Integration und Schnittstellen
Um den reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen sicher zu stellen ist es wichtig, dass Ihre sogenannten Datensilos so verknüpft werden, dass alle Daten zentral abrufbar und auffindbar sind.
Die Schnittstellen verhindern Medienbrüche und ermöglichen so die Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten in Ihrem Unternehmen. Dabei kann Ihre Dokumentenmanagementlösung auch als Datenlieferant für Ihre bestehenden Systeme dienen.
Der Grad der möglichen Integration ist immer abhängig von Ihren bestehenden Lösungen und richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unsere Consultants sind Ihnen gerne behilflich, ein Lösungskonzept zu erarbeiten.
ERP- und CRM-Systeme & Buchhaltungssoftware-Schnittstellen
Komplexe CRM- und auch ERP-Systeme werden im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen am häufigsten integriert. Der Content wie z. B. Kundendaten, Projektdetails, Baupläne und Logistikinformationen, die sich Verträgen, Belegen, Rechnungen oder Arbeitspapieren befinden, lassen sich im M-Files direkt mit dem CRM- oder ERP-System verknüpfen und werden durch M-Files zentral in einem Dashboard dargestellt.
Die Integration erfolgt in der Regel problemlos. So ziemlich jedes aktuelle auf dem Markt befindliche ERP- oder CRM-System lässt sich in M-Files einbinden. Der bidirektionale Datenaustausch zwischen den Umsystemen erfolgt dank der mit Meta-Tags versehenen Daten in Echtzeit.
Die Rechnungsverarbeitung mit M-Files zu automatisieren, ergibt gerade zu Beginn der Prozessoptimierungen den grössten und schnellsten Mehrwert. Die Rechnungen werden erfasst, bei Bedarf noch digitalisiert (Scan), die Informationen werden durch das System ausgelesen und an das Informationsmanagement übergeben (M-Files). Dort werden die Informationen anhand der vorgegebenen Workflows automatisch verarbeitet. Dies kann bis zur automatischen Verbuchung und Auslösung der Zahlung definiert werden.
Bei Bedarf stehen entsprechende Schnittstellen für folgende Software-Lösungen zur Verfügung:
Integration von Datenbanken, Filesharing-Plattformen und Dokumentenmanagement
Gerade wenn es sich bei den im Unternehmen befindlichen Daten, Programmen, Sicherungen und sonstigen Softwarelösungen um relevante Systeme handelt, macht eine Einbindung in ein Informationsmanagementsystem wie M-Files Sinn. Wenn es für die Aufrechterhaltung und den Betrieb des Tagesgeschäftes undenkbar erscheint, dass die bestehenden Daten aus der IT-Infrastruktur verschwinden, besteht die Lösung in der kompletten Integration in M-Files. So ist allen Bedürfnissen Genüge getan: Die Daten bleiben erhalten, werden durch ein modernes System verwaltet und Prozesse können auch zukünftig weiter optimiert werden. Die User können wie gewohnt mit allen Tools und Softwarelösungen arbeiten, wie z. B.:
Digitale Signaturen mit M-Files verknüpfen
Eine Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist dann erfolgreich, wenn kein zusätzlicher Medienbruch erfolgen muss. Lange konnte man die Freigabe von Dokumenten oder Informationen nur durch eine persönliche Unterschrift auslösen. Mit M-Files kann nun auch die elektronische Signatur eingebunden werden. Dies bedeutet einen enormen zeitlichen Vorteil und vermeidet Kosten. Mit M-Files lassen sich diese digitalen Signatur-Anbieter vollkommen rechtskonform einbinden:
M-Files und CAD, GIS und GEO
Auch viele vektorlastige Anwendungen und Dateiformate aus dem Geo- und Architekturbereich lassen sich problemlos in M-Files integrieren und automatisieren. Mögliche Anwendungen:
Anbindung von Kollaborations- und Konferenztools
Gemäss aktueller GDPR bzw. DSGVO müssen Daten entsprechend gesichert werden. Dazu kommt, dass die Bedingungen für den Umgang und die Aufbewahrung von Daten entsprechend definiert werden müssen. Das Informationsmanagementsystem M-Files ist ein solches GDPR-konformes System, dass über alle geforderten Parameter verfügt und die geforderten Sicherheitsstandards teilweise noch übertrifft. Folgende Kollaborationstools lassen sich daher problemlos mit M-Files verknüpfen:
