Voici quelques-unes des raisons les plus évidentes pour lesquelles les entreprises et autres institutions devraient mettre en place un système de gestion de l’information :
- Meilleure efficience : un ECM permet aux entreprises d‘identifier, de traiter et de transmettre plus rapidement les données et documents. Soit un réel gain de temps et une réduction du risque d’erreurs. Les collaborateurs peuvent dès lors se concentrer sur leurs activités principales plutôt que perdre un temps précieux à rechercher l‘information.
- Meilleure collaboration : grâce à la gestion numérique de l’information, plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même document sans générer de conflits. Soit une meilleure collaboration au sein de l’équipe et une efficacité accrue.
- Meilleure sécurité des données : une gestion moderne de l’information garantit aux entreprises que le stockage et la protection des informations sont gérés en toute sécurité. La définition des droits d’accès et l’enregistrement de modifications au niveau de chaque document permettent de réduire le risque d’utilisation abusive et de perte de données.
- Gain de place : un avantage immédiat de la numérisation des documents est qu‘il n‘est plus nécessaire de conserver physiquement tous ces dossiers, soit un gain de place conséquent au bureau. La consommation de papier chute en parallèle, avec par là même une incidence positive sur l’environnement.
- Respect de la conformité : les entreprises sont dans l’obligation de répondre à certaines exigences réglementaires, telles que la conservation de données pendant une durée précise. Ces exigences sont facilement satisfaites grâce à la mise en place d‘un ECM puisque l‘archivage des données et des documents peut être paramétré en conséquence, l‘ensemble des informations restant consultable en toute efficacité.
Finalement, les entreprises peuvent acquérir un avantage concurrentiel, rationaliser et optimiser leurs processus opérationnels grâce à l’amélioration de l’efficience, de la collaboration et de la sécurité des données, au gain de place et au respect des exigences auxquelles elles sont soumises.
Quel est le bon timing pour se lancer ? N’est-il pas déjà trop tard ?
Même si aujourd‘hui quelques entreprises sont déjà très en avance dans l‘intégration de la numérisation dans leurs processus opérationnels, un grand nombre de sociétés n’en sont qu’aux premières étapes, voire n’ont pas encore commencé.
La numérisation est une démarche progressive, car il y aura toujours de nouvelles technologies et de nouvelles possibilités à exploiter. L‘objectif n‘est pas de vouloir tout mettre en œuvre d’un coup, mais plutôt de procéder par étapes et de considérer la transformation numérique comme un processus continu.
Faire de la numérisation un standard
Les raisons pour lesquelles certaines entreprises n’amorcent leur transformation numérique que maintenant sont nombreuses. Citons par exemple des infrastructures informatiques limitées, des ressources insuffisantes, voire un certain scepticisme vis-à-vis des nouvelles technologies. Dans de nombreux secteurs cependant, le passage à des processus d’entreprise numériques est déjà considéré comme nécessaire pour rester compétitif.
Pour cette raison, les entreprises ne devraient pas hésiter à amorcer leur transformation numérique afin d‘automatiser et d‘optimiser progressivement leurs processus opérationnels.
Dans ce but, il est nécessaire d’élaborer une stratégie claire qui définira les objectifs et les résultats à atteindre. Le personnel devra également être impliqué afin d’assurer le succès du passage à la numérisation.
Faut-il franchir le pas de la numérisation soi-même ou faire appel à des spécialistes externes ?
En raison de la complexité de la numérisation des processus d’entreprise, il est dans tous les cas judicieux de s‘entourer d‘experts expérimentés. La numérisation exige des connaissances et un savoir-faire spécifiques dans des domaines aussi variés que l’informatique, l’optimisation des processus, l’analyse des données, leur sécurité et leur protection. Il est improbable qu’une entreprise possède en interne toutes ces expertises. Cette approche reste également pertinente lorsqu’une entreprise dispose de son propre service informatique. Les exigences liées à l’automatisation efficace des processus sont vastes et ne se limitent pas à des aspects purement informatiques.
Il est donc judicieux de faire appel à des experts disposant des connaissances spécifiques et de l’expérience nécessaire pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre transformation numérique. Il peut s’agir de consultants externes ou de personnes spécifiquement embauchées pour mener à bien ce projet.
Graphax a mené à bien de nombreuses transformations numériques
Les spécialistes expérimentés de Graphax sont reconnus dans toute la Suisse pour avoir déjà réalisé avec succès des centaines de projets dans presque tous les secteurs d’activité. Ils disposent donc d’une solide expertise en la matière. Ils sont en mesure de s’approprier les processus et chaînes de valeur ajoutée du donneur d’ordre et peuvent ainsi adapter chaque paramétrage afin de répondre à chaque besoin individuel.
En coopérant avec des spécialistes de ce niveau, le client est certain que la mise en œuvre de son projet de numérisation sera implémentée avec efficacité et efficience. Les éventuels risques et défis seront identifiés et surmontés.
Une chose est sûre : le bon timing pour votre projet de numérisation, c’est maintenant !
C‘est la meilleure façon pour les entreprises de se donner encore toutes les chances d‘être dans le peloton de tête demain, car la concurrence bascule déjà au numérique.
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