Die wichtigsten ECM-Trends von 2022 bis 2025
Ursprünglich war es die Aufgabe eines ECM-Systems, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu bündeln, an verschiedenen Stellen verfügbar zu machen und revisionssicher zu archivieren. In den letzten Jahren haben sich die Anwendungen erheblich weiterentwickelt. Heute dient ein ECM oft dazu, Arbeitsprozesse ganz neu zu organisieren und zu vereinfachen, Daten zu wertvollen Erkenntnissen zu verknüpfen sowie mehr Geschwindigkeit und Qualität in alle Bereiche des Unternehmens zu bringen. Die entscheidenden Neuerungen der ECM-Anbieter spiegeln genau das wider. Für die kommenden Monate und Jahre zeichnen sich drei grosse Trend-Themen ab:
- Verfügbarkeit und Sicherheit rücken in den Fokus
- Die Automatisierung wird einfacher und vielseitiger
- Aus Daten werden Mehrwerte geschaffen
- Was das genau bedeutet, möchte ich im Folgenden gerne etwas näher beleuchten.
Trend 1: Mit nachhaltigen Sicherheitskonzepten die Verfügbarkeit gewährleisten
Die IT-Sicherheit war in manchen Unternehmen zwischenzeitlich ein eher vernachlässigtes Thema. Das hat sich in den letzten Jahren definitiv geändert – und macht Cybersecurity zu einem der Trendthemen im ECM-Bereich in den kommenden Jahren. Denn Daten gelten als das Lebenselixier von Unternehmen, sie werden von Wissenschaft und Presse oft als Öl des 21. Jahrhunderts gehandelt. Der Schutz dieses wichtigen Guts ist also wichtiger denn je. Denn neben den gesetzlichen Anforderungen an den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Personendaten geht es dabei um viel mehr: das Funktionieren eines Betriebes sicherzustellen. Der Log4J-Vorfall als prominentes Beispiel zeigt, dass dies keine Selbstverständlichkeit ist.
Informationen durchgängig und sicher bereitstellen
Ob Cloud- oder On-Premises-Lösung: ECM-Systeme sind der Ort, an denen alle Informationen zusammenlaufen – und die über etliche Schnittstellen mit anderen Systemen, Anwendungen und Konten verbunden sind. Sie machen jegliche Informationen für Mitarbeitende überall und jederzeit verfügbar. Deshalb müssen sie gegen unbefugten Zugang maximalen Schutz bieten. Ein Sicherheitskonzept sollte also ebenso nachhaltig wie ganzheitlich gedacht werden, über den gesamten Lebenszyklus eines ECM-Systems. Und es sollte Vertrauen schaffen. Proaktive Systemchecks, Updates, Monitoring, schnelle Reaktionen – die Anforderungen an die IT-Security steigen. Doch nicht immer reichen die internen Ressourcen aus, um dies alles abzudecken.
Sicherheit als Service trifft ECM
Im Trend liegt derzeit „Security as a Service”: Während sich bei Cloud-Lösungen Software als Dienstleistung mieten lässt, funktioniert dies zunehmend auch mit Sicherheitsmassnahmen. Diese laufen automatisiert oder betreut durch externe IT-Security-Profis ab. Zu diesen Smart Managed Services zählen neben der Cybersecurity auch die Überwachung von Hard- und Software sowie Netzwerkkomponenten und Applikationen, Software-Updates, Software-Verteilung sowie Backups und Support. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Informationssicherheit gewährleisten, die Verfügbarkeit aller Systeme und Daten sicherstellen und Mitarbeitenden sowie Kund:innen ein sicheres Gefühl geben – ohne dafür IT-Personal aufstocken zu müssen.
Fazit: IT-Sicherheit ist und bleibt die Grundlage für zuverlässige Geschäfts- und Dokumentenprozesse – mit Security as a Service sogar mit höchster Flexibilität und Professionalität!
Trend 2: Mit KI und Analytics den Datenschatz heben
ECM-Systeme werden nicht nur sicherer, sondern auch intelligenter denn je – und unterstützen aktiv die unternehmerischen Entscheidungen. Denn von den zentralen Datenpools haben sich die Systeme zu mächtigen Software-Lösungen entwickelt, mit dem sich Informationen aus sämtlichen Unternehmensbereichen individuell zusammenstellen, verknüpfen und vielseitig nutzen lassen.
Die Evolution der ECM-Systeme
In der Evolution der Enterprise Content Management Systeme ist es der nächste logische Schritt. Denn in den Anfängen ging es vor allem um die Reduktion von analogen Papierbergen und gescannten Belegen. Danach haben ECM-Systeme die Informationsflut gebändigt und Daten aus E-Mails, ERP und Office-Anwendungen an einer zentralen Stelle zuverlässig verwaltet. Mit den Workflows hielt die Beschleunigung von Prozessen Einzug. Erste Anwendungen von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützten die Interpretation von Informationen und die Steuerung von Prozessen. Nun geht es um die smarte Aufarbeitung, Auswertung und Verwertung von Informationen mit Hilfe von Analytics und KI.
ECM, KI und Analytics schaffen Mehrwert durch Daten
KI-gestützte Entscheidungen kennen einige von ihrem Navigationssystem im Auto: Es sammelt Daten über Wege, Ziele und Fahrer:innen, wertet diese aus, stellt Relationen her, zieht Rückschlüsse und bietet Handlungsoptionen an. So schlägt es an einem Wochentag das Büro als Ziel vor – am Wochenende dagegen die Wohnung der Schwiegereltern. Moderne ECM-Systeme werten sämtliche verfügbaren Daten des Unternehmens aus, selbstverständlich datenschutzkonform und revisionssicher. Die Inhalte von E-Mails, Anhängen, Dokumenten, Verträgen und Rechnungen laufen zentral zusammen und lassen sich flexibel in Beziehung setzen und auswerten. Intelligente Algorithmen machen den Datenbestand durchsuchbar – und liefern nicht 3.000 Ergebnisse, sondern eine verlässliche Antwort und eine valide Entscheidungsgrundlage nebst Empfehlungen für konkrete Massnahmen. Im Kontakt mit Kund:innen kann das zum Beispiel bedeuten: auf einen Klick sehen, welches Angebot in diesem Moment mit hoher Wahrscheinlichkeit das richtige ist.
Einfach umsetzen statt aufwändig entwickeln
Flexibel und komfortabel implementieren lassen sich KI und Analytics mit Low-Code- oder No-Code-Plattformen. Das bedeutet: Das ECM-System erlaubt es, ohne Programmierkenntnisse eigene, individuelle Analysen, Auswertungen und intelligente Entscheidungstools zusammenzustellen. Statt spezialisierten Entwickler:innen können also mehrere Power User unmittelbar an der Weiterentwicklung des Enterprise Content Management Systems mitarbeiten und punktuell mehr Schnelligkeit und Sicherheit in die Unternehmensbereiche bringen.
Fazit: KI und Analytics machen ECM-Systeme zum Superhirn des Unternehmens!
Trend 3: Mit Best Practice-Lösungen effizient automatisieren
Einer der wichtigsten Gründe für die Einführung eines Enterprise Content Management Systems ist es, Prozesse wie den Rechnungseingang automatisieren zu können. Das war in der Vergangenheit allerdings oft mit hohem Entwicklungsaufwand, dem Einsatz von externen Programmierer:innen und langen Vorlaufzeiten verbunden. Heute ist dies in vielen Fällen nicht mehr nötig, denn die eben genannten Low-Code und No-Code-Umgebungen erleichtern vieles. Und es geht sogar noch einfacher, schneller und stabiler: Das Angebot an vorkonfigurierten Best-Practice-Lösungen – als Zusatzmodul in On-Premises-Lösungen oder als App in Cloud-Umgebungen – wächst kontinuierlich.
Smarte ECM-Apps mit Pareto-Prinzip
Natürlich laufen Prozesse in jedem Unternehmen etwas anders ab. Doch die Idee hinter Best-Practice-Lösungen ist das Pareto-Prinzip: Mit nur 20 Prozent Aufwand 80 Prozent Nutzen herausholen. Statt bei der Automatisierung bei null anzufangen, können Anbieter-Plattformen für gängige Geschäftsprozesse genutzt werden. Zu den Klassikern gehören Vertragsmanagement oder Rechnungsverarbeitung. Neu ist, dass die Best-Practice-Lösungen immer mehr Standard-Prozesse aus allen Unternehmensbereichen abbilden. Dabei sind vielfach auch bereits die Integration von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams und die Verknüpfung zur Middleware wie Microsoft Power Plattform mitgedacht worden.
Durchgängige Digitalisierung im HR-Bereich
Bestes Beispiel für die schnelle Automatisierung von Prozessen ist der Human Resources-Bereich. Oft war die Herangehensweise hier eher konservativ – mit manuellen Prozessen, E-Mails oder Briefen. Doch die Aufgaben ähneln sich stark, auch über die Grenzen von Unternehmen hinweg. Eine Best-Practice-Lösung nutzt die Chancen der Digitalisierung und bildet etwa den gesamten Verlauf einer Stellenbesetzung ab. Von der Ausschreibung über die Einladung bis zum fertigen Vertrag sind alle Schritte in modernen Best-Practice-Lösungen integriert. Aus der Bewerbungsakte lässt sich mit einem Klick eine Personalakte generieren, inklusive der Organisation von Onboarding und Schulungen. Der Deckungsgrad der Best-Practice-Anwendungen liegt damit bei bis zu 98 Prozent.
Nutzen statt besitzen
Best-Practice-Lösungen für ECM sind heute sowohl für On-Premises-Systeme – also für den Betrieb auf den Servern des Unternehmens – als auch für Cloud-Lösungen verfügbar. Allerdings haben sich Cloud-Lösungen vielerorts bereits durchgesetzt: SaaS – Software as a Service – hat den grossen Vorteil, dass keine Investition in Hardware und keine Ressourcen für Betrieb und Wartung nötig sind. Stattdessen zahlen Kunden nur für die Nutzung der Apps. Cloud-Lösungen sind in hohem Masse skalierbar sowie äusserst zuverlässig und stabil. Best-Practice-Lösungen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen lassen sich hier einfach als Modul dazubuchen und sind im nächsten Moment vollständig nutzbar.
Fazit: Mit überzeugenden Best Practice-Lösungen statt langwieriger Entwicklungen geht’s schneller ans Ziel!
Ausblick: Daten und Entscheidungen immer, überall und sicher verfügbar
Die Richtung, in die sich die ECM-Systeme in den nächsten Jahren entwickeln, ist für mich klar erkennbar: In Zukunft verschmelzen sämtliche Informationen zunehmend zu einem zentralen Datenbestand – aus dem sich Mitarbeitende individuell, flexibel, jederzeit und überall jede Art von Auswertung verschaffen können. Künstliche Intelligenz lässt nicht nur Prozesse automatisch ablaufen, sondern lernt selbstständig dazu und leitet Vorschläge für Optimierungen und Entscheidungen ab. Die Mitarbeitenden müssen wesentlich weniger standardisierte Tätigkeiten ausüben – sondern können sich darauf verlassen, dass diese sekundengenau und fehlerfrei erledigt werden.
Quelle: Mario Koch, Head of ECM bei Konica Minolta, zu den wichtigsten Trends im ECM-Bereich, www.konicaminolta.de