Intelligentes Dokumenten Management als Weg aus dem Daten-Chaos
Eine der grossen Herausforderungen für Unternehmen ist heute ein intelligentes Datenmanagement. Durch dezentrales Arbeiten, etwa im Home-Office, wird die Aufgabe zusätzlich erschwert: Die Menge an erzeugten Daten wächst unaufhörlich und mit hoher Geschwindigkeit.
Je einfacher Informationen erstellt werden können, desto mehr Dateien entstehen — sie werden abgelegt, dupliziert, bearbeitet und danach häufig wieder vergessen.
Das führt zu mehreren Problemen:
Verteilte Ablageorte: Dokumente liegen an vielen Stellen (Netzwerkordner, Plattformen wie SharePoint, CRM- und ERP-Systeme, branchenspezifische Lösungen).
Wachsende Datensilos: Ungewollt entstehen immer mehr getrennte Dateninseln, die den Überblick erschweren.
Schwieriges Versionsmanagement: Versionen lassen sich nur mühsam kontrollieren und nachverfolgen.
Compliance-Risiken: Die Vielzahl der Umsysteme macht das Einhalten von Compliance-Vorgaben komplizierter und riskanter.
Unsicherheit bei Aufbewahrungsfristen: Viele Unternehmen wissen nicht, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen; nach einigen Jahren ist kaum noch zu entscheiden, was relevant bleibt — im Zweifel werden daher oft alle Daten behalten.
In der Praxis führt dies zu einem erhöhten organisatorischen Aufwand und vermeidbaren Risiken. Eine strukturierte Herangehensweise an Ablage, Versionierung und Aufbewahrung hilft, Datensilos aufzubrechen, Compliance sicherzustellen und langfristig Kosten sowie Aufwand zu reduzieren.
Ein leistungsfähiges Dokumenten Management ist der Schlüssel
Eine intelligente Informationsmanagement-Plattform ist die passende Antwort, um die beschriebenen Probleme zu vermeiden: Sie ermöglicht eine übergreifende, dezentrale Verwaltung und Speicherung Ihrer Informationen.
Die praktische Herausforderung
Es ist aufwändig, Informationen und Dokumente in den zahlreichen getrennten Systemen zu verwalten. Dadurch wird viel Zeit und Mühe darauf verwendet, das richtige Dokument zu finden. Dieses mühsame Auffinden in den verschiedenen Systemen bremst Effizienz und Produktivität — und vermindert die Akzeptanz der Anwender.
Weitere Aspekte, die zu beachten sind
IT-Betrieb: Alle eingesetzten Systeme müssen von der IT betrieben werden.
Lizenzierung: Zudem sind für alle Anwender entsprechende Lizenzen erforderlich.
Die Lösung
Eine intelligente Dokumentenmanagement-Lösung führt die Informationen in einem zentralen Tool zusammen und macht sie auffindbar.
Erfolgsfaktoren für die Implementierung
Benutzerakzeptanz ist der erfolgskritische Faktor.
Intuitive Bedienung erhöht die Bereitschaft, das System zu nutzen.
Reibungslose Migration der bestehenden Datenbestände ist unerlässlich, damit die Anwender schnell und zuverlässig mit dem neuen System arbeiten können.
Setzen Sie jetzt auf eine Lösung von Graphax
Durch die intelligente Anbindung vorhandener Datenbestände sparen Sie sich eine aufwändige, langwierige Migration. Ausserdem sorgt das automatische Einspielen von Updates dafür, dass Ihr System stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Keine aufwändige Migration dank intelligenter Anbindung bestehender Datenbestände.
Automatische Updates halten das System aktuell.
Plattform-, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Daten und Informationen.
Steigerung von Produktivität und Effizienz durch schnellen Informationszugriff.
Erhöhte Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden durch bessere Arbeitsbedingungen.
Die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System sind sehr individuell und hängen von Branche, Geschäftsmodell und Unternehmensgrösse ab. Ein Dienstleistungsunternehmen, das eine schnelle Endkundenbetreuung anstrebt, benötigt vor allem blitzschnellen Zugriff auf alle relevanten Kundendaten und Geschäftsvorfälle. Ein Handelsunternehmen legt hingegen den Fokus stärker auf Informationen zu Zulieferern und Herstellern.
Um diesen unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, führen wir zwei verschiedene, hocheffiziente DMS-Lösungen in unserem Portfolio.
