Mit M-Files als zentralem ECM-System meistert Rieker die Herausforderungen im Informationsmanagement eines internationalen Unternehmens mit Tausenden von Transaktionen und Millionen von Belegen jedes Jahr. M-Files hilft dem Unternehmen dabei, seine dokumentenbasierten Prozesse sicher und effizient umzusetzen. Dabei wird Rieker durch den langjährigen M-Files-Partner Graphax hervorragend unterstützt, der sich durch umfassende Prozesskenntnisse für Dokumentenmanagement auszeichnet und auch ergänzende Systeme aus einer Hand anbieten kann.
Herausforderungen
Für Rieker ist die Digitalisierung von Prozessen der Schlüssel zu mehr Effizienz und zum Management des internationalen Wachstums. Digitale Prozesse bilden die Basis für Optimierung und Automatisierung und sorgen für die notwendige Transparenz.
Vor der Einführung von M-Files war die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen schwierig – insbesondere im Fall von Abwesenheiten durch Krankheit oder Urlaub. Manuell gesteuerte Prozesse sowie individuelle Papier- oder Dokumentenablagen liessen nicht die notwendige Transparenz zu.
Die Optimierung von Abläufen und die Etablierung einheitlicher Verfahren über Ländergrenzen hinweg waren kaum möglich. Die rasch wachsenden Bestände an Daten und Dokumenten drohten immer weiter auseinander zu laufen und die manuelle Bearbeitung der eingehenden Belege war zunehmend ineffizient. Die bis dahin eingesetzte Archivsoftware konnte den wachsenden Anforderungen nicht standhalten und bot keinen Ausweg. Diese Problemstellung durchzog alle Abteilungen im Unternehmen.
Vor diesem Hintergrund entschied sich Rieker für eine grundlegende Neugestaltung des Informationsmanagements. Mit Hilfe der Dokumentenmanagementexperten von Graphax wurde mit M-Files eine unternehmensweit genutzte Basis geschaffen, um zahlreiche Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu digitalisieren.
„Vor der Nutzung von M-Files hatten wir wenige Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Für unser weiteres Wachstum brauchten wir zudem deutlich mehr Transparenz und Effizienz in unseren Abläufen. M-Files war das richtige Produkt zur richtigen Zeit.“
Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Gruppe
Die Lösung mit M-Files
Effizientes Informationsmanagement
M-Files bildet heute den Kern für das moderne Informationsmanagement bei Rieker. Als zentrales ECM-System unterstützt es das Unternehmen bei der Optimierung zahlreicher Geschäftsprozesse. Dazu gehören beispielsweise das Vertragsmanagement, das Handling von Zolldokumenten, die Kundenverwaltung, das Retouren-Management oder auch der Purchase-2-Pay-Prozess.
Eine wesentliche Herausforderung für Rieker war bislang das manuelle Handling von Hunderten oder gar Tausenden Belegen am Tag. Die Belege erstrecken sich dabei über die gesamte Bandbreite von kaufmännischen Belegen wie Bestellungen und Rechnungen, Lieferscheinen und Zolldokumenten aber auch Retourenbelege und vieles mehr. Auf Empfehlung der Experten von Graphax entschied sich Rieker dafür, M-Files um eine spezielle Komponente für die automatische Beleglesung zu ergänzen.
Die Wahl fiel auf das Produkt smart FIX von Insiders Technologies, das von Graphax bereits in vielen anderen ähnlich gelagerten Projekten sehr erfolgreich eingesetzt wurde. smart FIX ist in der Lage, unterschiedlichste Belege in beliebigen Layouts auszulesen und dabei Plausibilität und Korrektheit zu prüfen. Dazu nutzt das System modernste Verfahren der Künstlichen Intelligenz wie Machine Learning.
Im optimalen Zusammenspiel mit M-Files konnte so eine ebenso zuverlässige wie leistungsstarke Basis für die effiziente Digitalisierung und Optimierung zahlreicher Prozesse bei Rieker geschaffen werden:
Modernes Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement werden mittlerweile mehr als 2000 Verträge bei Rieker verwaltet. Dazu erfasst das Vertragsobjekt nicht nur den externen Vertragspartner, die Modalitäten des Vertrages und natürlich das eigentliche Vertragsdokument, sondern auch die internen Ansprechpartner, die über eine Überwachungsfunktion an Fälligkeiten oder den Ablauf des Vertrages erinnert werden.
Dabei wird nicht nur der Vielfältigkeit an Verträgen Rechnung getragen, sondern in vier verschiedenen Sprachen auch der Internationalität. Rund 15 Nutzer in den internationalen Niederlassungen werden jetzt in ihrer täglichen Arbeit bei der Verwaltung von Verträgen effizient unterstützt. Unternehmensweit werden mit dem neuen Vertragsmanagement nun alle Verträge nach einheitlichen Regeln verarbeitet sowie sicher und rechtskonform archiviert.
Digitale Kundenmappen für rund 35‘000 Kunden
Digitale Kundenmappen bündeln heute sämtliche Kommunikation mit Kunden und führen insbesondere die dabei auftretenden Belege wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sowie die Korrespondenz zusammen. So wird der komplette Schriftverkehr von rund 35‘000 Kunden mit M-Files verwaltet und es herrscht jederzeit Transparenz über laufende Aktivitäten, offene Vorgänge und die Historie eines Kunden.
Digitaler Workflow sorgt für effiziente Verwaltung von Zolldokumenten
Durch die weltweiten Produktionsstandorte und den internationalen Vertrieb seiner Produkte ist das effiziente Management von Zolldokumenten eine besondere Herausforderung für Rieker. Früher wurden Zolldokumente manuell verarbeitet und archiviert, was zu erheblichen Aufwänden führte. Deshalb fiel schon bald die Entscheidung, insbesondere Zollbelege als einen der ersten Use Cases mit M-Files zu digitalisieren.
In einem digitalen Workflow werden Zollbelege nun zunächst mit smart FIX digitalisiert und ausgelesen. Dabei werden bereits über 90% der Daten vollständig korrekt erkannt, was eine enorme Erleichterung darstellt. Für das korrekte und weitgehend automatisierte Handling der Zollbelege wurden von Rieker und Graphax insgesamt sieben Dokumentenklassen angelegt, für die unterschiedliche Metadaten ausgelesen und in M-Files verwaltet werden. Die einzelnen unterschiedlichen Zollbelege werden anschliessend in M-Files in sogenannten Zollmappen zusammengefasst. Aktuell sind mehr als 100.000 Dokumente in diesen Zollmappen sicher abgelegt.
Viele weitere Use Cases von Lieferantenmanagement bis zum Retouren-Handling
Auch das Management aller lieferantenbezogenen Dokumente erfolgt mit M-Files. Die digitale Verwaltung der Eingangsrechnungsbelege sorgt für einen schnellen und effizienten Purchase-2-Pay-Prozess, der lukrative Möglichkeiten zum Skonto-Abzug eröffnet. Zudem bietet M-Files die Basis für viele kleinere Anwendungen wie beispielsweise dem Reisemanagement inklusive der Beantragung von Visa oder der Verwaltung von Investitionsanträgen. Ein grosser Anwendungsfall ist das Management von Retouren: Hier laufen pro Tag zwischen 200 und 300 Belege auf, die mittels Barcode automatisch erfasst und verarbeitet werden können.
Die Ergebnisse Dank M-FILES
Ein verlässliches Fundament beflügelt die Digitalisierung
M-Files bildet heute bei Rieker die Basis für die effiziente Verarbeitung und Verwaltung von Belegen, Dokumenten und Prozessen. Die Kombination von M-Files als einfach zu nutzende Plattform und Graphax als erfahrenen Partner erlaubt es Rieker, viele Vorhaben auch eigenständig umzusetzen. Das IT-Team bei Rieker schätzt dabei die universellen Einsatzmöglichkeiten von M-Files, die es für alle Unternehmensteile zu einem Gewinn machen.
Dank der durchgängigen Nutzung von Metadaten und Objektorientierung trägt M-Files durch stetigen Abgleich mit der automatischen Beleglesung von smart FIX auch zu einer Verbesserung der Stammdatenqualität bei. Rieker kann mit M-Files länderübergreifend einheitliche Verfahren umsetzen und Prozesse unternehmensweit optimieren. Die neue Lösung sorgt für Effizienz und Transparenz in den Prozessen und sichert die Compliance mit rechtlichen Anforderungen an Verarbeitung und Archivierung von Daten.
Von den Anwendern erhielt die IT sehr viel positives Feedback zur Arbeit mit M-Files: Das Produkt sei einfach zu bedienen und insbesondere die hervorragenden Suchfunktionen begeistern die Nutzer. Die Abläufe seien heute viel transparenter und es falle leicht, laufende Vorgänge von einer Kollegin oder einem Kollegen zu übernehmen, wenn diese nicht im Hause sind.
„Wir finden M-Files rundum sehr gelungen. Da die Nutzung so einfach ist und die angebotenen Funktionen kaum Wünsche offenlassen, können wir Ideen schnell umsetzen. Oft ist der angedachte Prototyp schon gleich die fertige Lösung und im Fall der Fälle bieten Graphax und M-Files einen hervorragenden Support.“
Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Group
Highlights
- Unternehmensweite Plattform für Digitalisierung sorgt für international einheitliche und effiziente Prozesse.
- Zahlreiche Anwendungsgebiete von Vertragsmanagement über Zolldokumente bis hin zum Retouren-Management.
- Effizientes Handling von Tausenden von Belegen dank reibungslosem Zusammenspiel mit modernen KI-Komponenten.
Zusammengefasst hat M-Files die unternehmensweite Digitalisierung bei Rieker beflügelt und auf ein verlässliches Fundament gesetzt.
Warum M-Files?
M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsverwaltung. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können.