Fonctionnalités :
Réfléchissez aux services dont vous avez besoin. Un MFP peut inclure différentes fonctions comme l’impression, la numérisation, la copie et la télécopie. Assurez-vous que l’appareil y répondra.
Rapidité :
La rapidité d‘un MFP est un des critères de choix importants à vérifier, particulièrement pour une utilisation régulière. Consultez la vitesse d‘impression ou de copie mesurée en nombre de pages par minute (ppm), sans négliger la vitesse de numérisation.
Qualité d’impression :
Nous avons là un autre critère important. Demandez-vous si vous avez besoin d’impression couleur de haute qualité ou si une impression noir et blanc est suffisante.
Capacité papier :
Assurez-vous que le MFP propose une capacité papier suffisante pour répondre à vos besoins. Demandez-vous à quelle fréquence vous souhaitez recharger du papier et contrôler le niveau de stock restant.
Connectivité :
Vérifiez que le MFP dispose des fonctions de connectivité nécessaires pour être relié à votre réseau ou ordinateur. Vérifiez également la compatibilité avec les smartphones et tablettes.
Fiabilité et longévité :
Assurez-vous que le MFP a été produit par un fabricant fiable et qu‘il dispose d’une garantie appropriée. Lisez les avis d’autres utilisateurs afin de vérifier le niveau de fiabilité de l’appareil.
Souplesse d’utilisation :
Estimez la flexibilité du MFP lors de son usage quotidien. Assurez-vous de sa simplicité d’utilisation et de la présence d’une interface utilisateur intuitive.
Coûts :
Comparez les coûts des différents MFP et assurez-vous que vous achetez un appareil qui rentre dans votre budget. Prenez en compte les coûts d’achat d’encre et de toner, mais aussi les coûts de maintenance et de réparation.
La qualité du réseau des points de service est-elle importante pour le bon fonctionnement de votre MFP ?
La densité d‘un réseau de points de service professionnels est importante. En cas de panne, vous serez alors assuré de trouver une aide rapide et une solution adaptée à votre problème. Dans l’idéal, les techniciens formés à votre appareil viendront directement chez vous. Attention, ce n’est pas toujours le cas. Certains fournisseurs ne proposent qu’une garantie de retour en atelier de l’équipement défectueux, ce qui signifier qu‘il peut ne pas être réparé sur place.
Un appareil multifonction peut rencontrer différents problèmes dus à la multitude de ses commandes et à sa complexité. Dans ce contexte, il est important que le distributeur puisse réagir rapidement et efficacement.
La structure de service de la société Graphax, distributeur suisse des systèmes d‘impression Konica Minolta, est reconnue pour sa disponibilité, pour l‘étendue de sa couverture géographique dans toute la Suisse et pour la compétence de ses techniciens de maintenance.
Doit-on s’attendre à de nombreux dysfonctionnements avec un MFP moderne ?
Un appareil multifonction peut se retrouver confronter à différents problèmes dus à la multitude des commandes disponibles et à sa complexité technique. En cas de panne, il est important que le distributeur réagisse rapidement et efficacement.
Il est impossible de pronostiquer si un appareil multifonction va rencontrer de nombreuses défaillances lors de son utilisation. Différents facteurs sont à prendre en compte comme sa fréquence d’utilisation, la qualité de ses composants et le sérieux de sa maintenance. Il est cependant important d’avoir à l’esprit que tous les appareils nécessiteront un jour ou l’autre une maintenance préventive et des réparations ponctuelles.
Un bon distributeur de MFPs ne livrera donc pas seulement des appareils très qualitatifs. Il offrira en plus une solution complète de support client et un point de service pour permettre de résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Lorsque vous évaluez un nouveau MFP, vous devriez donc également vous renseigner sur le service et l‘assistance du revendeur.
Les consommables tels que le toner, etc. sont-ils livrés automatiquement ? Les équipements sont-ils intégrés de manière centralisée (Managed Print Services), est-il possible de les gérer à distance ?
Livrer automatiquement du toner, des tambours d‘imagerie ou d‘autres consommables dépend de chaque fournisseur ou distributeur. Certains fournisseurs proposent des livraisons automatiques basées sur vos consommations ou selon des échéanciers fixés à l’avance. D’autres vous demanderont de commander vos consommables.
Beaucoup de MFP peuvent être contrôlés et administrés à distance. Ce qui signifie que le statut de l’appareil peut être monitoré et que des tâches administratives comme la modification des paramètres ou la gestion des comptes utilisateur peuvent être réalisées depuis un autre site. Cela permet une meilleure réactivité et offre une plus grande efficacité puisque les administrateurs ne sont pas obligés d’être physiquement présents avant d‘intervenir sur un équipement.
Différents niveaux de Managed Print-Services (MPS) sont proposés par les fournisseurs et distributeurs. Ils peuvent englober ou non la gestion des appareils, des consommables et la maintenance, mais aussi la supervision et l’édition de rapports d’impression. Notez que ces services engendrent généralement des coûts supplémentaires, mais ils permettent de faciliter et d’optimiser grandement la gestion d‘un parc de MFPs.
Est-il recommandé de faire appel à un expert pour l’achat d’un nouvel appareil multifonction ?
Oui, clairement. Il est toujours recommandé de faire appel à un expert une fois prise votre décision d‘acquérir un MFP, a fortiori si vous ne connaissez pas les différentes fonctions et options de l’appareil ou si vous n’êtes pas sûrs des services les mieux adaptés à vos besoins. Ce marché n’est pas facile à cerner pour les non-initiés. Prenons les offres des discounters, qui sont certes à première vue très alléchantes, mais qui, au final, se révéleront ne pas être la solution idéale. Vous pourriez le regretter dès la mise en service de votre équipement.
Un expert peut donc vous aider à choisir le MFP le mieux adapté à votre cahier des charges. Il vous donnera des recommandations conformes à vos besoins, dans le respect de votre budget. Grâce à son expertise, il répondra à vos questions et vous aidera à comparer les différents modèles et marques de MFP, ainsi que les services associés.
De plus, un expert va vous faciliter l’ensemble du processus depuis la livraison, l‘installation, la configuration, jusqu‘à la mise en service de l‘équipement. Il proposera également des formations adaptées et prodiguera des conseils sur mesure.
Quelles sont les possibilités de financement pour l’acquisition d’un MFP ?
De nombreux fournisseurs et distributeurs de MFP proposent des options de financement afin de faciliter l’acquisition d’un tel équipement. Les offres peuvent intégrer une grande flexibilité de paiement. Vous y retrouverez différentes options comme le leasing, la location, le financement à faible taux d’intérêt ou l’achat avec paiements échelonnés. Le spécialiste peut également vous assister dans votre demande de financement et vous aider à choisir le meilleur des plans existants et la durée adaptée à votre situation.
Il est important de savoir que les options de financement peuvent différer d’un fournisseur à l’autre et inclure des termes et conditions spécifiques. Il est donc judicieux de comparer les différentes options et de s’assurer que les conditions commerciales n‘aient plus de secret pour vous. Optez également pour un financement correspondant à vos besoins et à votre budget. Les spécialistes de Graphax sont reconnus pour leur grande expérience dans ce domaine et ils se feront un plaisir de vous conseiller.
MFP comme point d’entrée vers la numérisation
Les appareils multifonction sont les outils idéaux pour dématérialiser les processus de travail et mettre en place des flux automatisés. C’est pourquoi il est recommandé d’être conseillé sur les fonctionnalités d’une gestion des documents moderne (DMS) ou de gestion des informations à l’aide de l’intelligence artificielle, en complément à l’évaluation de votre nouveau système d’impression et de copie. Les spécialistes de Graphax se chargeront bien volontiers de cette activité de conseil et vous aideront à répondre à toutes vos questions.