Pour fidéliser les clients, l’ensemble du flux d’information doit être traité rapidement et correctement : depuis l’ouverture d’un compte aux demandes de prestations de services, en passant par les renouvellements de contrats, les paiements des factures jusqu’aux réclamations. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. C’est pourtant possible grâce au traitement numérique du courrier entrant. La valeur ajoutée est précisément là où le problème se pose, lors de l’arrivée du courrier papier et électronique dans votre entreprise.
La boîte de réception numérique : moderne, intelligente et conviviale
Récemment, la « boîte postale numérique » n’était qu’une simple solution dans laquelle tous les messages entrants étaient convertis sous forme digitale, puis transmis par voie électronique aux destinataires concernés. Au sens propre du terme, ce processus correspondait à un simple scan, sans rajout d’informations pertinentes relatives au contenu des documents.
Aujourd’hui, le traitement numérique du courrier entrant offre bien plus. Le logiciel de gestion des documents analyse le contenu numérisé. Il en extrait les informations pertinentes pour les acheminer vers le destinataire ou vers le processus approprié. Du coup, il devient aisé de répondre à l’exigence des clients ou des partenaires commerciaux de recevoir des documents numériques comme des factures.
Cette gestion avant-gardiste de l’information devient indispensable pour la gestion de tous les documents entrants et sortants d’une organisation résolument moderne et tournée vers l'avenir. Ainsi, une boîte de réception numérique peut révolutionner la réception, le traitement et le partage des informations de votre entreprise.
Elle joue un rôle essentiel dans votre transformation numérique, et permet aux processus aval d’accéder aux informations pertinentes pour toujours plus de précisions.
Comment le courrier entrant trouve-t-il lui-même son chemin ?
Par la fusion du courrier et des e-mails, les documents papier, y compris leurs annexes, sont scannés et classés. L’ensemble de ces différents contenus est ainsi analysé dès sa réception et est ensuite automatiquement remis au collaborateur identifié.
Ainsi, les factures reçues vont directement au service comptable, et les appels d’offres au service commercial. Des identifiants clés comme le numéro de client, le numéro de commande, le code postal ou tout autre segment similaire, sont recherchés.