Interview avec Luis Teba - Ville de Pully

Pouvez-vous vous présenter à votre tour ?
J’ai commencé à travailler en 1995 à la ville de Pully, j’ai donc aujourd’hui 28 ans de service ! J’ai toujours travaillé au Service informatique et depuis une année, nous sommes devenus le Service des Systèmes d’information (SSI). 

J’occupe le poste d’adjoint du chef de service et j’ai la responsabilité de la coordination des projets et des opérations du SSI En parallèle, j’ai deux autres rôles : 

• Je suis coordinateur d’un centre de compétences qui regroupe une dizaine de personnes dont la mission est de coordonner le système de l’information géographique intercommunal de Pully et de la commune de Belmont-sur-Lausanne. 
• Je suis également coordinateur d’un autre centre de compétences pour la ville de Pully, cette fois dédié à la gestion de projets au sein de toute l’administration. 

Mon rôle dans le projet mené avec Graphax ? En 2014, une réflexion d’uniformisation du parc d’imprimantes multi-fonctions (MFP) et de mise en place d’un système d‘impressions sécurisées (Follow-me) a été lancée. Dès lors, la décision d’ouvrir un nouveau projet a été prise et j’ai été nommé chef de projet pour cette mise en place. Au début 2015, une analyse complète du parc des imprimantes à été réalisée afin de recenser notre parc très hétéroclite de petites imprimantes individuelles et de quelques MFP sous contrat auprès de différentes sociétés. La conclusion et la suite à donner à cette analyse a été claire : partir sur un parc MFP harmonisé pour toute l’administration et les partenaires ainsi que la mise en place d’un système Follow-me. 

Un appel d’offres a donc été lancé pour la mise en place d’un contrat avec un partenaire pour une durée de 5 ans en mode « leasing ». En 2020, il a donc fallu relancer un nouvel appel d’offre car le contrat était arrivé à échéance. Dans ce cadre, nous avons reçu des offres de plusieurs sociétés et c’est finalement Graphax qui a remporté ce nouvel appel d’offre. 

Qu’espériez-vous rejoignant Graphax et quel était votre objectif ?
Nous étions tout d’abord dans l’obligation d’aller de l’avant, car le contrat avec le concurrent se terminait. Ce que nous souhaitions était de développer une bonne relation avec le prestataire qui serait choisi, une relation de confiance avec les bons interlocuteurs. Quant au changement du parc, il s’est avéré assez facile à gérer car les collaborateurs étaient en effet déjà habitués au Follow-me, même si dans certaines entités il a fallu effectuer quelques présentations et formations qui se sont très bien déroulées. Ce que nous attendions était de continuer à travailler avec les fonctionnalités de base déjà acquises avec l’ancien parc, d’avoir une plus grande facilité d’utilisation, d’être en possession d’un logiciel d’administration du Follow-me moderne et facile d’utilisation ce qui a notamment conduit notre choix pour les imprimantes Konica Minolta et la solution de Follow-me SafeQ. 

Pourquoi avoir choisi Graphax ? 
Le choix s’est porté vers Graphax pour différentes raisons, notamment pour l’aisance de l’approche et la facilité de contact avec les personnes qui ont présenté l’offre. Notamment avec Nicolas Akladios : nous avons tout de suite accroché sur cet aspect très pro, très direct, très convivial. Ensuite, citons bien sûr toutes les réponses qui ont été apportées à l’ensemble de nos questions, avec clarté et précision. Par exemple, la solution Follow-me de Safe-Q qui, contrairement à ce qui était précédemment utilisé, s’est avérée être quelque chose de beaucoup plus facile d‘accès et bien plus moderne. Il y a aussi la répartition des  responsabilités entre différents acteurs, que ce soit pour les imprimantes avec M. Lob ou pour SafeQ avec M. Naegele. Nous avons des interlocuteurs bien identifiés et compétents, ce qui apporte de la clarté et de la facilité dans le dialogue. 

Quel est votre degré de satisfaction quant à l’augmentation de l’efficacité ? 
En termes de fonctionnalités, nous avons conservé le même niveau de services de base : scans, copies et impressions. En termes d’efficacité par contre, le plus est notamment l’utilisation du pilote d’impression mis en œuvre par Konica Minolta. Nous avons ainsi pu créer et prédéfinir facilement toutes les configurations types nécessaires à toutes nos activités de scan, copies et impressions, élément que les utilisateurs finaux apprécient beaucoup. Quant à la solution SafeQ de YSoft, nous avons ici un logiciel très convivial dont on arrive à bien s’approprier les fonctionnalités. Avec l’aide de M. Naegele, très compétent dans le domaine, nous réussissons à créer des configurations assez particulières qui apportent une réelle valeur ajoutée aux utilisateurs finaux. 

Quel a été le plus grand défi lors de la mise en œuvre du projet ? 
Le SSI a repris la gestion complète de l’infrastructure informatique de l’EMS de la Fondation Pré Pariset à Pully, qui est devenu un nouveau partenaire. Dès lors, ils étaient équipés de petites imprimantes individuelles et de deux MFP sur deux sites géographiques distincts. Un des défis a été de convaincre les utilisateurs finaux de l’intérêt d’avoir une solution centralisée d’impression Follow-me. Ceci a pu être réalisé grâce à la Direction de la fondation qui était convaincue d’un tel système. 

Quelles sont les évolutions possibles et/ou envisagées ? 
Aujourd’hui nous utilisons une solution de gestion électronique de documents (GED) depuis déjà quelques années à satisfaction dans toute l’administration. Dans ce cadre et notamment dans la mise en place de processus et de workflows, des synergies entre le parc MFP actuel et notre solution GED pourraient être étudiées et le cas échéant, être prises en compte.

Téléchargement PDF