Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus!
Um in den nächsten Jahren weiterhin erfolgreich am Markt bestehen zu können, müssen viele Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse überdenken. Es gilt, Arbeitsabläufe zu optimieren, zu beschleunigen und die Kosten zu reduzieren. Moderne Workflows arbeiten dank der digitalen Möglichkeiten mittlerweile sehr effizient. Das Digitalisieren von physischen Dokumenten und die Extraktion der Daten und deren Verwaltung kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung darstellen. Ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS) bildet den Einstieg für eine moderne Informationsverwaltung.
„Die Digitalisierung ist der grösste Umbruch der Menschheit.“
Hans Otto, Otto Versand
"Modernen Unternehmen stellt sich nicht die Frage, ob sie digitalisieren sollen, sondern warum sie noch nicht längst damit angefangen haben."
Stefan Hofer, pbuizz
Digitalisierung - das sind Ihre Vorteile
- Zeitersparnis - Mit automatisierten Prozessen gewinnen Sie enorm viel Zeit, die Sie für die wesentlichen Dinge Ihres Geschäfts verwenden können.
- Kostenersparnis - Aufwändige und arbeitsintensive Prozesse gehören der Vergangenheit an.
- Reduktion von Fehlerquellen - Automatisierte Prozess sind weniger fehleranfällig als manuell durchgeführte Arbeiten durch einen Mitarbeiter.
- Ideale Ressourcenverteilung - Ihre Mitarbeiter können durch den Wegfall von aufwändigen Routinearbeiten besser eingesetzt werden.
- Kein Datenchaos mehr - Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsdokumente bedeutet schnelle Auffindbarkeit, Wegfall von Datensilos und Vermeidung von redundanten Daten.
- Optimierter Informationsfluss - Wichtige Daten stehen augenblicklich zur Verfügung.
- Schonung der Umwelt - Durch die Digitalisierung papiergebundener Dokumente senken Sie den Verbrauch wertvoller Ressourcen wie Energie und Papier.
- Intelligente Kollaborationsmöglichkeiten - Modern Workplaces sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern. Smarte Tools ermöglichen eine problemlose Kommunikation - jederzeit, von überall.
Nutzen Sie die Vorteile einer individuellen Digitalisierung!
Automatisierte Arbeitsabläufe sollen ohne manuellen Eingriff funktionieren.
Sie haben die Aufgabe, den Anwender weitestgehend zu entlasten und wiederkehrende Routine-Aufgaben selbständig zu erledigen.
Eine intelligente Digitalisierungslösung ist daher exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Die integrierten Prozesse und Workflows unterstützen Sie bei Ihren täglichen Arbeitsabläufen.
Wir besitzen dafür das Know How und haben die Fachleute!
Die Spezialisten von Graphax erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein Digitalisierungskonzept.
Darauf aufbauend implementieren wir die entsprechenden Lösungen und binden schrittweise alle bereits vorhandenen Systeme ein.
Bei Bedarf entwickeln wir sogar eigene Schnittstellen. So erhalten Sie genau die konfigurierte Lösung, die Sie benötigen.
Welche Bereiche Ihres Unternehmens können digitalisiert werden?
Digital Workplace - Der Arbeitsplatz der Zukunft
Die Pandemie hat es uns gezeigt - der alte Arbeitsplatz, wie wir ihn seit Jahren gewohnt sind, unterzieht sich einem Wandel. So hat sich in den letzten zwei jahren für viele Berufstätige der Arbeitsplatz in die heimischen Wände verlagert. Jedoch waren viele Firmen nicht genug oder gar nicht vorbereitet, eine solche Veränderung der Arbeitsweise stemmen zu können.
Als eines der führenden Unternehmen in den Bereichen Document Solutions und Enterprise Content Management wissen wir sehr wohl, wie wichtig es ist den Blick ind die Zukunft zu richten, wo hybride Arbeitsplätze, standortunabhängige Datenzugriffe und automatisierte Geschäftsprozesse unseren Geschäftsalltag bestimmen werden.
Der Digital Workplace, welcher auch In- und Output-Prozesse beinhaltet, ist jetzt schon Realität. So kommt beispielsweise den früher unersetzbaren Kopierern heute eine ganz andere Bedeutung zu Teil. Papiergebundene Dokumente müssen zwangsläufig einem effektiven Dokumenten Management System zugeführt werden - da nimmt die Scannereinheit der MFPs ein zentrale Aufgabe ein.
Kontakt Information Management:
Pedro Silva
Head of Projects & Solutions
058 551 18 18
E-Mail
Erfolgreiche Einführung im Hotel Schweizerhof
In der Hotelerie sind eine Vielzahl von Dokumenten im Umlauf. Insbesondere hochfrquentierte Hotels generieren ein grosse Mengen an unterschiedlichsten Daten. Die Organisation dieser Daten, schneller und standortunabhängiger Zugriff sowie kürzere Bearbeitungszeiten sind wichtige Faktoren in der Administration eine Beherbergungsbetriebes.
Ihre Fragen zum Thema Informationsmanagement
Um Informationen maximal effektiv verwerten zu können, müssen diese digitalisiert werden. Graphax stellt den Unternehmen sowohl Geräte zur Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung und bietet auch entsprechende Tools und Software--Lösungen für das anschliessende Management der digitalen Informationen an.
DMS steht für Dokumenten-Management-System. Hierunter versteht man das Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Aufbewahren (Archivieren) von Informationen. Dies können Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, aber auch E-Mails sein.
Das Enterprise Content Management (ECM) verwaltet die digitalisierten strukturierten und unstrukturierten Daten in einem Unternehmen. Informationen werden erstellt, verwaltet, bearbeitet und archiviert. Durch Anreicherung der Informationen mit Meta-Daten können Arbeitsabläufe vollständig automatisiert werden. Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Der Zugriff kann vollkommen standortunabhängig erfolgen. Dabei werden die neuesten sicherheitstechnischen Standards und Compliance-Regeln berücksichtigt. Durch die Verwendung von künstlicher Intelligenz werden dem Anwender die relevantesten Daten zuerst angezeigt. Versionskonflikte bei der Bearbeitung von Dokumenten sind so ausgeschlossen. Selbst digitale Signaturen, also Freigaben von Prozessen ohne physische Anwesenheit der verantwortlichen Personen, sind möglich. Jede Aktion in einem ECM wird protokolliert und kann entsprechend ausgewertet werden.
Alle Daten sind digitalisiert und in einheitlicher Form verfügbar. Die Informationen stehen allen Zugriffsberechtigten sofort zur Verfügung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind klar ersichtlich und können leicht eingehalten werden. Die Datenschutzkonforme Archivierung ist gegeben. In Verbindung mit einem CRM bildet ein DMS weitaus mehr Möglichkeiten als nur die Verwaltung von Informationen.
Ein Enterprise Content Management beschleunigt die Arbeitsabläufe, reduziert dadurch die Kosten, minimiert die Fehlerursachen durch manuelle Eingriffe und arbeitet analog vorgegebener Standards. Der Informationsfluss im Unternehmen ist um einiges schneller. Durch Einbindung von Modulen wie z. b. Vertragsmanagement, HR-Recruiting und Kollaborations-Tools ist ein Unternehmen insgesamt agiler in der Abwicklung von internen Abläufen und Kundenprojekten. Die Infrastruktur bleibt dabei skalierbar. Ein ECM lässt sich durch Konnektoren um beliebig viele Module, Plattformen und Services erweitern. Ein Enterprise Content Management, auch Informationsmanagement genannt, wird mit all seinen Funktionen speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet.
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Broschüre Enterprise Content Management
