De l'état actuel à l'avenir numérique
La numérisation a révolutionné le traitement de l'information. Elle va bien au-delà du classement électronique des documents et modifie fondamentalement les processus de travail au sein de l'entreprise.
L'accès rapide aux informations réellement pertinentes pour un processus est classiquement rendu difficile par le fait que celles-ci se trouvent à des endroits très différents et sous des formes diverses. La perte de temps et le risque d'erreur sont donc des inconvénients omniprésents.
Avec une gestion de contenu d'entreprise (ECM), on dispose d'un système intelligent qui garantit la mise à disposition judicieuse et flexible de tous les contenus à chaque poste de travail avec des droits d'accès dédiés. Mais cela ne décrit qu'une partie des avantages.
Valeur ajoutée et possibilités
Le terme "îlots d'information" décrit très bien la situation dans les structures d'entreprise traditionnelles. Il s'agit du fait que les données sont généralement disponibles au sein de petits circuits fermés dans l'entreprise. Celles-ci se sont développées au fil des années et les interfaces entre ces unités ne sont souvent pas optimales. Or, les processus d'exploitation requièrent généralement des informations provenant de plusieurs secteurs de l'entreprise, ce qui, dans les circonstances décrites, est préjudiciable.
Les systèmes ECM adoptent une approche globale qui supprime les frontières gênantes. Toutes les données sont mises sous une forme universellement utilisable dans l'entreprise et sont disponibles partout, rapidement et en toute sécurité. Mais un ECM peut faire encore plus. Un logiciel intelligent met automatiquement à disposition les données pertinentes pour chaque processus, les recherches manuelles deviennent ainsi largement superflues, mais restent bien entendu possibles. En revanche, la recherche et la gestion des informations s'avèrent beaucoup plus faciles et fructueuses qu'auparavant.
Pour chaque document ou information, un ECM garantit que l'ensemble du cycle de vie est assuré. De l'entrée dans le processus de l'entreprise, en passant par le traitement et l'utilisation, la mise à disposition à court terme jusqu'à l'archivage à long terme dans un format sécurisé ou, selon le cas, la destruction prouvée et sécurisée des données, tout est possible et est en outre documenté automatiquement.
Tant le matériel que les logiciels peuvent être optimisés pour répondre aux exigences individuelles.
La plus grande force de la numérisation réside dans les processus récurrents qui peuvent être facilement automatisés. Ici, une gestion numérique des processus peut prendre en charge de nombreuses tâches de routine. Cela permet de libérer des ressources humaines, tant pour des tâches créatives et de plus grande valeur que pour des processus de décision ou des contacts avec les clients.
Là encore, un système ECM peut aider le collaborateur grâce à des fonctions dites de collaboration. Il est ainsi possible de fixer des délais ou des dates, d'attribuer des tâches aux collaborateurs compétents pour qu'ils les traitent ultérieurement et d'automatiser certaines étapes de travail. Grâce à un soutien proactif, le système peut également mettre à disposition des contenus pertinents sans recherche ciblée.
Regarder vers l'avant
Les possibilités techniques ont depuis toujours transformé le monde du travail. La gestion numérique des processus est une étape vers une nouvelle philosophie de travail. Aucune entreprise ne pourra échapper à long terme à des changements révolutionnaires, alors pourquoi ne pas mieux prendre les choses en main avant que la pression de l'innovation ne force les adaptations ? Les avantages sont convaincants et les entreprises qui réussissent doivent de toute façon franchir sans cesse de nouveaux seuils d'inhibition face à l'évolution des temps afin de s'armer pour les futurs défis de l'économie de marché. Les spécialistes de Graphax ont déjà mis en œuvre avec succès un grand nombre de projets dans le secteur des PME. L'expérience de Graphax en matière d'optimisation des processus est donc très élevée. Les spécialistes de Graphax se tiennent volontiers à votre disposition pour des conseils sans engagement..