Wenn man eine Liste aller Dinge erstellen müsste, die für die Compliance von Kleinunternehmen entscheidend sind, stünde die erfolgreiche Verwaltung von relevanten Dokumenten ganz oben. Dies gilt insbesondere für Finanzabteilungen, die täglich mit riesigen Mengen an Dokumenten zu tun haben, ob es sich nun um Rechnungen, Lieferscheine, Belege oder sonstige Papiere handelt.
Meistens sind viele dieser Dokumente notwendig um den Buchhaltungsprozess überhaupt erst korrekt abschliessen zu können. Aber es kommt eben nicht auf alle Papiere an. Da man im Vorfeld nicht immer weiss, welche Dokumente für den weiteren Verlauf der Bearbeitung noch wichtig werden, entscheidet man sich für die Aufbewahrung aller Dokumente.
Und genau darin liegt die Herausforderung. Innert kürzester Zeit sammeln sich jede Menge Informationen an. Sie wissen sicherlich, was wir meinen und kennen bestimmt einige Parallelen aus Ihrem Tagesgeschäft. Der grosse Vorteil ist – kennen Sie erst das Problem und können es beschreiben, dann lässt sich auch eine Lösung finden.
Die Lösung: ein intelligentes Informationsmanagement
Es braucht also eine Möglichkeit alle Informationen zu sammeln und irgendwie nach Wichtigkeit und Relevanz zu editieren. All dies unterstreicht, wie wichtig eine moderne Informationsverwaltungsstrategie ist, die von einem ECM-System wie M-Files umgesetzt wird. Mit diesem sogenannten Enterprise Content Management können Finanzabteilungen diese Informationen endlich sinnvoll zusammenfassen und sicher speichern.
Dazu arbeitet M-Files mit sogenannten Metadaten, mit denen die Files angereichert werden. D. h. es wird nicht gezeigt wo die Daten sich befinden oder wie sie heissen, sondern welchen „Wert“ sie besitzen. Das bedeutet ganz konkret, Sie müssen nicht mehr wissen wo diese Daten gespeichert sind, sondern nur wonach Sie suchen. Das System erledigt den Rest speichert die Daten in einer eigenen Struktur ab.
Viele Vorteile
Dies bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: alle relevanten Dokumente und Informationen stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Die Qualität und die Nachvollziehbarkeit einzelner Informationen ist aufgrund der Anreicherung durch Metadaten hervorragend. Es gibt keinen unnötigen Zeitverlust aufgrund Abklärungen und Doppelspurigkeiten oder Kompetenzvorschriften (z. B. bei der Freigabe von Zahlungen). Sie haben sicher so Ihre eigenen Erfahrungen mit dem Einfordern von Rechnung oder den dazugehörigen Belegen. Das alles gehört mit einem intelligenten ECM der Vergangenheit an. Durch die Umstellung auf ein Informationsverwaltungssystem wie M-Files können Sie die Erfassung und Verwaltung der Quelldokumente weitgehend digitalisieren und so die Effizienz um einiges erhöhen.
Durch den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) ermöglicht M-Files sogar erweiterte Verwaltungsfunktionen: die Suche, Zugriff und Verwalten von Informationen über verschiedene Systeme und Repositories hinweg. Dabei können geschäftsrelevante Informationen und formale Daten automatisch separiert werden.
Arbeiten von überall
Die Arbeitsgewohnheiten ändern sich. Der Home-Office-Trend wird in den nächsten Jahren zunehmen. Das ist ein Fakt mit dem moderne Unternehmen besser umzugehen lernen. Die Umstellung auf ein Informationsverwaltungssystem wie M-Files ist gerade jetzt besonders wichtig, da die meisten Mitarbeiter nach wie vor an dezentralen Standorten arbeiten. M-Files lässt sich nicht nur in allen gängigen Cloud-Speicherplattformen wie Dropbox und Google Drive integrieren, sondern führt auch Informationen zusammen, die in den verschiedenen Umsystemen gespeichert sind. Und das Beste daran – die Informationen werden so auf Wunsch so abgelegt, dass sie revisionssicher sind und den Compliance-Vorschriften des Unternehmens genügen.
Proaktive Digitalisierung
Moderne Unternehmen reden nicht davon, sie leben es vor. Mit der Einführung eines Informationsmanagements wie dem von M-Files sind Sie bereits mitten in der Digitalisierung und gestalten die Zukunft proaktiv mit. Denn nur diejenigen Unternehmen, die jetzt die Prozesse auf eine digitale Marktentwicklung ausrichtet, wird auch in den nächsten Jahren bestehen können.
Sie möchten jetzt sicher noch mehr erfahren – sprechen Sie uns an. Unsere Spezialisten geben Ihnen sehr gerne Auskunft.