Das Dokumentenmanagement-System (DMS)
Ein DMS ist genau das, was der Begriff aussagt: ein System zur Verwaltung von Dokumenten, und zwar in digitaler Form. Mit der Software können Dokumente erfasst, bearbeitet, bereitgestellt und archiviert werden.
Hierbei geht es stets um Dokumente. Liegen diese bereits in elektronischer Form vor, können sie sofort leicht in das System integriert werden. Unterlagen in Papierform hingegen müssen zuerst durch Einscannen in digitale Form gebracht werden.
Der Zweck ist die Effizienzsteigerung und Vereinfachung der gesamten Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen.
Das Enterprise-Content-Management (ECM)
Nach dem Beispiel der wörtlichen Übersetzung steht ein Enterprise-Content-Management (ECM) nicht für die Verwaltung von Dokumenten, sondern von Inhalten, genauer, von Unternehmensinhalten. Dies ist weit mehr als nur eine begriffliche Unterscheidung.
Inhalte können umfassende Informationen und Daten aus allen Prozessen in einem Unternehmen sein. Dabei werden für alle möglichen Unternehmensbereiche auch entsprechende Module bereitgestellt, welche im ECM zusammengefasst werden. Die Verknüpfung aller Elemente ermöglicht dabei das intelligente und effiziente Zusammenspiel.
Es handelt sich also um ein deutlich breiteres Spektrum an Informationen, welches sich nicht nur auf Dokumente beschränkt, wie es beim Dokumentenmanagement-System der Fall ist. Hinzu kommt, dass in einem ECM die Verknüpfungen sehr viel komplexer sind. Die Daten werden abgestimmt, miteinander in Relation gesetzt und verarbeitet. So können durch automatisierte Prozesse ganze Aufgabenfelder selbstständig vom System übernommen werden.
Häufig kommt hier ausgereifte KI zum Einsatz. In Verbindung mit Cloud-Lösungen und anderen Elementen sind die unterschiedlichsten Abläufe möglich. In Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Softwareanbieter können die optimalen Lösungen für jedes Unternehmen entwickelt und bereitgestellt werden.
In diesem allumfassenden System, welches ganz unterschiedliche Elemente beinhalten kann, findet in der Regel auch ein DMS seinen Platz. Es ist also im Prinzip ein Teil eines ECM.
DMS und ECM: Eine vereinfachte Zusammenfassung
Grundsätzlich besteht der Unterschied zwischen DMS und ECM in der Aufgabenstellung und den Fähigkeiten. Während DMS sich auf Verwaltung von Dokumenten beschränkt und nur in eingeschränkter Form weitergehende Funktionen kennt, ist ECM ein viel umfassenderes System, welches sich auf alle Unternehmensbereiche erstreckt. Alle relevanten Inhalte eines Unternehmens, eben der Content, werden in eine einheitliche elektronische Form gebracht und können so miteinander verknüpft werden.
Allerdings schreitet die technologische Entwicklung voran und moderne ECM beinhalten häufig bereits auch ein DMS. Insofern sind die Grenzen nicht immer eindeutig zu definieren. Im alltäglichen Gebrauch werden die Begriffe ohnehin oft gleichbedeutend verwendet.
Übrigens:
Für Unternehmen, welche international tätig sind, ist es gut zu wissen, dass im angelsächsischen Raum wie so häufig die Bedeutung der Bezeichnungen abweicht. Im Fall der Fälle sollte dann wirklich noch mal genau geprüft werden, um welche Art von System es sich im konkreten Fall tatsächlich handelt.