1. Montrez l'exemple !
Vous êtes Manager ou Team Leader ? Vous serez la référence que les membres de votre équipe regarderont pour identifier les valeurs et les référentiels de votre entreprise. La collaboration qui se déroule dans votre entreprise sera également perçue selon l’image que vous en donnerez. Il est donc dans l'intérêt de l'entreprise de créer l’environnement qui soutient et encourage cette collaboration. Les employés doivent se savoir écoutés et bénéficier de la liberté de proposer leurs idées. Si la direction dirige l'entreprise sans favoriser le débat, les employés hésiteront à prendre la parole et ne vous surprendront pas avec leurs idées. Si de l’image que vous renvoyez, les employés se font l’idée d’une direction d'entreprise qui ne porte aucune attention à leurs suggestions, les plus talentueux chercheront tôt ou tard une alternative sur le marché du travail.
2. Créez un environnement de travail réellement collaboratif Alors que certaines entreprises parient exclusivement sur des open-spaces, des études montrent régulièrement que ce type d’agencements ouverts ne favorise la collaboration que s'il propose également quelques espaces moins fréquentés et plus confidentiels. Des conversations confidentielles sont toujours nécessaires au travail et requièrent des lieux au calme, des salles de réunion dans lesquels les collaborateurs pourront se retrouver pour avancer sur leurs projets ou pour organiser leurs réunions. Tout est question du bon équilibre entre ces différents emplacements. Finalement, ne pas réussir à s'isoler impacte directement la collaboration et l'ambiance générale au bureau.
3. Communiquez les objectifs de votre entreprise
Que votre équipe de direction connaisse les objectifs spécifiques de l'entreprise ne signifie pas que l’ensemble de vos collaborateurs les maîtrise. Si vos collègues ignorent l’objectif à atteindre par l’entreprise, il leur sera difficile de travailler vers un but commun. Informez les employés des objectifs à court et moyen terme, et indiquez clairement (sans les modifier) les priorités sur lesquelles chacun doit se focaliser. Répondez à toutes les questions que vos employés pourront vous poser. Si vous détaillez les buts à atteindre de manière claire et transparente dès le départ, vous éviterez les éventuelles confusions voire frustrations au sein de vos collaborateurs
4. Stimulez vos collaborateurs
Dans une équipe, il n'est malheureusement pas toujours possible que chacun soit satisfait à 100 % de son poste ou de son environnement de travail. C'est humain. Si, dans votre rôle de supérieur hiérarchique vous décelez un potentiel chez une personne, vous aurez alors l’envie de relever avec elle les prochains défis de l'entreprise. Bien la connaître deviendra alors incontournable. Les gens sont motivés par toutes sortes de choses. C’est le rôle du cadre de consacrer le temps nécessaire à comprendre comment chaque personne fonctionne. Qu'est-ce qui l'inspire ? Quels sont ses atouts et ses faiblesses ? À quelles reconnaissances est-elle sensible ? Au stade individuel, ces réponses vous permettront de stimuler chacun de vos collaborateurs. Ces incitations varient donc d'une personne à l'autre, mais nous pouvons par exemple considérer les primes, les promotions, les postes de direction, les soutiens supplémentaires comme une formation, des félicitations ou tout autre élément comme susceptibles de booster un collaborateur.
5. Inciter votre personnel à prendre des initiatives
Nombreux sont les membres d'équipe à réclamer spontanément de nouvelles responsabilités. Généralement ces collaborateurs se lancent des défis, sont orientées résultats et globalement épanouies dans leur vie personnelle. Si un membre de votre équipe souhaitait gérer un projet, ce serait alors une opportunité à saisir pour lui apporter votre soutien. Certains profils ont dans leur ADN la prise de responsabilité. Et ont souvent un sens aigu de la collaboration. Valorisez les compétences de ces profils en leur facilitant la prise d’initiatives dans le cadre de projets. Il est pertinent de se demander si la personne à la meilleure expertise technique est vraiment le meilleur choix pour le travail à accomplir. Le profil idéal pourrait bien être celui adoptant à la fois une attitude exemplaire et faisant preuve d’une réelle motivation.
6. Partagez les problèmes et discutez des solutions
Rien ne sert de cacher à ses employés les challenges auxquels l’entreprise ou certains de ses projets sont confrontés. Les défis à relever sont le quotidien de toute organisation. Vos collègues le savent. Il est par contre très improbable que seule la direction ou quelques cadres aient la solution à tous ces défis à relever. Il sera clairement bien plus enrichissant de recueillir les différents points de vue et les approches « out of the box » de l’équipe pour identifier de potentielles solutions. Et l’effet sera double pour l’entreprise : les collaborateurs se sentiront également et à juste titre valorisés grâce à leur implication.
7. Instaurez des processus et méthodes de travail explicites
La collaboration entre collègues ou entre services est grandement facilitée dès lors que les processus de l'entreprise sont clairement définis et agiles. Chaque flux de travail sera ainsi traité selon un processus prédéfini. La meilleure façon d'y parvenir passe par la mise en place d’une gestion intelligente de l'information grâce à une solution de « Gestion de contenu d'entreprise », ou ECM (Enterprise Content Management). Le résultat de l’organisation et de l’optimisation des processus ? Les personnes impliquées seront en phase les unes avec les autres pour exécuter un flux de travail avec efficacité. Par exemple, un processus peut documenter l’accueil de nouveaux collaborateurs ou la création d’un compte client. Vous souhaitez en savoir plus sur les nombreuses possibilités offertes par une solution ECM ? Vous trouverez de plus amples informations sur notre site : cf 10 raisons d'opter pour une telle solution.
8. Demandez du feedback
Même si vous disposez de processus bien définis, vous n’êtes pas à l’abri que certains cas de figure ne soient pas couverts. Recevoir des retours d’expérience vous aidera à adapter vos processus de travail de manière ciblée, à la lumière des suggestions reçues de vos collaborateurs. Quoi de mieux pour améliorer l'efficacité que les suggestions des utilisateurs eux-mêmes ? Soyez donc ouvert aux avis de vos collègues afin d'aider votre entreprise à devenir plus créative, plus productive et plus collaborative.
9. Partagez les connaissances
Au sein de l’entreprise, chacun des membres de vos équipes apporte ses forces et ses diverses expertises. Imaginez l’inventaire des possibilités si tout ce savoir était mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs. Le partage des connaissances regroupe leur collecte, leur organisation, leur déploiement et le développement de leur accessibilité au sein d'une organisation. Chaque membre de votre équipe peut contribuer à ce partage grâce à la mise à disposition de ses idées, de ses ressources, de son expertise et bien plus encore. Ces informations peuvent ensuite être rassemblées et ordonnées dans un système auquel tout le monde accédera. Grâce à cette base de connaissances facilement disponible, votre équipe disposera des ressources nécessaires pour travailler avec plus d’efficience et d’efficacité.
10. Mettez en valeur les points forts des membres de l'équipe
La mise en avant des points forts de chacun contribue également à une collaboration fructueuse. Encouragez vos collaborateurs là où ils excellent, offrez-leur individuellement des perspectives de progression et incitez-les à prendre la responsabilité d’activités ou des projets complexes. Formez les collaborateurs particulièrement habiles à devenir des key-users, ils formeront à leur tour leurs collègues. Ainsi, le savoir se partage et l'engagement de chacun s’accroît spontanément.
11. Faites appel à la créativité de chacun
Des tâches répétitives dans des circonstances toujours identiques, dans un même environnement, sans réussite ni succès identifiés aboutiront à la démoralisation de vos collaborateurs. L'engagement et la motivation de chacun s'essouffleront. Lutter contre ce fléau améliorera le niveau de collaboration entre vos collègues. Encouragez la créativité dans la recherche de solutions, lancez des brainstormings, faites de la veille concurrentielle sur les tendances et les nouveaux produits du marché en y impliquant vos collaborateurs, permettez enfin à vos collègues de rassembler toutes ces informations. Elles pourraient bien engendrer des idées surprenantes pour votre marketing ou des stratégies commerciales innovantes de mise sur le marché. Finalement, un tel débat sera une formidable opportunité pour que chaque collaborateur puisse exprimer sa créativité. Vous éviterez ainsi tout risque de voir stagner leur engagement.
12. Utilisez les meilleurs logiciels, adoptez les outils les plus récents
Heureusement, il existe déjà de nombreux outils performants pour améliorer la collaboration entre les équipes et les services d’une entreprise. De la communication à la gestion de projets, sans oublier le partage de connaissances, vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Parmi tous ces outils de collaboration connus, citons par exemple : Slack pour la communication en équipe ; Zoom pour les réunions vidéo de groupe ; Trello pour la gestion de projet ; Helpjuice pour la gestion des connaissances ; Hubstaff Tasks pour le suivi des activités. L'outil incontournable est toutefois une solution qui connecte les systèmes périphériques et plateformes les plus divers, qui consolide toutes les informations pertinentes et les met immédiatement à disposition dans un dashboard unique. C'est exactement la valeur ajoutée d’un système de Gestion de contenu d’entreprise ou ECM (Enterprise Content Management). Grâce au grand nombre de connecteurs déjà développés, il est désormais possible d'y intégrer presque toutes les sources d'information. Vous souhaitez de plus amples informations sur un système de gestion d'information dernier cri ? Contactez-nous !
13. Communiquez les résultats obtenus et les progrès réalisés
Pour les collaborateurs de l'équipe comme pour les groupes projet, il est très encourageant de savoir que leur engagement porte ses fruits, que certaines étapes ont été atteintes. Communiquez toutes les réussites, même les plus insignifiantes. De tels d'indicateurs peuvent, par exemple, fournir des informations sur la satisfaction des collaborateurs, sur les nouveaux leads, sur la croissance du chiffre d'affaires ou sur le trafic du site web. Assurez-vous que les collaborateurs accèdent à ces informations.
14. Rappelez sans cesse la mission de l'entreprise
Si les indicateurs de croissance sont importants, il est tout aussi sensible de partager la mission de l'entreprise pour qu’elle soit connue, accaparée et vécue. Précisez dès le début quelles sont les valeurs de votre entreprise, votre target-group, votre valeur ajoutée pour les clients et quelle est votre vision. Les collaborateurs ont ainsi le sentiment d'avoir une mission qui dépasse largement les simples chiffres. Si vous êtes enthousiasmé par la qualité de la collaboration, votre équipe le sera aussi. Rien n'est finalement plus important pour contribuer à une croissance saine de l'entreprise sur le long terme.
Vous avez maintenant en main ces 14 stratégies pour encourager et développer la collaboration au sein de vos équipes, groupes de projet et départements. Vous pouvez dès maintenant les appliquer, et vous serez surpris de voir que les premiers résultats positifs ne tarderont pas à apparaître.
Bien entendu, il existe d'autres approches intéressantes pour améliorer cette coopération. Les spécialistes de Graphax se feront un plaisir de vous présenter celles offertes par l'optimisation numérique des processus de travail.