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Prenez une longueur d‘avance sur vos concurrents !
Afin de pouvoir continuer à s‘imposer sur leur marché dans les années à venir, de nombreuses entreprises doivent repenser leurs processus opérationnels.
Il s‘agit d‘optimiser et d‘accélérer les processus de travail et de réduire les coûts. Les workflows d’aujourd’hui peuvent désormais s’appuyer avec une grande efficacité sur la valeur ajoutée offerte par le numérique.
La numérisation de documents physiques, l‘extraction des données et leur gestion offrent un avantage concurrentiel décisif.
Un système actuel de gestion des documents (ou DMS, Data Management System) constitue le point de départ d‘une gestion moderne de l‘information.
„La numérisation est le plus grand bouleversement de l‘humanité“
Hans Otto, Otto Versand
„La question qui se pose aux entreprises actuelles n‘est pas de savoir si elles doivent se numériser, mais pourquoi elles ne l’ont pas déjà fait depuis longtemps“
Stefan Hofer, pbuizz
Pourquoi vous devriez commencer dès maintenant à mettre votre entreprise sur la voie du numérique ?
Gain de temps - L’automatisation des process offre un gain de temps conséquent, disponibilité que vous pouvez réallouer aux activités stratégiques de votre entreprise.
Réduction des coûts - Les processus manuels lourds et laborieux appartiennent au passé.
Réduction des sources d‘erreur - Les processus automatisés sont plus fiables que les travaux répétitifs effectués manuellement par un employé.
Répartition optimisée des ressources - L’énergie de vos collaborateurs peut être idéalement réallouée une fois les travaux de routine fastidieux éliminés.
Fin de l’organisation chaotique de vos données - La numérisation de vos documents commerciaux permet de les retrouver rapidement, de supprimer le cloisonnement de vos données et d‘éviter les redondances.
Optimisation du flux d‘information - Les données importantes sont disponibles instantanément.
Préservation de l‘environnement - La numérisation des documents papier vous permet de réduire la consommation de ressources sensibles telles que l‘énergie et le papier.
Des possibilités de collaboration intelligentes - Les Modern Workplaces sont devenus incontournables dans le quotidien des entreprises. La collaboration avec les clients, les collaborateurs et les partenaires sont inclus dans ce périmètre. Des outils intelligents permettent de communiquer facilement, à tout moment, depuis n‘importe où.
Profitez des avantages d‘une numérisation sur mesure !
Les processus de travail automatisés doivent fonctionner sans intervention manuelle.
Leur mission est de décharger autant que possible l‘utilisateur grâce à la réalisation autonome des tâches de routine répétitives.
Une solution de numérisation intelligente est donc précisément adaptée à vos besoins.
Les processus et workflows intégrés vous aident dans vos activités quotidiennes.
Nous maîtrisons ce savoir-faire et avons les spécialistes !
Les experts de Graphax élaborent avec vous un concept de numérisation.
Sur la base de ce cahier des charges, nous mettons en œuvre les solutions appropriées et intégrons progressivement tous vos systèmes déjà en place.
Si nécessaire, nous développons même des interfaces clé en main. Vous obtenez ainsi rigoureusement la solution opérationnelle dont vous avez besoin.
Quelles activités de votre entreprise peuvent être numérisées ?
Digital Workplace - Le poste de travail du futur
La pandémie l’a révélé au grand jour : le lieu de travail que nous connaissions depuis des années s’est métamorphosé. Au cours des deux dernières années, de nombreux professionnels ont quitté leur ancien bureau pour s‘installer chez eux, à domicile. Pourtant, de nombreuses entreprises n‘étaient pas suffisamment, voire pas du tout préparées pour faire face à un tel changement.
C’est précisément parce que Graphax est leader dans le domaine des solutions documentaires et de la gestion de contenu d‘entreprise que nous pouvons vous accompagner. Nous savons très bien combien il est important de se tourner vers l‘avenir. Les postes de travail hybrides, l‘accès aux données sans contrainte géographique et l’automatisation des processus commerciaux détermineront notre quotidien professionnel.
Le Digital Workplace, qui intègre également des processus d‘entrée et de sortie des données, est déjà une réalité. Par exemple, les photocopieuses, autrefois mono tâche, jouent aujourd‘hui un tout autre rôle. Les supports papier doivent nécessairement être digitalisés vers un système de gestion documentaire efficace, et l‘unité de numérisation des MFP joue ce rôle central.
Contact gestion des informations :
Pedro Silva
Head of Projects & Solutions
058 551 18 18
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Vos questions sur la gestion de l'information
Pour pouvoir exploiter les informations de manière efficace, il faut les numériser. Graphax met à disposition des entreprises des appareils pour la numérisation de documents et propose également des outils et des solutions logicielles pour la gestion ultérieure des informations numériques.
DMS est l'abréviation de Document Management System. Il s'agit de la saisie, du traitement, de la gestion et de la conservation (archivage) d'informations. Il peut s'agir de documents, de factures, de bons de livraison, de contrats, mais aussi d'e-mails.
L'Enterprise Content Management (ECM) gère les données numérisées, structurées et non structurées, au sein d'une entreprise. Les informations sont créées, gérées, traitées et archivées. L'enrichissement des informations par des métadonnées permet d'automatiser entièrement les processus de travail. Les informations sont disponibles à tout moment. L'accès peut être totalement indépendant de l'endroit où l'on se trouve. Les normes de sécurité et les règles de conformité les plus récentes sont prises en compte. Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle, les données les plus pertinentes sont affichées en premier à l'utilisateur. Les conflits de versions lors du traitement des documents sont ainsi exclus. Même les signatures numériques, c'est-à-dire les validations de processus sans la présence physique des personnes responsables, sont possibles. Chaque action dans un ECM est consignée et peut être évaluée en conséquence.
Toutes les données sont numérisées et disponibles uniformément. Les informations sont immédiatement disponibles pour toutes les personnes autorisées à y accéder. Les délais de conservation légaux sont clairement visibles et peuvent être facilement respectés. L'archivage conforme à la protection des données est assuré. Associé à un CRM, un DMS offre bien plus de possibilités que la simple gestion des informations.
Une gestion de contenu d'entreprise accélère les processus de travail, réduit ainsi les coûts, minimise les causes d'erreurs dues aux interventions manuelles et fonctionne de manière analogue aux normes prédéfinies. Le flux d'informations dans l'entreprise est beaucoup plus rapide. Grâce à l'intégration de modules tels que la gestion des contrats, le recrutement RH et les outils de collaboration, une entreprise est globalement plus agile dans le déroulement de ses processus internes et de ses projets clients. L'infrastructure reste évolutive. Un projet ECM peut être étendu à un nombre illimité de modules, de plateformes et de services grâce à des connecteurs. Une gestion de contenu d'entreprise, également appelée gestion de l'information, est spécialement conçue avec toutes ses fonctions pour répondre aux besoins de chaque entreprise.
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