Success Story – Bürgenstock Resort Lake Lucerne

Optimisation numérique et futurs défis à relever

Le prestigieux établissement Bürgenstock Resort, situé à Obbürgen à 500m au-dessus du lac des Quatre-Cantons, est considéré à juste titre comme l'une des meilleures adresses internationales des plus beaux hôtels de luxe. De nombreux superlatifs lui sont associés. À commencer par l'excellente renommée du service à la clientèle, l'offre exceptionnelle et surtout l'architecture grandiose particulièrement bien intégrée au cadre déjà magnifique du mont Bürgenberg. Et nous pourrions bien sûr lister encore bien d'autres atouts tellement la liste semble sans fin.

Le client au centre de toutes les attentions - l’effervescence de l’hôtel dissimulé en arrière plan

Afin d’offrir à chaque instant une expérience inoubliable au client, les procédures et processus en arrière-plan doivent bien sûr s’enchaîner à la perfection. La charge de travail administrative qu'il faut par exemple déployer pour garantir la fluidité d’un processus est insoupçonnée. Et ici, une nouvelle fois, l’établissement Bürgenstock Resort marque des points. Pour répondre à un tel niveau d'exigence, la direction a pris la décision d'introduire un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM), la seule solution à la hauteur du défi de cet environnement premium.

Un projet a été lancé dans le but d’automatiser autant que possible les procédures de travail.

L'introduction d'un ECM semblait être l'unique option capable de répondre à un tel cahier des charges. Après une phase approfondie d'évaluation des besoins, le choix s’est porté sur la solution M-Files, l'un des leaders mondiaux dans le domaine des systèmes de gestion intelligente de l'information. Graphax AG, intégrateur, a été chargé de la maîtrise d’œuvre du projet en vertu de son expertise pointue dans ce domaine de compétences.

La clé de la réussite d’un projet de numérisation : une vision

Grâce à l'approche stratégique et visionnaire de l’équipe de direction, les fonctionnalités de la nouvelle solution ont vite été identifiées et décrites. Elles se basaient sur les procédures déjà en place, avec l’objectif d’une migration vers le numérique. 

Pour ne citer qu'un exemple, une grande attention a été portée à la numérisation d'un acte d'achat, depuis la formalisation de la demande initiale, les étapes d'approbation, la commande, jusqu’à la facturation finale. Les demandes d’achat, qui représentent un volume d’activité impressionnant au sein des équipes gérant une entreprise de la taille du Burgenstock Resort, peuvent désormais être soumises, traitées, transmises et approuvées d’un simple clic.

Sous le leadership de Christoph Lorenz, Directeur Financier, une trentaine de flux de travail supplémentaires a été identifée. Il est désormais possible de les gérer de manière standardisée et efficace, avec une traçabilité totale, un contrôle a posteriori aisé, avec mise à disposition des contenus d'information requis. La valeur ajoutée obtenue est prodigieuse. La solution implémentée est l’outil idéal pour gérer de manière centralisée les demandes quotidiennes de plus de 800 employés, clients et fournisseurs. 

Amélioration continue 

Avec les standards ambitieux que le complexe hôtelier Bürgenstock Resort s'est fixés, l'optimisation des processus est un travail sans fin. L’implémentation de nouveaux développements et la mise en œuvre des améliorations identifiées dans les plans de progrès sont une obligation. Graphax AG est ici le partenaire incontournable pour la réussite de l’implémentation des prochaines décisions prises lors des comités de pilotage, afin que les employés puissent se dédier avant tout au client. Graphax AG garantit à tout moment une assistance dans les règles de l’art, y compris sur site.

Les nombreux avantages d’une numérisation bien pensée 

• Numérisation du processus de gestion des fournisseurs
• Flux de travail automatisés
• Dossiers électroniques du personnel
• Processus d’approbation définis
• Simplification de l'attribution des autorisations d'accès
• Impression limitée au strict minimum
• Stockage conforme aux directives RGPD, auditable.
• Recherche simplifiée de documents grâce au logiciel OCR Chronoscan intégré 
• Gestion aisée des activités transversales à l’entreprise, fin des retards
   

Positif vis à vis de l'avenir 

Avec l'introduction du système d'information intelligent de M-Files, le Bürgenstock Resort est certainement très bien positionné et peut non seulement faire face avec sérénité aux futures demandes du marché, mais même les influencer de manière significative.

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