Booster son savoir-faire n°4 – La concurrence vous devance-t-elle?

Il est fort probable que de nombreux processus d’affaires récurrents y soient automatisés. La « digitalisation » est non seulement un terme courant dans votre secteur d'activité, mais vos concurrents pourraient bien avoir déjà entamé leur transformation. 

Une gestion de contenu d'entreprise, représente un grand pas vers la digitalisation. Nous illustrons ici quelques exemples de solutions ECM intelligemment mises en place. Elles pourraient aider votre entreprise à renforcer sa compétitivité.

Organisation et gestion
La gestion et l'organisation des documents n'ont jamais été aussi faciles qu'avec un système moderne de gestion des contenus. Ne perdez plus votre temps à rechercher une feuille de papier. Saisissez simplement un terme clé et tous les documents y afférents seront répertoriés en une fraction de seconde. Grâce à l'intelligence artificielle, il est désormais possible d’identifier le contenu des documents. Les métabalises permettent de classer les informations par catégorie, comme à l'époque du papier. Avec la différence que l'accès à l’information est d’une facilité déconcertante. Il n'est plus nécessaire d’effectuer des copies, voire un classement en double sur la base d’un autre tri etc. Ce nouveau modèle d'organisation vous fait gagner un temps précieux. 

Accès et utilisation commune
Avec une solution ECM intelligemment mise en place, vous pouvez accéder à vos documents où et quand vous le souhaitez. En outre, vous n'avez plus à vous soucier de partager des informations avec certains utilisateurs. Les autorisations d'accès sont clairement réglementées, documentées et auront été implémentées au préalable. Les réglementations mises en place pour les signatures électroniques et les procédures d'autorisation pour lancer un autre processus s’enchaînent automatiquement et évitent les temps d'attente inutiles.
 
Sécurité et gain d'espace
Les informations pertinentes pour l'entreprise sont précieuses et doivent être particulièrement bien sécurisées. Du coup, l'époque des archives papier et des classeurs bien fermés est révolue. En parallèle, vous gagnez également beaucoup d'espace en gérant vos informations grâce à un ECM. Les données y sont stockées en toute sécurité, en conformité avec la réglementation et sont disponibles à tout moment. Un système ECM ne doit pas nécessairement être installé sur des serveurs dans vos locaux. L'externalisation vers un centre de données physique ou vers un cloud est souvent judicieuse et vous permettra d'utiliser l'espace libéré différemment.

Sauvegarde et récupération des données
Vous craignez de perdre vos données ? Un ECM dispose toujours des derniers systèmes de sauvegarde et de récupération afin que vos données puissent être entièrement récupérées à tout moment. La crainte de perte d’information en cas d'incendie, d'inondation ou d'autres catastrophes fait désormais partie du passé. Des événements tels que les inondations de l'été 2021 montrent combien il est important d’anticiper au plus tôt de telles situations.

Suivi - accès à la vue d'ensemble
Un système de gestion d'entreprise vous permet de tracer chaque activité ou modification d'un document, ou l'accès d'un utilisateur à un fichier particulier, grâce au contrôle des différentes versions d’un contenu. Par exemple, vous pouvez facilement déterminer l'heure à laquelle une personne donnée a consulté un document, et quel appareil a été utilisé pour y accéder. Vous pouvez également savoir si des modifications ont été apportées à l'un des documents et qui les a effectuées. Le contrôle de version identifie les modifications en les implémentant dans de nouveaux fichiers, de sorte que vous pouvez consulter l’historique de n'importe quelle version. La gestion de contenu est intégrée aux courriers électroniques sur demande, ce qui vous permet d'être informé chaque fois qu'une personne se connecte. Un projet ECM ainsi organisé permet d’observer toute l'activité en ligne et veille à ce que chacun travaille avec précision.

Agir au lieu de réagir
Le temps est l'une des ressources les plus précieuses dans le monde des affaires. Grâce à une gestion intelligente de l'information, vous gagnez non seulement du temps, mais vous augmentez également l'efficacité et la motivation des collaborateurs. Surtout, vous pouvez à nouveau vous consacrer de manière proactive à vos clients. Et vous pourriez bientôt avoir une longueur d'avance sur vos concurrents.
 

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