FAQ - Tout ce que vous avez toujours voulu savoir

Pour pouvoir exploiter les informations de manière efficace, il faut les numériser. Graphax met à disposition des entreprises des appareils pour la numérisation de documents et propose également des outils et des solutions logicielles pour la gestion ultérieure des informations numériques.

Personne n'oblige les entreprises à se numériser. Pourtant, l'interconnexion des entreprises avec les fournisseurs, les partenaires et les clients ne cesse de croître. La communication par l'échange de données en temps réel accélère considérablement les processus de travail. Les coûts sont réduits et le suivi permet de créer une transparence qui ouvre de nouvelles possibilités pour l'organisation de l'entreprise. Avec une gestion de l'information bien pensée (Enterprise Content Management System), les avantages concurrentiels peuvent être encore renforcés.

Pour qu'une entreprise puisse se numériser de manière judicieuse, un système de gestion de contenu d'entreprise est un avantage. Les données et les informations y sont disponibles pour d'autres applications d'entreprise. L'accès immédiat est ainsi assuré. Cela aide de nombreux services connectés, comme les RH, le service financier ou la gestion de projet.

Nous nous ferons un plaisir de vous faire une démonstration en direct de nos intégrations chez l'un de nos clients, de préférence dans votre secteur.

Sur le site Internet de Graphax, nous avons mis à disposition une vaste collection d'études de cas sur le thème de la gestion des documents et de l'Enterprise Content Management.
 

De nombreuses entreprises sont actuellement en pleine transformation numérique et optimisent les processus internes à l'entreprise. La plupart des entreprises et des institutions ont reconnu la nécessité d'introduire rapidement un ECM. Les ressources des spécialistes ECM sont donc très demandées. Il est vivement conseillé de prendre rendez-vous le plus rapidement possible avec les spécialistes de Graphax afin de convenir des premières étapes.

Dans l'idéal, chaque information n'existe qu'une seule fois. L'accès est réglé de manière uniforme. Les informations doivent être disponibles immédiatement, indépendamment de leur source et de leur emplacement.
 

Les spécialistes de Graphax ont déjà mené à bien de nombreux projets ECM et DMS au cours des dernières années et disposent ainsi d'une grande expertise. Souvent, lors de la configuration, ce sont des détails simples qui peuvent entraîner des retards massifs. L'expérience montre que les spécialistes ECM de Graphax peuvent interagir rapidement et de manière pragmatique sur place.

En principe, toutes les données conservées sous quelque forme que ce soit doivent faire l'objet d'une protection particulière. Graphax dispose de règles de sécurité très strictes qui régissent le traitement des données. Les spécialistes de la sécurité de Graphax se feront un plaisir d'élaborer avec vous un concept de conformité des données.

Le prix d'un système DMS / ECM / de gestion de l'information dépend toujours de l'effort requis. Lors de la fixation du prix, il est important pour toutes les parties concernées d'élaborer consciencieusement le cahier des charges.

En fonction de la fonctionnalité et de la priorité, les données peuvent être stockées aussi bien on prem que sur des serveurs basés sur le cloud.

Grâce à l'intégration d'un logiciel de collaboration approprié dans une gestion moderne de l'information de Graphax, les collaborateurs peuvent communiquer entre eux sans problème. L'échange de données est également possible. Graphax propose une large palette d'outils de collaboration les plus divers.

Lors de la mise en place d'un système de gestion de l'information (ECM ou DMS), les spécialistes de Graphax conseillent une introduction par étapes. Dans la pratique, il s'avère utile d'automatiser d'abord les petites tâches à l'aide d'un système de gestion de contenu d'entreprise. Après avoir testé et, le cas échéant, optimisé les nouveaux processus de travail au quotidien pendant un certain temps, il convient de commencer à numériser davantage. L'introduction d'une gestion moderne de l'information réussit mieux si l'on divise le projet en petites étapes partielles. Les spécialistes ECM de Graphax accompagnent de nombreuses entreprises depuis de nombreuses années et disposent d'une grande expertise dans l'introduction réussie d'une solution de gestion de l'information.

Graphax attache beaucoup d'importance à l'utilisation intuitive de ses solutions logicielles. C'est justement dans le système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ou dans une gestion de documents (DMS) moderne que la simplicité d'utilisation est essentielle.

Oui, une signature électronique peut être intégrée dans les solutions Graphax. Les interfaces pour l'échange bidirectionnel de données sont programmées par les spécialistes de Graphax eux-mêmes.

Graphax reste à la disposition de ses clients même après l'introduction d'un système de gestion de l'information. Graphax prend en charge le support et peut en outre recourir à un vaste réseau de spécialistes en cas d'exigences très complexes. De plus, nous entretenons de très bonnes relations avec les fabricants respectifs, ce qui nous permet, le cas échéant, de disposer d'informations de première main pour résoudre les problèmes.
 

Une gestion intelligente de l'information avec Graphax est en principe basée sur le web. Dans la plupart des cas, l'endroit d'où l'on accède aux données ne joue aucun rôle. Il est bien entendu possible de contrôler les accès sur le plan administratif. L'idée de base est de toujours disposer des données actuelles, à tout moment, en tout lieu et immédiatement. Il peut donc s'agir du bureau, du bureau à domicile, de la maison de vacances ou même d'un voyage d'affaires.

Tout d'abord, les spécialistes de Graphax vont chercher les besoins en étroite collaboration avec le donneur d'ordre, analysent la situation des données et mettent ensuite en évidence les potentiels d'optimisation correspondants.

Cela dépend des exigences de l'entreprise. En général, dans de nombreuses entreprises, toutes les données nécessaires peuvent désormais être externalisées sans problème, de sorte qu'aucun serveur propre n'est nécessaire. Les exceptions et les règles de conformité spécifiques confirment la règle.

Pour travailler avec une gestion de l'information / DMS / ECM, seuls des ordinateurs personnels (PC) courants avec une configuration standard normale sont nécessaires.
 

Selon les caractéristiques de la solution et les exigences souhaitées, les optimisations souhaitées sont déjà disponibles quelques semaines après le lancement du projet.

Toutes les actions, tous les processus, tous les accès aux données, etc. peuvent être suivis sans faille grâce à un système de gestion d'entreprise. Il est ainsi possible de vérifier à tout moment l'état d'un projet, par exemple.

DMS est l'abréviation de Document Management System. Il s'agit de la saisie, du traitement, de la gestion et de la conservation (archivage) d'informations. Il peut s'agir de documents, de factures, de bons de livraison, de contrats, mais aussi d'e-mails. 

Toutes les données sont numérisées et disponibles uniformément. Les informations sont immédiatement disponibles pour toutes les personnes autorisées à y accéder.  Les délais de conservation légaux sont clairement visibles et peuvent être facilement respectés. L'archivage conforme à la protection des données est assuré. Associé à un CRM, un DMS offre bien plus de possibilités que la simple gestion des informations.

L'intégration d'une gestion de l'information convient aux entreprises de toutes tailles. Graphax propose des solutions DMS/ECM sur mesure qui répondent exactement aux besoins du client. Peu importe qu'il s'agisse d'une petite entreprise, d'une grande entreprise ou d'une administration.

L'expérience montre que de nombreuses entreprises souhaitent optimiser d'autres processus de travail après la première intégration. Les spécialistes de Graphax se tiennent à disposition pour l'assistance et les tâches complémentaires. Ils connaissent les structures de l'entreprise et sont parfaitement au courant de ses besoins. Un ECM / DMS devrait en outre être actualisé et optimisé en permanence.

L'Enterprise Content Management (ECM) gère les données numérisées, structurées et non structurées, au sein d'une entreprise. Les informations sont créées, gérées, traitées et archivées. L'enrichissement des informations par des métadonnées permet d'automatiser entièrement les processus de travail. Les informations sont disponibles à tout moment. L'accès peut être totalement indépendant de l'endroit où l'on se trouve. Les normes de sécurité et les règles de conformité les plus récentes sont prises en compte. Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle, les données les plus pertinentes sont affichées en premier à l'utilisateur. Les conflits de versions lors du traitement des documents sont ainsi exclus. Même les signatures numériques, c'est-à-dire les validations de processus sans la présence physique des personnes responsables, sont possibles. Chaque action dans un ECM est consignée et peut être évaluée en conséquence.

Une gestion de contenu d'entreprise accélère les processus de travail, réduit ainsi les coûts, minimise les causes d'erreurs dues aux interventions manuelles et fonctionne de manière analogue aux normes prédéfinies. Le flux d'informations dans l'entreprise est beaucoup plus rapide. Grâce à l'intégration de modules tels que la gestion des contrats, le recrutement RH et les outils de collaboration, une entreprise est globalement plus agile dans le déroulement de ses processus internes et de ses projets clients. L'infrastructure reste évolutive. Un projet ECM peut être étendu à un nombre illimité de modules, de plateformes et de services grâce à des connecteurs. Une gestion de contenu d'entreprise, également appelée gestion de l'information, est spécialement conçue avec toutes ses fonctions pour répondre aux besoins de chaque entreprise.

Pour l'intégration d'une gestion moderne de l'information (ECM), dotée de fonctionnalités de base, il ne faut généralement que quelques semaines entre la rédaction du cahier des charges et la validation par le client. Graphax recommande de commencer par les modules de base. Un système de gestion de l'information peut à tout moment évoluer à volonté. Selon la complexité des exigences, le temps nécessaire aux intégrateurs impliqués augmente alors également. 

Non, ce n'est pas nécessaire. Les spécialistes ECM et DMS de Graphax disposent du savoir-faire nécessaire pour clarifier avec un responsable informatique de l'entreprise toutes les questions nécessaires pour le quotidien. En outre, Graphax propose un support de premier niveau.

Graphax propose de nombreuses formations pour les domaines ECM et DMS sous forme de vidéo ou de streaming en direct lors de webinaires.

Un ECM dispose d'encore plus de fonctions et de possibilités étendues en matière de gestion des données. Presque toutes les données de n'importe quel système environnant peuvent ainsi être reliées entre elles.

Après l'intégration d'une gestion intelligente de l'information, comme par exemple M-Files ou IPA-Suite, les clients de Graphax font état d'une productivité nettement plus élevée et d'un meilleur retour sur investissement.  

Un ECM est idéal pour une gestion active des contrats. Les conditions et les délais d'expiration peuvent être lus automatiquement et mis en attente. Grâce aux modèles de contrats enregistrés, il est possible d'élaborer des contrats qui sont stricts en termes de formulation, de contenus et d'éléments corporate. Il est en outre possible d'implémenter des outils pour la signature numérique.

Graphax travaille en étroite collaboration avec le client lors de la mise en œuvre d'un projet de gestion de l'information. Pour pouvoir inplémenter une solution ECM de la meilleure manière possible, il est important que nos spécialistes comprennent le métier du client. C'est pourquoi un Business Consultant dédié est attribué à chaque mission du client. Il est toujours à sa disposition pour répondre à toutes ses questions.

Un système de gestion de contenu d'entreprise gère des données provenant de différents systèmes. Sharepoint en fait partie.

C'est justement là où la disponibilité immédiate des données souhaitées est importante qu'une gestion de l'information peut être utile. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que les informations soient disponibles. Ainsi, un ECM n'est pas seulement un système avec une fonction de justificatif et de preuve obligatoire, mais il peut également servir de base à des décisions importantes pour l'entreprise.

Entre-temps, presque tous les systèmes et programmes peuvent être intégrés dans un projet ECM grâce à des interfaces sophistiquées. Toutefois, il n'est souvent plus nécessaire d'intégrer réellement tous les programmes présents dans une entreprise.

Presque tous les programmes peuvent désormais être intégrés dans un système de gestion de contenu d'entreprise. L'échange de données est garanti par des interfaces appropriées (connecteurs). Graphax dispose de spécialistes qui possèdent un grand savoir-faire en matière d'API (application programming interface).

Oui, il est possible d'implémenter des codes-barres, des TGIN (EAN) et d'autres identifications dans un système de gestion de l'information.

Avec la gestion de l'information de M-Files, toutes les fonctions peuvent bien entendu être utilisées dans leur intégralité. Toutes les applications CRM, ERP et autres applications commerciales peuvent être intégrées, l'application Microsoft 365 ne doit pas être quittée pour utiliser ces fonctions et peut devenir l'unité de contrôle centrale pour tous les flux de travail. 
 

Après l'intégration d'un système de gestion de contenu d'entreprise, il est possible de continuer à travailler tout à fait normalement avec les programmes Office. Pour l'utilisateur, rien ne change dans l'utilisation. Les données sont gérées en arrière-plan.