Chaque jour, votre entreprise est inondée par un flot de factures entrantes. De la distribution aux services concernés à l’approbation et au paiement, c’est un processus qui prend du temps et qui est souvent sujet à des erreurs. Avec le traitement numérique des factures entrantes, vous pouvez désormais compter sur une solution optimale !
- Les données sont enregistrées dans toute l’entreprise. Les documents en provenance de diverses sources sont stockés de manière centralisée dans un système, indexés et affectés à des fichiers numériques.
- Toutes les informations sont gérées de manière centralisée sur un système ECM (gestion des documents). De cette façon, tous les employés ont accès au même niveau d’information.
- Toutes les informations et tous les fichiers numériques sont stockés dans des endroits définis et conservés en toute sécurité.
- Les informations peuvent être extraites, par exemple, sous forme d’impression depuis l’appareil multifonction, depuis l’ordinateur ou un téléphone portable.
- Tous les fichiers numériques sont archivés pour répondre aux exigences légales et les connaissances sont conservées dans les archives (gestion des documents).
Plus transparent, plus rapide, plus économique
Grâce à la gestion numérique des factures, vous pouvez saisir toutes les factures entrantes et vous assurer qu’elles sont toutes cartographiées dans votre système. Tous les détails pertinents de la facture, tels que le numéro de facture, sont automatiquement traités, vérifiés et enregistrés à l’aide de la reconnaissance de texte et d’algorithmes intelligents. Cela signifie que toutes vos factures sont stockées en toute sécurité et peuvent être consultées à tout moment depuis votre poste de travail. En outre, toutes les factures saisies sont immédiatement transmises aux services compétents.
Les solutions de traitement des factures offrent une intégration sans stress avec les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) existants. Les principaux avantages du processus numérique sont le traitement automatisé des factures, la réduction des erreurs ainsi que le temps de traitement plus court des factures et la diminution des coûts de traitement des factures. Grâce aux solutions de capture et de gestion des documents, toute entreprise peut désormais profiter de l’automatisation du traitement des factures dans la comptabilité fournisseurs.
Plus important encore, les solutions de traitement numérique des factures réduisent les erreurs, assurent la transparence et éliminent les goulets d’étranglement opérationnels - tout en étant conformes. Que les factures arrivent à votre entreprise sous forme papier ou sous forme de pièces jointes à un courriel, une solution d’automatisation saisit, organise et livre ces factures avec des options complètes de flux de travail et d’acheminement