Know How Booster 20 - La stratégie de numérisation idéale

Avoir une vue d'ensemble et procéder par étapes
Bien entendu, la conversion ne doit pas perturber sérieusement l'activité commerciale en cours. Par où commencer alors ? Une bonne pratique consiste à mettre en place un système de gestion des documents (GED). Il est alors possible d'agir sans avoir à intervenir dès le début dans les processus en cours. Les contrats, les formulaires, les relevés et tous les types de documents peuvent être numérisés sans que les structures habituelles ne soient affectées. Ce n'est que lorsque tout est "en ordre" que la conversion proprement dite peut avoir lieu. Il est judicieux de prendre en compte de manière proactive l'archivage sous la forme d'un dépôt de documents numériques.

Une approche judicieuse peut par exemple être la suivante :
Mise en place d'un GED, indépendamment de l'activité commerciale en cours, donc pas de risque et possibilité de familiariser le système et les collaborateurs en toute tranquillité.

Classement numérique des documents
L'archivage et le stockage numérique de documents sont des solutions idéales pour débuter, car les éventuelles difficultés initiales n'entraînent généralement pas de dommages significatifs pour les activités commerciales directes.

Gestion des documents numériques
Reprise de tous les documents nécessaires au fonctionnement courant dans le GED. Celui-ci fonctionne déjà avec succès et va maintenant être progressivement étendu.

Intégration de processus numériques
Lorsqu'un système de gestion des documents est mis en place, l'intégration des processus numériques est beaucoup plus facile que sans cette base. Non seulement les collaborateurs ont déjà pu assimiler les nouveaux systèmes et méthodes de travail, mais tous les documents nécessaires aux processus de l'entreprise sont déjà disponibles sous forme numérisée.

Selon la structure de l'entreprise et le secteur d'activité, l'ordre judicieux de la numérisation progressive peut être très différent. Une stratégie optimale peut éventuellement se passer d'interruptions des activités courantes. Les changements techniques concernant le matériel et les logiciels, peuvent être entrepris pendant les périodes de fermeture de l'entreprise, et les formations des collaborateurs peuvent être organisées auparavant.

Dans ce cas, il est préférable de planifier suffisamment tôt les prochaines étapes de la mise en œuvre. La conversion du secteur d'entreprise A a-t-elle des répercussions directes sur le fonctionnement du secteur d'entreprise B ? Les deux doivent-ils être convertis en même temps ou une approche progressive est-elle possible ?

Les interfaces des différents systèmes ne sont pas négligeables. Les logiciels utilisés dans le processus de production sont certainement différents de ceux utilisés dans la comptabilité, etc. Néanmoins, tous les systèmes devraient être compatibles entre eux.

Il peut également être judicieux de coopérer avec des partenaires commerciaux. Selon le secteur, les liens peuvent être très étroits, par exemple dans la logistique, la gestion des commandes, le traitement des expéditions et des commandes et, en fait, partout où un échange intense de données détermine les activités quotidiennes.

En résumé simplifié, l'intégration des processus numériques peut se présenter ainsi :

Numérisation des processus
Numérisation progressive des différents processus indépendamment les uns des autres, suivie de la mise en relation des différents secteurs de l'entreprise.

Automatisation des processus
En cas de succès, l'automatisation des processus appropriés peut ensuite être entreprise. Ici aussi, il est judicieux d'automatiser d'abord certains domaines et, lorsque tout fonctionne, de les relier entre eux lorsque cela s'avère judicieux et efficace.

Limiter les problèmes inattendus
Tant que l'on se trouve en phase de test, il est généralement toujours judicieux de ne numériser que des domaines isolés les uns après les autres. Ainsi, les problèmes inattendus n'ont qu'un impact limité et peuvent être résolus plus facilement.

Complexe, mais soluble avec les bons spécialistes
Ce qui semble compliqué à première vue peut être très rapidement classé et évalué en conséquence avec les bons spécialistes. Les spécialistes de Graphax SA ont déjà mis en œuvre de nombreux projets de numérisation dans des entreprises suisses et se tiennent également à votre disposition pour répondre à vos exigences professionnelles.

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