Booster son savoir-faire n°2 - Optimiser son parc d'imprimantes en 4 étapes

Voici les quatre étapes les plus importantes pour optimiser votre environnement d'impression :
 

1. Analysez dans un premier temps vos processus d'impression actuels. 

Tout d'abord, il est important que vous preniez le temps d'examiner vos processus d'impression existants avec exhaustivité et rigueur. En effet, si vous ne maîtrisez pas une vue globale de vos impressions, il vous sera impossible d'identifier vos besoins puis de proposer des améliorations. Nos spécialistes Graphax SA se feront un plaisir de vous conseiller et de vous aider.  

Voici quelques questions importantes sur votre processus d'impression : 

• Quels sont les marques et les modèles de vos imprimantes et photocopieuses ?  
• Combien de personnes utilisent-elles les différents appareils ? 
• Où sont situés ces dispositifs dans le bâtiment ? 
• Quel est votre volume moyen d'impression global et par appareil ?
• Si votre entreprise dispose de plusieurs bâtiments ou sites, quelles sont les solutions offertes par bâtiment ?

2. Maîtrisez vos coûts d'impression

Une fois pleinement évalué vos appareils et leur utilisation, il est temps d’identifier exactement la répartition de vos coûts. Il s'agit notamment de l’inventaire des contrats fournisseurs, des consommables tels que le toner, l'encre et le papier, des contrats de maintenance, des contrats de leasing ou de location pour les matériels, et des différents services.  

De nombreuses entreprises ne maîtrisent pas leurs coûts d'impression. Avec malheureusement souvent des dépenses bien plus élevées qu'elles ne le pensent, voire parfois inutiles. 

3. Quels sont vos besoins réels ? 

Vous savez maintenant quels sont les appareils dont vous disposez, quels sont vos coûts. Examinons à présent les besoins et le comportement des utilisateurs des imprimantes et des photocopieuses - à savoir, les membres de votre équipe !  

Observez avec neutralité et objectivité les matériels que vos salariés utilisent et les raisons pour lesquelles ils le font.  

Par exemple, un salarié peut avoir facilement accès à deux imprimantes différentes. L'une est un « appareil très performant » partagé par plusieurs personnes et situé de l'autre côté de la pièce. L'autre est une petite imprimante de bureau disponible à portée de main.  

Il serait logique que ce salarié préfère utiliser l'imprimante de bureau. Toutefois, ce confort de proximité peut, à terme, engendrer des coûts additionnels considérables. S'il n'existe pas de raison particulière pour qu'un collaborateur ait son imprimante individuelle, investir dans un matériel partagé entre plusieurs salariés est quasiment toujours plus rentable. 

Mais chaque entreprise a ses propres besoins. Commencez par identifier soigneusement les besoins de l'ensemble des membres de l'équipe, puis formez-les aux meilleures pratiques actuelles et vous trouverez la solution idéale qui conviendra à la fois aux salariés et à l'entreprise. 

4. Positionnez le bon équipement à un endroit judicieux 
 

Maintenant que vous avez effectué vos analyses, il est temps d'agir ! « Adaptez » vos imprimantes, c’est-à-dire placez les appareils appropriés à des endroits stratégiques dans le bâtiment. Il est souvent facile d’optimiser l'emplacement de ces appareils dans les bureaux. Dans le cas contraire, des solutions doivent être recherchées en vue d’une meilleure rentabilité.  

Par exemple, vous pourriez avoir un appareil multifonction couleur coûteux dont l’utilisation se limiterait à des travaux d'impression basiques. Remplacez-le par un appareil plus simple - et moins onéreux. Sinon, vous dépensez un budget pour mettre à disposition un service qui ne répond à aucun besoin. 
 
Finalement, en suivant ces quatre étapes toutes simples, votre entreprise fera un premier pas vers l’amélioration de son parc d’impression. Mais pourquoi ne pas être plus ambitieux et aller plus loin grâce à un partenaire OPS (Optimized Print Services) fiable qui maîtrise les règles de l’art du monde de l’impression ? C'est assurément le moyen le plus simple et le plus direct de réduire durablement vos dépenses, d’offrir des appareils et des services les plus récents et d'optimiser les résultats à chaque impression. 

Les spécialistes de Graphax SA se feront un plaisir de vous montrer les possibilités intéressantes qui s'offrent à vous.

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