Efficacité et bonne humeur - un DMS vaut la peine
La numérisation a déjà transformé le monde du travail et des affaires et elle n‘épargne pas les petites et moyennes entreprises. La gestion numérique des documents est au cœur de l‘organisation moderne. L‘introduction d‘un système de gestion des documents peut sembler à première vue un changement conséquent par rapport à l‘archivage papier. Mais une fois mis en place, on ne revient plus jamais en arrière.
Avantages dans les affaires quotidiennes
La gestion numérique intelligente de vos documents et données vous permet d‘accéder à tout moment, rapidement et en toute sécurité, à toutes les informations dans votre entreprise. Qu‘il s‘agisse de modèles de lettres commerciales, de calculs de prix, d‘offres et bien sûr de factures et de bons de livraison ou autres, tout est bien ordonné et disponible. Et tout cela peut même être consulté à tout moment en déplacement.
Les modifications apportées aux documents existants sont rapides et faciles à effectuer et à sauvegarder. Il est également possible de prendre des notes et de faire des remarques. Cerise sur le gâteau : il est possible de savoir quand et par qui les modifications ou les remarques ont été faites.
L‘archivage fastidieux de tous les documents se fait automatiquement avec une gestion électronique des documents. Les paramètres correspondants peuvent être adaptés aux besoins individuels. Et si l‘on a tout de même besoin de quelque chose d‘écrit, une impression est vite faite.
Toutes les informations relatives aux finances à portée de main
Un effet secondaire intéressant de la gestion de l‘information est par exemple la simplification de la collaboration avec le conseiller fiscal. A-t-on tous les documents sous la main ? Où trouver un document manquant ? Ces questions appartiennent au passé. Tous les documents sont enregistrés en bonne et due forme et sont déjà disponibles sous une forme utilisable aussi bien pour l‘agent fiduciaire que pour l‘administration fiscale. Ceux qui le souhaitent peuvent également permettre à l‘agent fiduciaire d‘accéder directement aux domaines correspondants. Cela permet de réduire considérablement, voire d‘éviter, les rendez-vous chronophages pour clarifier certaines questions.
Une charge de travail globalement réduite et une réelle économie de coûts
Il est facile de voir que tous les processus de travail de la gestion des documents peuvent ainsi être énormément simplifiés. Et certaines étapes de travail sont même totalement supprimées. Par exemple, l‘archivage fastidieux avec le classement dans des classeurs, y compris l‘étiquetage, le tri et tout ce qui s‘ensuit. Le potentiel d‘économies tangibles est évident. Et la vie devient nettement plus simple.
Cela se remarque également lorsque quelque chose doit être cherché et ne peut pas être trouvé immédiatement. Les erreurs commises lors d‘une organisation manuelle du classement peuvent entraîner des heures de recherche épuisantes pour les nerfs et faire perdre un temps précieux.
Et puis, il y a le gain de place.
Les armoires à dossiers remplissent parfois des espaces de travail entiers et prennent ainsi beaucoup de place. Combien d‘espace en moins est nécessaire pour le stockage numérique ?
Il n‘est pas nécessaire de ranger les documents après chaque trimestre ou chaque exercice comptable. L‘espace gagné dans le bureau peut être utilisé de manière beaucoup plus agréable. C‘est un véritable avantage, en particulier lorsque les visites des clients font partie du quotidien de l‘entreprise.
Un coup d‘œil sur les processus de travail dans les entreprises et les administrations déjà numérisées le montre clairement : partout où une gestion intelligente de l‘information a été intégrée, les choses se déroulent soudainement plus rapidement et plus efficacement. On a même l‘impression que les collaborateurs sont beaucoup plus motivés. Des processus de travail plus rapides et plus simples présentent donc d‘énormes avantages, et pas seulement d‘un point de vue technique.