Was ist Information Management?

Information Management umfasst alle Prozesse und Systeme, mit denen Unternehmen Daten und Dokumente effizient verwalten. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen zu ermöglichen.

Kernaspekte des Information Managements:

• Erfassung: Digitale und automatisierte Aufnahme von Informationen aus verschiedenen Quellen
   
• Strukturierung: Kategorisierung und Organisation von Daten für eine klare Übersicht
   
• Speicherung: Sichere, zentrale und nachvollziehbare Ablage aller Informationen
   
• Wiederauffindbarkeit: Schneller und gezielter Zugriff auf relevante Daten und Dokumente
   
• Transparenz: Klare Datenstrukturen zur besseren Kontrolle und Zusammenarbeit
   
• Entscheidungsgrundlage: Zugriff auf aktuelle, korrekte Informationen in Echtzeit
   

Ein effizientes Information Management ist die Grundlage für moderne, digitale Geschäftsprozesse.

Digitale Prozesse beschleunigen Abläufe, reduzieren Fehler und Kosten, erhöhen die Datenqualität und unterstützen Compliance-Anforderungen wie Datenschutz und revisionssichere Archivierung.

Sie sind ein entscheidender Erfolgsfaktor in der heutigen Arbeitswelt. Sie sorgen für mehr Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Die wichtigsten Vorteile digitaler Prozessorganisation:

• Schnellere Abläufe: Automatisierte Workflows beschleunigen Prozesse spürbar
   
• Weniger Fehler: Digitale Systeme minimieren manuelle Eingabefehler
   
• Kostenreduktion: Weniger Papier, geringerer Aufwand, optimierte Ressourcen
   
• Höhere Datenqualität: Strukturierte, konsistente und aktuelle Informationen
   
• Rechtssicherheit & Compliance: Einhaltung von Datenschutz, Archivierungspflichten und regulatorischen Anforderungen
   
• Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt ist dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar
   
• Flexibilität & Skalierbarkeit: Prozesse lassen sich einfach anpassen und erweitern
   

Mit digitaler Prozessorganisation schaffen Unternehmen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und zukunftssichere Arbeitsstrukturen.

Ein ECM-System zentralisiert Dokumentenablage und Archivierung, ermöglicht automatisierte Workflows, sorgt für rollenbasierte Zugriffssteuerung und revisionssichere Speicherung.

Sie ist die zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller Unternehmensdokumente – digital, sicher und nachvollziehbar.

Die wichtigsten Vorteile eines ECM-Systems:

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Inhalte an einem Ort – strukturiert, auffindbar und aktuell
   
• Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Prozesse werden digitalisiert und beschleunigt
   
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Nur berechtigte Personen sehen, bearbeiten oder freigeben Dokumente
   
• Revisionssichere Archivierung: Erfüllt gesetzliche Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung
   
• Schneller Zugriff auf Informationen: Suchen, finden und teilen in Echtzeit – standortübergreifend
   
• Erhöhte Sicherheit: Schutz sensibler Daten durch klare Zugriffsrechte und Verschlüsselung
   
• Bessere Zusammenarbeit: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten – ohne Versionschaos
   

Ein ECM-System ist die digitale Grundlage für strukturiertes Arbeiten, Transparenz und Compliance.

Zuerst erfolgt die Analyse der bestehenden Prozesse, dann die Konzeption individueller Workflows, gefolgt von einem Pilotbetrieb und dem vollständigen Rollout mit Schulung und laufendem Support.

Die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems erfolgt in mehreren klar definierten Schritten – praxisnah, strukturiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt.

Typischer Ablauf der ECM-Implementierung:

• Analyse: Erfassung und Bewertung der bestehenden Prozesse, Systeme und Anforderungen
   
• Konzeption: Entwicklung einer massgeschneiderten ECM-Strategie inkl. Definition von Workflows, Zugriffsrechten und Archivstrukturen
   
• Pilotphase: Einführung in einem ausgewählten Bereich zur Validierung von Prozessen und Funktionalitäten
   
• Rollout: Schrittweise Ausweitung auf das gesamte Unternehmen – abgestimmt auf Organisation und Infrastruktur
   
• Schulung: Praxisnahe Schulung der Mitarbeitenden für einen sicheren und effizienten Umgang mit dem neuen System
   
• Laufender Support: Technischer Support, Systempflege und Weiterentwicklung nach Bedarf
   

Mit einem strukturierten Vorgehen wird die ECM-Lösung nahtlos integriert – für maximale Akzeptanz und langfristigen Nutzen.

In der Regel zeigt sich der Return on Investment innerhalb von 6 bis 12 Monaten durch Einsparungen bei Papier, Lagerung und manuellem Aufwand sowie Effizienzgewinne.

Digitalisierungsprojekte zahlen sich oft schneller aus, als viele erwarten. Bereits nach wenigen Monaten lassen sich messbare Einsparungen und Produktivitätsgewinne feststellen.

Typische Amortisationsvorteile:

• Kurze Amortisationszeit: Return on Investment (ROI) meist innerhalb von 6 bis 12 Monaten
   
• Papier- und Druckkosten: Deutliche Einsparung durch digitale Dokumentenverarbeitung
   
• Reduzierter Lager- und Archivierungsaufwand: Weniger physischer Speicherplatz notwendig
   
• Weniger manuelle Arbeit: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Personalkosten
   
• Höhere Effizienz: Schnellere Abläufe und bessere Verfügbarkeit von Informationen
   
• Weniger Fehler und Nachbearbeitung: Digitale Prozesse minimieren Fehlerquellen und steigern die Datenqualität
   

Digitalisierung rechnet sich – nicht nur finanziell, sondern auch durch mehr Transparenz, Flexibilität und Zukunftssicherheit.