Vom Ist-Zustand in die digitale Zukunft
Die Digitalisierung hat den Umgang mit Informationen auf revolutionäre Weise verändert. Sie geht weit über die elektronische Ablage von Dokumenten hinaus und verändert auf grundlegende Art die Arbeitsabläufe im Unternehmen.
Der schnelle Zugriff auf die für einen Vorgang wirklich relevanten Informationen wird klassischerweise dadurch erschwert, dass diese an sehr unterschiedlichen Orten und in verschiedenen Formen vorliegen. Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit sind dadurch allgegenwärtige Nachteile.
Mit einem Enterprise Content Management (ECM) steht ein intelligentes System zur Verfügung, das die sinnvolle und flexible Bereitstellung aller Inhalte an jedem Arbeitsplatz mit dedizierten Zugriffsrechten gewährleistet. Doch damit ist nur ein Teil der Vorzüge beschrieben.
Mehrwert und Möglichkeiten
Mit dem Begriff Informationsinseln wird sehr gut der Zustand in traditionellen Unternehmensstrukturen beschrieben. Gemeint ist damit, dass Daten in der Regel innerhalb kleinerer geschlossener Kreisläufe im Betrieb vorhanden sind. Diese sind über lange Jahre gewachsen und die Schnittstellen zwischen diesen Einheiten sind oftmals nicht optimal ausgestaltet. Für betriebliche Prozesse werden aber zumeist Informationen aus mehreren Unternehmensbereichen benötigt, was unter den beschriebenen Umständen zu Beeinträchtigungen führt.
ECM-Systeme verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz, der die hinderlichen Grenzen auflöst. Alle Daten werden in eine universell im Unternehmen nutzbare Form gebracht und stehen schnell und sicher überall zur Verfügung. Doch ein ECM kann noch mehr. Intelligente Software stellt für einen jeden Prozess automatisch die relevanten Daten zur Verfügung, manuelles Suchen wird somit weitestgehend überflüssig, bleibt aber selbstverständlich auch weiterhin möglich. Dafür gestaltet sich das Suchen und Managen der Informationen sehr viel leichter und erfolgreicher als bisher.
Für einzelne Dokumente bzw. Informationen garantiert ein ECM, dass der gesamte Lebenszyklus gesichert ist. Vom Eingang in den Unternehmensprozess, über die Verarbeitung und Nutzung, die kurzfristige Bereitstellung bis hin zur Langzeitablage in revisionssicherer Form oder je nachdem zur nachweislichen und sicheren Vernichtung der Daten ist alles möglich und wird zudem automatisch dokumentiert.
Dabei können sowohl Hard- als auch Software für die individuellen Anforderungen optimiert werden.
Die grösste Stärke der Digitalisierung liegt im Bereich wiederkehrender Prozesse, welche leicht automatisiert werden können. Hier kann ein digitales Prozessmanagement viele Routineaufgaben übernehmen. Dadurch werden menschliche Ressourcen frei, sowohl für kreative und höherwertige Aufgabenstellungen als auch für Entscheidungsprozesse oder Kundenkontakte.
Auch dabei kann ein ECM-System dem Mitarbeiter Unterstützung durch sogenannte Collaborationsfunktionen bieten. So lassen sich etwa Fristen oder Termine setzen, Aufgaben nach Erledigung den zuständigen Mitarbeitern zur Weiterbearbeitung zuteilen und einzelne Arbeitsschritte automatisieren. Durch proaktive Unterstützung können vom System auch relevante Inhalte ohne gezielte Suche bereitgestellt werden.
Blick nach vorne
Technische Möglichkeiten haben seit jeher die Arbeitswelt verändert. Das digitale Prozessmanagement ist der Schritt hin zu einer neuen Arbeitsphilosophie. Revolutionären Veränderungen wird sich auf Dauer kein Unternehmen entziehen können, warum also nicht besser die Dinge selbst in die Hand nehmen, bevor der Innovationsdruck die Anpassungen erzwingt? Die Vorteile überzeugen und erfolgreiche Unternehmen müssen im Wandel der Zeiten sowieso immer wieder neue Hemmschwellen überschreiten, um sich für zukünftige marktwirtschaftliche Herausforderungen zu wappnen. Die Spezialisten von Graphax haben bereits eine Vielzahl von Projekten im KMU-Sektor erfolgreich umgesetzt. Entsprechend hoch ist die Erfahrung, die Graphax im Optimieren von Prozessen besitzt. Gerne stehen die Fachleute von Graphax für unverbindliche Beratungen zur Verfügung.