist gegeben. In Verbindung mit einem CRM bildet ein DMS weitaus mehr Möglichkeiten als nur die Verwaltung von Informationen.

Die Integration eines Informationsmanagements eignet sich für Unternehmen jeder Grösse. Graphax bietet massgeschneiderte DMS-/ECM-Lösungen an, die genau auf die Bedürfnisse des Auftraggebers passen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hierbei um ein Kleinunternehmen, ein grösseres Unternehmen oder eine Behörde handelt.

Erfahrungsgemäss möchten viele Unternehmen nach der ersten Integration eines Enterprise Content Managements auch weitere Arbeitsabläufe optimieren. Die Spezialisten von Graphax stehen sowohl für den Support wie auch für weiterführende Aufgaben zur Verfügung. Sie kennen die Strukturen des Unternehmens und sind mit den Bedürfnissen bestens vertraut. Ein modernes ECM / DMS sollte zudem ständig aktualisiert und optimiert werden.

Das Enterprise Content Management (ECM) verwaltet die digitalisierten strukturierten und unstrukturierten Daten in einem Unternehmen. Informationen werden erstellt, verwaltet, bearbeitet und archiviert. Durch Anreicherung der Informationen mit Meta-Daten können Arbeitsabläufe vollständig automatisiert werden. Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Der Zugriff kann vollkommen standortunabhängig erfolgen. Dabei werden die neuesten sicherheitstechnischen Standards und Compliance-Regeln berücksichtigt. Durch die Verwendung von künstlicher Intelligenz werden dem Anwender die relevantesten Daten zuerst angezeigt. Versionskonflikte bei der Bearbeitung von Dokumenten sind so ausgeschlossen. Selbst digitale Signaturen, also Freigaben von Prozessen ohne physische Anwesenheit der verantwortlichen Personen, sind möglich. Jede Aktion in einem ECM wird protokolliert und kann entsprechend ausgewertet werden.

Ein Enterprise Content Management beschleunigt die Arbeitsabläufe, reduziert dadurch die Kosten, minimiert die Fehlerursachen durch manuelle Eingriffe und arbeitet analog vorgegebener Standards. Der Informationsfluss im Unternehmen ist um einiges schneller. Durch Einbindung von Modulen wie z. b. Vertragsmanagement, HR-Recruiting und Kollaborations-Tools ist ein Unternehmen insgesamt agiler in der Abwicklung von internen Abläufen und Kundenprojekten. Die Infrastruktur bleibt dabei skalierbar. Ein ECM lässt sich durch Konnektoren um beliebig viele Module, Plattformen und Services erweitern. Ein Enterprise Content Management, auch Informationsmanagement genannt, wird mit all seinen Funktionen speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet.

Für die Integration eines modernen Informationsmanagements (ECM), versehen mit Basis-Funktionalitäten, werden von der Erstellung des Pflichtenheftes bis zur Freigabe durch den Kunden in der Regel nur wenige Wochen benötigt. Graphax empfiehlt mit den Basis-Modulen zu starten. Ein Informationsmanagement-System kann jederzeit beliebig skaliert werden. Je nach Komplexität der Anforderungen steigt dann auch der zeitliche Aufwand der involvierten Integratoren. 

Ein ECM verfügt über noch mehr Funktionen und hat erweiterte Möglichkeiten in Bezug auf die Verwaltung von Daten. Nahezu alle Daten von beliebigen Umsystemen können so miteinander verknüpft werden.

Graphax-Kunden berichten nach der Integration eines intelligenten Informationsmanagements wie beispielsweise M-Files oder IPA-Suite von einer deutlich höheren Produktivität und einem verbesserten ROI.  

Graphax arbeitet bei der Umsetzung eines Informationsmanagement-Projektes sehr eng mit dem Auftraggeber zusammen. Um ein ECM in bestmöglicher Ausprägung integrieren zu können, ist es wichtig, dass unsere Spezialisten das Geschäft des Kunden verstehen. Jedem Kundenauftrag ist daher ein dedizierter Business Consultant zugeteilt, der ihm jederzeit bei allen Fragen zur Verfügung steht.

Ein ECM eignet sich ideal für ein aktives Vertragsmanagement. Bedingungen und Ablaufristen lassen sich automatisch auslesen und auf Wiedervorlage legen. Dank der hinterlegten Vertragsvorlagen können Verträge ausgearbeitet werden, die vom Wording, inhaltlichen Bestandteilen und Corporate Elementen stringent sind. Ausserdem gibt es die Möglichkeit, Tools für die digitale Signatur zu implementieren.

Nein, das ist nicht notwendig. Die ECM- und DMS-Fachleute von Graphax verfügen über das notwendige Know-how, um mit einem IT-Verantwortlichen im Unternehmen alle notwendigen Fragen für den täglichen zu klären. Ausserdem bietet Graphax einen First Level Support an.

Graphax bietet für die Bereiche ECM und DMS viele Schulungen als Video oder als Live-Stream in Webinaren an.

Ein Enterprise Content Management System verwaltet Daten aus den verschiedensten Systemen. Dazu gehört auch Sharepoint.

Gerade dort, wo es auf sofortige Verfügbarkeit der gewünschten Daten ankommt, kann ein Informationsmanagement helfen. Quasi auf Knopfdruck stehen die jeweiligen Informationen zur Verfügung. Damit eignet sich ein ECM nicht nur als System mit verbindlicher Beleg- und Nachweisfunktion, sondern kann die Grundlage für geschäftsrelevante Entscheidungen bilden.

Mittlerweile lassen sich nahezu alle Systeme und Programme dank ausgefeilter Schnittstellen in ein Enterprise Content Management integrieren. Es ist jedoch oftmals nicht mehr notwendig, wirklich alle in einem Unternehmen vorhandenen Programme zu integrieren.

Nahezu alle Programme können mittlerweile in ein Enterprise Content Management System eingebunden werden. Durch entsprechende Schnittstellen (Konnektoren) ist der Datenaustausch gewährleistet. Graphax verfügt über entsprechende Fachleute, die über grosses Know-How der jeweiligen API (application programming interface) verfügen.

Ja, die Implementation von Barcodes, TGIN (EAN) und sonstige Identifikationen in einem Informationsmanagementsystem ist möglich.

Mit dem Informationsmanagement von M-Files können selbstverständlich alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden. Alle CRM-, ERP und sonstige Business-Applikationen können eingebunden werden, die Microsoft 365 Anwendung muss für eine Verwendung dieser Funktionen nicht verlassen werden und kann die zentrale Steuerungseinheit für alle Workflows werden. 

Nach der Integration eines Enterprise Content Management Systems kann weiterhin ganz normal mit den Office-Programmen weitergearbeitet werden. Für den Anwender ändert sich nichts in der Bedienung. Die Daten werden im Hintergrund verwaltet.