De la nécessité d'une Gestion Intelligente de l'information
Des entreprises s’accrochent encore avec enthousiasme à leurs flux de travail et à leurs processus éprouvés. « C’est comme ça que l’on travaille, parce que nous avons toujours fait comme cela ». Le fait que le monde du travail ait évolué entre-temps, que la numérisation offre des approches de plus en plus innovantes et se réinvente sans cesse, est ignoré. Mais cette attitude peut coûter très cher à l’avenir.
Nous énumérons ici 10 signes indiquant que votre entreprise pourrait bénéficier d’une gestion intelligente de l’information.
1. Les employés consacrent trop de temps à des activités administratives en plus de leur activité principale
• De nombreuses données sont-elles saisies manuellement ?
• Existe-t-il plusieurs lieux de stockage des données, tant numériques que physiques ?
• Passez-vous beaucoup de temps à chercher des informations ?
• Comment un document intègre-t-il un processus ?
• Quels sont les moyens d’obtenir une signature?
• Peut-être un document sera-t-il envoyé d’un bureau à l’autre ?
• Existe-t-il des duplications de documents sur lesquels on travaille simultanément ?
2. De nombreuses erreurs se produisent encore et encore dans les différents flux de travail
Les données sont traitées de manière incorrecte, incomplète ou double, il existe plusieurs versions d’un document, il y a différents lieux de stockage. La volonté de compromis en ce qui concerne la qualité d’exécution d’une tâche augmente, un manque de qualité est souvent attribué aux «processus irrévocables». En raison de l’obsolescence et de l’inefficacité des procédures de travail, le taux d’erreur augmente progressivement et est considéré comme normal.
3. Les demandes clients requièrent trop de temps
Le contact avec les clients est crucial. Les clients s’adressent à votre entreprise avec des demandes et des réclamations. Dans les deux cas, il existe un grand potentiel d’affaires supplémentaires ou d’expansion d’une relation d’affaires. Mais cela signifie aussi que la demande du client doit être traitée avec compétence et rapidité. Malheureusement, il n’est pas rare que la situation soit différente dans la pratique. Par exemple, les données sur les clients sont enregistrées de manière incorrecte, ne sont pas complètement classées au bon endroit ou ne sont pas enregistrées du tout. Vous connaissez certainement aussi quelques anecdotes d’enregistrements «créatifs» dans le CRM de votre entreprise.
4. Certains employés sont sous-employés, d’autres surchargés
Et ce n’est même pas intentionnel. C’est souvent simplement parce que certains documents doivent d’abord être approuvés afin que d’autres services puissent continuer à travailler. Cela crée des goulots d’étranglement qui entraînent une répartition inégale du travail. Comment cela se passe-t-il dans votre entreprise ? Qui semble être constamment stressé dans votre entreprise ? Pourquoi ne pas demander pourquoi ?
5. Les décisions des entreprises sont entravées par des processus opaques et lents
Tout le monde parle aujourd’hui de gestion agile. Bien sûr, cela nécessite un ensemble de faits clairs. Les informations doivent être entièrement disponibles et évaluables. Et cela s’applique à toutes les informations pertinentes à un moment donné. Il n’est pas possible que vous deviez encore attendre l’évaluation X du département Y. Vous souvenez-vous de votre dernier appel d’offres ? Alors que vous devez encore attendre diverses informations, les entreprises ont peut-être déjà pris leur décision.
6. Faible satisfaction du personnel
Bien sûr, la digitalisation est également présente dans l’environnement privé des employés. Des smartphones avec les dernières applications, des logiciels en ligne, l’accès à Internet de n’importe où, des commandes en un clic, etc., il est évident que certains employés peuvent être surpris ou agacés par la lenteur et le caractère dépassé des processus de l’entreprise. C’est compréhensible, étant donné que, jour après jour, ils sont impressionnés de constater les dernières innovations disponibles. Comment cela se passe-t-il dans votre entreprise ? Des études ont montré que plus les employés sont à l’aise avec leurs téléphones portables et leurs appareils privés, plus ils hésitent à utiliser les anciens systèmes et processus analogiques de l’entreprise.
7. Il existe de nombreux silos de données
Classiquement, les domaines de responsabilité sont protégés et défendus, les documents et les dossiers sont à nouveau sauvegardés pour des raisons de sécurité et classés deux fois. Puis les responsabilités changent, les employés changent, les projets sont arrêtés, etc.
Personne n’a la souveraineté des données, de nombreux fragments d’information se trouvent quelque part, ne sont plus utilisables à un moment donné et représentent peut-être même une lacune en matière de sécurité. Dans votre entreprise, tout est à sa place ?
8. Les ressources coûtent de l’argent
Tous les processus qui dépendent fortement du document imprimé entraînent des coûts. Il faut non seulement des imprimantes et des photocopieurs, mais aussi des consommables tels que le papier, le toner, le service, qui représentent une dépense. Pensez également à l’espace d’archivage, aux systèmes de stockage et à ce que vous pourriez faire de ces espaces.
9. Les documents et les données stockés avec négligence constituent toujours un risque pour la sécurité.
Les documents physiques, classés au hasard quelque part, ou les fichiers sur divers disques, accessibles à tous les employés, représentent une lacune importante en matière de sécurité. Les documents confidentiels et autres données sensibles, stockés dans un endroit non structuré et non spécialement protégé, représentent un obstacle peu difficile à franchir pour les pirates informatiques.
10. Garantir la sécurité des données demande beaucoup d’efforts
Maintenir les règlements de conformité toujours à jour demande beaucoup d’efforts, si vous le faites manuellement. Les réglementations en constante évolution, basées sur les progrès technologiques et les tendances du marché, rendent difficile l’adaptation des flux de travail encombrants d’autrefois. Comment cela se passe-t-il dans votre entreprise ? Qui est au courant des dernières législations et capable d’adapter tous les processus ?
Il est temps d’agir maintenant
Si, en lisant les points ci-dessus, vous avez peut-être découvert un parallèle dans votre entreprise, vous devriez au moins réfléchir à la mise en place d’un système intelligent de gestion de l’information. Un système ECM moderne couvre pleinement tous les points abordés et optimise des processus de travail entiers. Avec un système de gestion de contenu d’entreprise habilement mis en place, votre entreprise est certainement bien positionnée pour l’avenir numérique qui a déjà commencé !
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