Hier zählen wir 10 Anzeichen auf, die darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen möglicherweise ein intelligentes Informationsmanagement benötigt.
1. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten neben dem Kernbusiness
Werden noch viele Daten manuell eingegeben?
Gibt es mehrere Aufbewahrungsorte für die Daten, sowohl digital wie auch physisch?
Wird viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verwendet?
Wie durchläuft ein Dokument einen Prozess?
Wie sind die Wege, um eine autorisierte Signatur zu erhalten?
Wird vielleicht sogar noch ein Dokument von Büro zu Büro geschickt?
Existieren physische Duplikate von einzelnen Dokumenten und wird an ihnen zeitgleich gearbeitet?
2. Es treten in den verschiedenen Workflows immer wieder zahlreiche Fehler auf
Daten werden falsch, unvollständig oder doppelt verarbeitet, es existieren mehrere Versionen eines Dokumentes, es gibt verschiedene Ablageorte. Die Kompromissbereitschaft bzgl. der Ausführungsqualität einer Aufgabe erhöht sich, eine mangelnde Qualität wird oft den “unumstösslichen Prozessen” zugeschrieben. Durch die veralteten und ineffizienten Arbeitsabläufe nimmt allmählich die Fehlerquote zu und wird als normal angesehen.
3. Kundenanfragen nehmen zu viel Zeit in Anspruch
Der Kontakt mit Kunden ist sehr wichtig. Kunden gelangen mit Anfragen und Reklamationen an ein Unternehmen. In beiden Fällen liegt grosses Potential für ein Zusatzgeschäft oder einen Ausbau einer Geschäftsbeziehung. Das bedeutet aber auch, dass die Anfrage des Kunden kompetent und schnell erledigt wird. Leider sieht es in der Praxis nicht selten anders aus. Da sind zum Beispiel Kundendaten fehlerhaft aufgenommen, nicht vollständig am richtigen Ort abgelegt oder gar noch nicht erfasst worden. Sicherlich kennen auch Sie einige Anekdoten zur kreativsten Erfassung im CRM Ihrer Firma.
4. Einige Mitarbeiter sind unterbeschäftigt, andere überlastet
Und das ist gar nicht mal beabsichtigt. Es liegt einfach oft daran, dass gewisse Dokumente erst freigegeben werden müssen, damit andere Abteilungen daran weiterarbeiten können. So entstehen Engpässe, die zu ungleicher Arbeitsverteilung führen. Wie ist es in Ihrem Unternehmen? Wer scheint bei Ihnen ständig gestresst zu sein? Fragen Sie doch mal nach dem Grund.
5. Unternehmensentscheide werden durch intransparente und langsame Prozesse beeinträchtigt
Alle Welt spricht heute von agiler Unternehmensführung. Das bedingt natürlich eine klare Faktenlage. Die Informationen müssen vollständig vorhanden und bewertbar sein. Und das gilt für alle relevanten Informationen zu einem festgelegten Zeitpunkt. Da kann es nicht sein, dass noch auf die Auswertung X von Abteilung Y gewartet werden muss. Erinnern Sie sich an Ihre letzte Ausschreibung? Während Sie noch diverse Infos abwarten müssen, entscheiden gegebenenfalls die anderen Firmen schon.
6. Geringe Mitarbeiterzufriedenheit
Die Digitalisierung findet natürlich auch im privaten Umfeld der Mitarbeiter statt. Smartphones mit neuesten Apps, Software aus der Cloud, Zugriff aufs Internet von überall aus, Bestellungen per One-Click-and-Pay usw., da liegt es auf der Hand, dass sich der eine oder andere Angestellte über die trägen und veralteten Prozesse im Unternehmen wundert oder verärgert ist. Verständlicherweise, wird ihm doch tagein, tagaus eindrücklich die Möglichkeit der absoluten Verfügbarkeit aller nur erdenklichen Dienste suggeriert. Wie ist es in Ihrem Unternehmen? Studien haben gezeigt, je technikaffiner die Mitarbeiter mit ihren Mobiles und privaten Devices unterwegs sind, desto grösser sind die Vorbehalte im Umgang mit den alten Systemen und analogen Vorgängen im Unternehmen.
7. Es existieren zahlreiche Datensilos
Der Klassiker, Verantwortungsbereiche werden geschützt und verteidigt, Dokumente und Dateien sicherheitshalber nochmal gespeichert und doppelt abgelegt. Dann ändern Zuständigkeiten, Mitarbeiter wechseln, Projekte werden gestoppt etc.
Niemand besitzt eine Datenhoheit, zahlreiche Informationsfragmente liegen irgendwo, sind irgendwann nicht mehr nutzbar und stellen vielleicht sogar eine Sicherheitslücke dar. Bei Ihnen im Unternehmen ist alles dort, wo es zu sein hat?
8. Ressourcen kosten Geld
Alle Prozesse, die stark von gedrucktem Papier abhängig sind, verursachen Kosten. Es werden nicht nur Drucker und Kopierer benötigt, sondern auch für das Verbrauchsmaterial wie Papier, Toner, Service kommt ein gewisser Aufwand zusammen. Denken Sie auch an die Räume fürs Archiv, an die Aufbewahrungssysteme und was man mit dem Platz sonst noch so anstellen könnte.
9. Nachlässig abgelegte Dokumente und Daten stellen immer ein Sicherheitsrisiko dar
Physische Dokumente, wahllos irgendwo abgelegt, oder Dateien auf diversen Laufwerken, für alle Mitarbeiter zugänglich, stellen eine erhebliche Sicherheitslücke dar. Vertrauliche Dokumente und sonstige sensible Daten, irgendwo unstrukturiert gespeichert und nicht besonders geschützt, stellen kein besonderes Problem für Hackerangriffe dar.
10. Die Gewährleistung der Daten-Sicherheit verursacht grossen Aufwand
Die Einhaltung der stets aktuellen Compliance-Vorschriften bedeutet sehr viel Aufwand, sofern man dies manuell erledigt. Ständig ändernde Vorschriften, basierend auf technologischen Weiterentwicklungen und Trends im Markt, machen es schwer die klobigen Workflows vergangener Tage anzupassen. Wie ist es bei Ihnen im Unternehmen? Wer hat den Überblick über die neueste Gesetzeslage und ist in der Lage, alle Prozesse anzupassen?
Es gilt jetzt zu handeln
Falls Sie beim Lesen der obigen Punkte vielleicht eine Parallele in Ihrem Unternehmen entdeckt haben, sollten Sie zumindest mal über die Einführung eines intelligenten Informationsmanagementsystems nachdenken. Ein modernes ECM-System deckt alle angesprochenen Punkte vollumfänglich ab und optimiert ganze Arbeitsabläufe. Mit einem geschickt aufgesetzten Enterprise-Content-Management-System ist Ihr Unternehmen ganz sicher gut aufgestellt für die digitale Zukunft. Und die hat schon begonnen!
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Wer jetzt nicht digitalisiert, ist morgen nicht mehr mit dabei!
