Technique et facteur humain
Il est dans la nature des choses que l'automatisation des processus soit au premier plan des mesures de numérisation. Mais toute optimisation technique ne doit pas faire oublier les collaborateurs, sinon les avantages nouvellement créés risquent d'être neutralisés d'un autre côté.
Le meilleur moyen d'y parvenir est de faire en sorte que les collaborateurs eux-mêmes en tirent des avantages tangibles dans leur travail quotidien.
Utiliser les avantages à bon escient
La numérisation entraîne généralement une modification du flux de travail en ce sens que les tâches monotones et plutôt stupides sont prises en charge par le système. Les capacités ainsi libérées peuvent être réorientées vers des activités plus intéressantes et plus variées. Le facteur humain prend plus d'importance et les collaborateurs peuvent ainsi mettre davantage en valeur leurs propres atouts dans leur travail quotidien. Il y a à nouveau plus d'espace libre pour les activités créatives. Cela a un effet positif sur la satisfaction et la motivation de tous les participants. Diverses études montrent que cela est aussi très concrètement rentable au sens économique du terme. On peut aussi faire des comparaisons avec d'autres changements dans le monde du travail moderne. Des modèles de temps de travail flexibles aident par exemple à mieux concilier famille et travail. De tels changements sont facilités, voire rendus possibles, par l'utilisation d'ECM, de DMS et de la numérisation.
Impliquer les collaborateurs dès le début
Des termes tels que "automatisation des processus" ont parfois une connotation négative. En effet, la peur de voir son propre poste de travail rationalisé est trop présente. Lors de l'introduction de mesures de numérisation, c'est donc une bonne chose que le personnel soit impliqué dès le départ. Les craintes doivent être dissipées et les possibilités présentées. L'ensemble du projet est positif et, en tant que tel, chaque collaborateur doit en prendre conscience.
Le meilleur moyen d'y parvenir est de prendre en compte les soucis et les besoins dans le travail quotidien, d'aller chercher les collègues à cet endroit et de leur expliquer que les problèmes peuvent être résolus grâce au nouveau flux de travail moderne. C'est ainsi que l'on crée depuis toujours de la motivation et que l'on obtient l'adhésion à des nouveautés considérées au départ avec scepticisme. Il en va de même pour l'introduction de flux de travail numériques.
Lorsque des étapes de travail pénibles sont supprimées et que des processus de travail mal aimés peuvent être déclenchés automatiquement, tout le monde ressent immédiatement la véritable valeur ajoutée.
Regarder vers l'avant
Il est recommandé de ne pas citer d'exemples négatifs si l'on veut mettre en avant quelque chose de positif. Une exception est permise ici. Il est déjà arrivé, non seulement dans des administrations, mais aussi dans des entreprises, que l'on introduise un logiciel obsolète et donc peu coûteux qui, au final, n'a pas facilité le travail des collaborateurs, mais l'a même rendu plus difficile. Il est évident que cela est contre-productif. Il faut toujours se tourner vers l'avenir, surtout dans un domaine aussi prometteur que la numérisation.
Les spécialistes de Graphax
Les collaborateurs de Graphax SA ont déjà mis en œuvre avec succès de nombreux projets de numérisation en Suisse et ont ainsi accompagné de nombreuses entreprises sur leur chemin. Dans le cadre d'un échange étroit, les entreprises sont toujours informées des autres possibilités d'optimisation, même après la réception du projet. Les spécialistes de Graphax SA se réjouissent de vous présenter également des possibilités de numérisation intéressantes.