METALOR, Neuchâtel

« Fourni par Graphax, notre nouveau parc d’imprimantes de bureautique nous a permis d’accomplir une avancée technologique importante. Nous disposons à présent d’un système d’impression rapide de qualité et bénéficions d’un excellent service. Le nombre de machines a été réduit d’un tiers et la quantité de papier d’environ un quart. Nous avons pu automatiser les flux documentaires et assurer la confidentialité si importante dans notre branche, et sommes satisfaits d’avoir pu réaliser ce projet sans problème majeur en travaillant avec des personnes très compétentes. »Ludovic Gambarini, ingénieur du support informatique

Établie à Neuchâtel, présente dans seize pays sur trois continents, Metalor est spécialisée dans la chimie, la métallurgie et la gestion des métaux précieux. Elle comprend trois domaines d’activité principaux :

• Affinage : recyclage et traitement des métaux précieux ainsi que production de métaux précieux purs en lingots ou d’autres formes. Pour cela elle dispose de raffineries en Suisse, aux USA et en Asie.
• Revêtements avancés : pour des applications électroniques et décoratives dans les domaines aéronautique, automobile, électronique, semi-conducteurs, décoration, diagnostiques, photovoltaïque.
• Contacts électroniques : La société fabrique plus d’un milliard de contacts par an pour 4000 produits différents.

Situation de départ et défi

En 2012, le parc des imprimantes de bureautique de Metalor, une cinquantaine de machines vieilles de six ans, arrivait en fin de vie. Il fallait trouver une solution nouvelle mieux adaptée aux exigences actuelles en matière d’efficience et de sécurité. « Nous avons alors établi un cahier des charges avec une longue liste de pré-requis » explique Ludovic Gambarini, ingénieur du support technique et responsable de ce projet. Elle comprenait les points suivants :

• Appareils multifonctions : impression, numérisation, copie, fax
• Impression rapide de qualité
• Quatre modèles différents au maximum
• Couleur, recto-verso, agrafage et production de brochures
• Numérisation de documents avec reconnaissance de texte (OCR)
• Envoi des documents numérisés et des télécopies vers la messagerie et SharePoint
• Pilote unique pour toutes les imprimantes, de façon à pouvoir envoyer les impressions vers n’importe quelle machine
• Impression sur présentation de badge pour assurer la confidentialité
• Fonctionnement avec le système ERP interne
• Fax entrant et sortant
• Support technique en huit heures

La solution

Metalor adressa alors une demande d’offre à quatre fournisseurs potentiels. Graphax SA avec son offre d’appareils Konica Minolta présentait clairement la meilleure solution aux niveaux technique, technologique, fonctionnel, service et rapport qualité/prix, constate Ludovic Gambarini. Parmi les avantages technologiques, il mentionne l’écran tactile convivial configurable en fonction des besoins, le système de badges pour libérer les impressions sur n’importe quelle machine, l’aperçu des pages avant numérisation, l’interactivité du système ainsi que l’impression sur papier bannière. Sans oublier les applications qui servent à mettre en œuvre des procédures de travail (workflows) liées à la gestion documentaire et à la gestion du parc d’imprimantes.

Finalement, la commande a porté sur 32 appareils multifonctions, tous capables d'imprimer en noir/blanc et couleur. Au niveau des logiciels, Metalor s'est équipée de NSI Autostore pour la gestion documentaire et PageScope pour la gestion du parc. Avec NSI Autostore, tous les documents entrants sont, en fonction de l'utilisateur, numérisés, soumis à la reconnaissance de caractères (OCR) pour créer une liste de mots-clés et archivés ou transmis par courriel. PageScope permet pour sa part d'établir des statistiques par imprimante, utilisateur et centre de coût en vue de la refacturation, d'intervenir sur des pannes telles que bourrage de papier, manque de toner ou encore d'adapter l'écran tactile à des besoins précis. CS Remote Care sert finalement à Graphax d'effectuer à distance une gestion automatisée des consommables, gestion des états des compteurs et service technique préventif. 

La mise en place des nouvelles unités s’est faite en quelques jours seulement à fin 2012. Il était essentiel de pouvoir effectuer le remplacement sans interruption de service. Des utilisateurs clés dans chaque service avaient au préalable été formés sur les nouveaux systèmes et avaient transmis les connaissances à leurs collègues. Ludovic Gambarini : « La crainte d’une interruption de service était notre souci majeur car cela avait constitué un problème lors du remplacement précédent. Or tout a fonctionné sans surprise, le projet a été exécuté de façon très professionnelle. » 

État actuel

Aujourd’hui, les impressions se font exclusivement lorsque l’utilisateur les libère à la machine de son choix au moyen de son badge. « Nous avions des craintes que certains soient mécontents de cette obligation, mais cela s’est très bien passé » remarque Ludovic Gambarini. Cette disposition améliore évidemment considérablement la confidentialité et la sécurité dans l’entreprise du fait que plus aucun document ne traîne dans les bacs de sortie. Aspect important pour la direction et l’administration ainsi que pour les négociants en matières précieuses qui doivent fréquemment produire de volumineux documents confidentiels. La libération par badge supprime aussi les impressions qui ne seront jamais récoltées ou passeront directement à la corbeille. Après 24 heures dans la file d’attente, elles sont purement et simplement supprimées. Ce qui a entraîné une réduction importante de la consommation de papier (près d’un quart par rapport au passé) et donc aussi de toner. Le fait d’imposer par défaut l’impression recto/verso en noir/blanc agit dans le même sens. 

La numérisation des documents avec reconnaissance de texte constitue un autre grand avantage pour les utilisateurs qui retrouvent sur leur poste de travail les documents scannés. La fonction fax est aussi totalement modernisée. Les envois sortants passent directement de l’écran à la ligne et les fax arrivants sont numérisés et traités comme les documents scannés.

En résumé, Ludovic Gambarini conclut : « Nous sommes satisfaits d’avoir pu réaliser ce projet sans problème majeur en travaillant avec des personnes très compétentes. Aujourd’hui, nous sommes équipés d’un matériel performant et bénéficions d’un excellent service. » Du côté de Graphax, Antonio Fernandes, responsable du compte Metalor, relève « la confiance et l’excellente collaboration qui ont régné lors du projet, c’était un véritable partenariat ».