Le système de gestion des documents (DMS)
Un DMS est exactement ça : un système de gestion documentaire, sous une forme numérique. Le logiciel concerné permet de saisir, d'éditer, de mettre à disposition et d'archiver des documents.
Cette solution est dédiée aux documents. Si ces derniers existent déjà sous forme électronique, ils peuvent y être immédiatement et simplement intégrés. En revanche, si les documents sont dans un format papier, ils doivent d'abord être numérisés.
Le but ici est d'améliorer l'efficacité et de simplifier l'ensemble de la gestion des documents au sein d'une entreprise.
La gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Si l'on suit l'exemple de la traduction littérale, une gestion de contenu d'entreprise (ECM) ne désigne plus la gestion des documents eux-mêmes. Nous parlons ici non plus du document, mais de la maîtrise de son contenu, et plus précisément des contenus d'entreprise. C'est bien plus qu'une simple distinction conceptuelle.
Le contenu peut être des informations et des données complètes provenant de tous les processus d'une entreprise. Dans ce contexte, des modules correspondants sont également mis à disposition pour tous les domaines possibles de l'entreprise. L’ensemble est regroupé dans l'ECM. L'interconnexion de tous les modules permet ici une interaction intelligente et efficace.
Il s'agit donc d'un éventail d'informations beaucoup plus large, plus complet et plus exhaustif, qui ne se limite pas aux documents comme c'est le cas avec un DMS. A cela s'ajoute le fait que dans un ECM, les connexions sont beaucoup plus complexes. Les données sont rapprochées, mises en relation et traitées. Ainsi, grâce à des processus automatisés, des pans entiers d’activités peuvent être pris en charge en toute autonomie par le système.
Il est souvent fait appel à une IA sophistiquée. Combiné avec des solutions cloud et d'autres ressources, les processus les plus divers sont imaginables. Les solutions optimales peuvent être développées et mises à disposition pour chaque entreprise en collaboration avec l’éditeur de logiciels correspondant.
Dans ce système global aux éléments très différents, un DMS a généralement toute sa place. Il est donc dans ce cas partie intégrante d'un ECM.
DMS et ECM : un résumé simplifié
Fondamentalement, la différence entre DMS et ECM réside dans la définition des missions et des fonctionnalités. Alors que le DMS se limite à la simple gestion des documents aux fonctions avancées très limitées, l'ECM est un système beaucoup plus complet qui s'étend à tous les domaines de l'entreprise. Grâce à l’ECM, tous les contenus pertinents d'une entreprise, comme par exemple les informations présentes dans chaque document, sont mis sous une forme électronique et sont harmonisés. Ces contenus peuvent ensuite être interconnectés.
Toutefois, l'évolution technologique ne cesse de progresser et bon nombre d’ECM modernes intègrent déjà un DMS. Ainsi, les limites ne sont pas toujours clairement définies. Dans l'usage quotidien, les termes se retrouvent souvent utilisés indifféremment.
Précisions:
Pour les entreprises présentes à l’international, il est bon de savoir que dans les pays anglo-saxons la signification des abréviations pourrait bien différer. Dans un cas concret, il faudrait vraiment vérifier sur le terrain de quel type de système il s'agit réellement.