Les deux technologies disruptives que nous évoquons ici sont la dématérialisation des documents et l‘intelligence artificielle générative (IA générative). Grâce à elles, les options offertes aux utilisateurs lors des premières étapes du cycle de vie des documents se trouvent démultipliées. Elles ouvrent également la voie à des formes d‘interaction et d‘automatisation entièrement nouvelles.
L‘automatisation des documents fait par exemple ici référence à la création entièrement automatisée de publications individualisées grâce à la mise en œuvre de modules et de maquettes. Comme pour la gestion de contrats ou d’autres champs d’applications très divers, il est désormais très facile d‘utiliser des bibliothèques entières de modules associées à des fonctions d’automatisation pour générer un document sur la base d’une maquette.
L‘IA générative quant à elle, sous le feu des projecteurs grâce à des applications comme ChatGPT, permet d’intégrer des questions et des résumés automatisés de vos documents dans l‘ECM de l’entreprise.
Pour que la mise en œuvre de ces technologies soit un franc succès, l’ECM doit répondre à ces trois principes clés :
- Créer et utiliser automatiquement les métadonnées afin de proposer une classification détaillée et des liens pertinents avec d‘autres informations de l’entreprise.
- Éviter les îlots isolés d‘information grâce à l’usage de différents référentiels connectés et gérés de manière transparente.
- Intégrer l‘ECM dans les interfaces habituelles des utilisateurs afin de garantir l’adhésion au système et une volonté d‘utilisation supérieure.
Changements conséquents dans la gestion des documents
La manière de travailler avec les documents montre un déplacement le long de leur cycle de vie. Document Automation et Knowledge Work Automation offrent désormais des solutions pointues pour la création automatisée de documents, leur utilisation intensive et une compréhension des contenus affinée pour une meilleure prise de décision et une création de valeur accrue.
L‘IA offre une réelle valeur ajoutée dans la gestion des documents, car elle permet d‘accéder à de gros volumes de documents, de les classer et de les relier. Le travail est facilité au quotidien, car les informations recherchées peuvent être trouvées plus facilement tout en étant considérées dans leur contexte.
L’IA générative apporte à l’ECM des avantages indéniables. Citons par exemple une nouvelle approche et un niveau d‘accompagnement de l’utilisateur sans égal. Les collaborateurs peuvent lancer des recherches sur n‘importe quel sujet, ou obtenir automatiquement un résumé de documents de manière automatisée. Nous avons là des changements révolutionnaires dans l‘utilisation des documents.
Les problèmes de sécurité liés à l‘utilisation de l‘IA sont maîtrisés grâce à la restriction de l’usage de l’IA au seul périmètre de l’entreprise et de ses systèmes, comme son ECM. Ce qui garantit un accès sans risque à ses ressources documentaires confidentielles.
Les opportunités offertes aux clients par les nouvelles technologies ouvrent des champs d‘application innovants, notamment dans le domaine de la création automatisée de documents et de leur traitement partagé dans des portails clients dernier cri.
Quel type d’ECM choisir ?
Choisir le bon fournisseur ECM se résume finalement à arbitrer en toute connaissance de cause et à décider d’un planning pour soit rester attacher à un système traditionnel, désormais obsolète et dépourvu d‘IA, ou soit migrer à une plate-forme ECM évolutive.
Les spécialistes de Graphax ont déjà implémenté avec succès de nombreux projets clients de ce type. Ils se tiennent à votre disposition pour vous conseiller sur les fonctionnalités actuelles d‘un système de gestion de l‘information moderne.