Digitalisiert mit unserer zukunftsweisenden modulierbaren Lösung
Die Ausgangslage bei Kulli Khan war, dass sämtliche „Dokumente“ manuell mittels Multifunktionssystem digitalisiert auf dem Rechner erstellt, umbenannt und abgelegt wurden. Die Suche nach den Dokumenten fand in einer bestehenden digitalen Struktur lokal oder auf einem Cloudspeicher statt. Der Zeitaufwand zum Erfassen des Kunden nahm sehr viel Zeit in Anspruch.
Aufgabe an Graphax
- Rasche Erfassung der Kundeninformationen sowie direkte Zuweisung der dazugehörigen Versicherungsdokumente
- Effizientere Verarbeitung und Klassifizierung der Dokumente
- Einfache Informationsberechtigungen
- Zugriff auf alle notwendigen Informationen soll einfach, bequem, jederzeit und ortsunabhängig zugänglich gemacht werden
Lösung
gdxCLOUD mit folgenden Prioritäten:
- Benutzerfreundliche Anwendung
- Vordefinierte Standardprozesse und -workflows
Vorteile
- Massive Zeitersparnis durch bequeme vordefinierte Metadatenvergabe
- Sicherheit durch einfache Vergabe von Zugriffsrechten
- Zugriff auf Ihre Dokumente von überall und zu jeder Zeit
- Transparente fixe monatliche Kosten für die Nutzung, Wartung, Speicher und Support
Ausgangslage
Versicherungsdokumente werden durch ein MFP und eine unbenannte PDF-Datei manuell digitalisiert. Die Suche nach den richtigen Dokumenten mit den richtigen Informationen erfolgt über die vorhandene digitale Struktur in der Cloud-File-Ablage oder auf Windows- und Mac-Client-Station. Ein Server ist nicht verfügbar.
Zusätzlich hat der Kunde oftmals viel Zeit damit verbracht, einen neuen Kunden mit einer cloudbasierten Agenten-Anwendung zu erfassen. Kosten pro Jahr -> ca. CHF 3`500.00.
Hauptkriterien des Kunden
- Vereinfachung der Kundenaufnahme
- Suchfunktion
- Zusammenarbeit
- Vertragsmanagement
Kundenerwartung
Der Zugriff auf Informationen (Verträge, Korrespondenz, Kontakte) bei Bedarf auch mit mobilen Endgeräten, die unabhängig voneinander sind, hat absolute Priorität. Die Suche nach den Dokumenten muss effizienter werden. Dokumente sollen gemeinsam genutzt und bearbeitet werden. Die Software soll flexibel, skalierbar und erweiterbar sein.
Unsere Lösung
gdxCloud hilft gegen: langes Suchen, intransparente Versionierung von Informationen und verstreute Ablage. Beugt vor: gegen manuelles Bearbeiten von Dokumenten, Informationsverlust und Dokumentenflut.
Alles ist bereits vorbereitet für Sie. Gleichzeitig können Sie Ihre Dateiablage ganz einfach ablösen und alle Dokumente in Ihr neues DMS integrieren. Und das von überall und zu jeder Zeit. Sie benötigen zusätzliche Lizenzen oder mehr Speicherkapazität? Unsere Lösung ist jederzeit ganz einfach, angepasst an Ihre Anforderungen, erweiterbar.
Unsere Lösung besticht durch folgende Komponenten:
- Betriebsbereites DMS-System
- Vordefinierte Dokumententypen und Eigenschaften
- Alles vordefiniert für die Verwaltung Ihrer Verträge und Rechnungen
- Alles vordefiniert für Lieferscheine, Bestellungen, Offerten, Anfragen oder Personalunterlagen
- Komplette Lebenszyklusverwaltung (ablegen, suchen, bearbeiten, archivieren, löschen)
- Praktischer Online-Zugriff auf Ihre Unternehmensdokumente von überall und zu jeder Zeit
- Automatische Versionenkontrolle
- Wartung und Support inbegriffen und Lieferung durch das in der Schweiz befindliche Service Center
- Keine Investitionen für Server-Hardware, Software-Lizenzen und ITPersonal
- Verantwortung in Form von Überwachung, Wartung, Administration und Problemlösung für den eigene Server entfällt
- Speicherung der Daten in einem renommierten Schweizer Rechenzentrum (Tier 4)
- Alle Verbindungen sind verschlüsselt und vertrauenswürdig
- Besserer Schutz vor Datenverlust als bei physischen Speichern
- Speicherkapazität jederzeit erweiterbar