Drucker, Kopierer & Co.
Elektronische Helfer und Geräte prägen den modernen Bürobetrieb. Vor allem der PC, aber auch Kopierer, Drucker und anderes technisches Equipment sind nicht wegzudenken. Diese laufen nicht selten den gesamten Tag über permanent durch, selbst dann, wenn sie eigentlich nicht im Einsatz sind. Hier liegt natürlich ein enormes Einsparpotenzial, welches bereits durch Verhaltensänderung aktiviert werden kann.
Moderne PCs etwa verfügen zumeist über einen Ruhezustand. Diesen kann man aktivieren, wenn man den Arbeitsplatz für eine Weile verlässt. Der PC schaltet sich in diesem speziellen Modus aus, aber alle offenen Arbeitsprozesse werden eingefroren und stehen sofort wieder zur Verfügung, so wie sie der Nutzer verlassen hatte.
Während PCs zumeist mit nur kurzen Unterbrechungen durchgehend genutzt werden, gilt für Drucker und Kopierer in der Regel der umgekehrte Fall. Oft wird nur mal eben ein Ausdruck benötigt oder die schnelle Kopie zwischendurch. Für solch einen kurzen Vorgang läuft dann zumeist der Drucker oder Kopierer extra hoch und muss zur Nutzung vorgewärmt werden. Ein einzelnes Blatt verursacht also bereits verhältnismässig hohe Energiekosten.
Da kann es durchaus sinnvoll sein, alle Vorgänge zu sammeln und später in einem Druckdurchgang zusammen zu erledigen. Zur Unterstützung hierzu bietet sich das Verfahren des Follow-me-Druck an. Dabei wird von der Software jeder Druckauftrag in eine virtuelle Warteschleife gelegt. Erst am Drucker selbst werden dann die bis dahin gesammelten Druckaufträge aktiviert.
Es stellt sich auch die Frage, ob überall ein Drucker benötigt wird oder ob man über einen Sammeldrucker bzw. Etagendrucker für mehrere Arbeitsplätze das Drucken zentralisieren kann.
Ein anderer Ansatz greift bereits noch früher im Arbeitsablauf. Denn oftmals kann die Frage, ob ein Ausdruck oder eine Kopie in Papierform wirklich notwendig ist, mit „Nein“ beantwortet werden. Ein Drucker oder Kopierer, der erst gar nicht aktiv werden muss, ist natürlich die beste Form der Energieersparnis. Es lohnt sich also zu prüfen, ob sich Arbeitsprozesse auch komplett digitalisieren lassen.
Arbeitsabläufe optimieren - die kleinen Dinge im Büroalltag
Im Prinzip geht es also darum, Arbeitsabläufe zu optimieren, eigentlich eine altbekannte Übung jeder sinnvollen Geschäftstätigkeit, die nun eben nur einen neuen Anreiz erhält. Das macht aber auch deutlich, dass es nicht nur um die Optimierung von Druckern und Kopierern oder der Nutzung der PCs geht, sondern auch um andere Dinge.
Manche Büros verfügen über einen eigenen Kopierraum. Nicht unbedingt muss dort durchgehend die für den eigentlichen Arbeitsplatz übliche Raumtemperatur herrschen. Und die Betätigung des Lichtschalters ist auch reine Gewohnheitssache. Konsequent überall angewandt, kann auch hier vieles erreicht werden.
Geräte im Stand-by-Betrieb über Nacht verbrauchen unter dem Strich durchaus auch eine Menge unnötiger Energie. Stromsteckleisten mit Kippschalter ermöglichen es, ganze Bereiche des Büros zum Feierabend mit einem Klick stromlos zu schalten. Geräte, die über Nacht betriebsbereit bleiben müssen, sollten dann natürlich an eine andere Steckdose gelegt werden. Und der Kaffeeautomat in der Kaffee-Ecke oder Betriebsküche muss vermutlich auch nicht immer angeschaltet bleiben.
Viele Menschen haben in den vergangenen Monaten vielleicht auch im Privathaushalt einige Dinge verändert und staunend festgestellt, dass vieles eigentlich völlig überflüssig war. Dieser „Aha-Effekt“ kann durchaus auch am Arbeitsplatz auftreten, wenn die Veränderungen clever gestaltet werden. Es sind eben oftmals die kleinen Dinge, die am Ende einer Abrechnungsperiode durchaus für ein (hoffentlich freudiges) Staunen sorgen können.
Die Möglichkeiten sind vielfältig, es gilt nur zu prüfen, was sich sinnvoll umsetzen lässt, es lohnt sich bestimmt. Wir alle sind aufgerufen, uns dahingehend Gedanken zu machen. Möchten Sie in Ihrem Unternehmen auch gewissse Arbeitsabläufe optimieren, z. B. durch eine intelligente Digitalisierung, dann können Ihnen die Spezialisten von Graphax dabei sehr gern helfen.