ECM einfach erklärt
Ein Enterprise-Content-Management, auch ECM-System oder ECM-Software genannt, dient der elektronischen Verwaltung und Archivierung von unternehmensrelevanten Dokumenten und -informationen.
Ob es nun um die Erfassung, Verwaltung, Archivierung oder Bereitstellung der Daten geht – das Ziel ist es, jederzeit aussagekräftige Informationen zu erhalten, die der Unterstützung der organisatorischen Prozesse im Unternehmen dienen.
Ein modernes ECM bietet daher alle Funktionalitäten zur effektiven und schnellen Nutzung von Informationen innerhalb einer Unternehmung. Es ermöglicht dem Nutzer eine Übersicht und Kontrolle über alle zusammengehörenden Daten. Und dies nicht nur als Momentaufnahme, sondern über den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsfalles hinweg. Man kann auch sagen, dass ECM eine digitale Wissensplattform ist, auf der alle elektronischen und papiergebundenen Informationen zusammenlaufen.
Wozu soll das gut sein?
Ganz einfach – nur durch das Verknüpfen der Daten über alle Systeme hinweg ergibt sich ein 360-Grad-Überblick. Geht es im Unternehmen zum Beispiel um einen neuen Projektvertrag mit einem Kunden, kann es von Vorteil sein, wenn alle Mitarbeiter, die zukünftig damit zu tun haben werden (abteilungsübergreifend), schnell und einfach an die jeweiligen Informationen gelangen.
Zeit- und Kostenersparnis
So profitieren alle Beteiligten davon, sparen Zeit, werden dadurch effizienter und kostengünstiger. Langes Suchen und Abgleichen von Informationen ist nicht mehr nötig. Es gibt kein Warten mehr, bis Abteilung xyz endlich die gewünschten Angaben liefert. Alles ist transparent – entweder sind die Daten vorhanden oder nicht. Die Informationen stehen sofort für jeden (entsprechend der vergebenen Zugriffsrechte) zur Verfügung, aufwändige Info-Meetings und langandauernde Besprechungen etc. können entfallen.
Intelligente Content Systeme erkennen heutzutage automatisch zusammengehörende und auch ähnliche Informationen und stellen sie zur Verfügung. Mittels künstlicher Intelligenz werden die Metadaten analysiert und entsprechend klassifiziert.
Big picture für die Mitarbeiter
Nicht zu unterschätzen sollte man auch die Vorteile, wenn Mitarbeiter vollumfassend informiert sind. Die Erfahrung zeigt, dass Projekte, bei denen die Kollegen ganzheitlich «im Bilde sind», wesentlich erfolgreicher verlaufen. Die vermeintliche Hol- oder Bringschuld verschwindet, das «Gärtchendenken» hört auf und plötzlich sind alle Mitarbeiter am Gelingen des Projektes interessiert, da sie die Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit sehen.
Mit einem modernen ECM-System sind Unternehmen auf jeden Fall gut gewappnet um die Herausforderungen der immer komplexer werdenden Digitalisierung zu meistern.
Die Spezialisten von Graphax AG geben Ihnen gerne mehr Einblicke in die Möglichkeiten eines intelligenten ECM-Systems und wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
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