Malgré cela, de nombreux documents, tels que des factures et des bons de livraison, arrivent chaque jour dans l‘entreprise sous forme physique. Ces documents doivent être scannés, indexés et stockés de manière appropriée. De même, les informations fournies doivent être lues. Concrètement, cela signifie, par exemple, que dans le cadre des activités quotidiennes, les fichiers PDF doivent être ouverts, éventuellement édités et finalement classés à nouveau. Cela ne se passe pas toujours sans problèmes techniques. Pour cela, il faut en outre un logiciel sous licence pour chaque poste de travail et, bien entendu, du personnel formé à cet effet.
La plupart des entrepreneurs savent qu‘à plus ou moins long terme, ces informations devront être gérées de manière adéquate afin de ne pas perdre complètement la vue d‘ensemble. Or, toutes les entreprises ne disposent pas des ressources humaines et financières nécessaires pour mettre en place à court terme une gestion de l‘information à grande échelle et l‘exploiter ensuite avec succès. Les solutions de GED courantes contiennent de nombreuses fonctionnalités, mais de nombreuses PME n‘en ont besoin que de quelques-unes, surtout au début de la numérisation. Cette grande complexité des solutions fait encore peur à de nombreuses PME. En effet, elles doivent continuer à se concentrer sur leurs activités quotidiennes. Un DMS doit les aider, mais ne doit pas mobiliser des ressources excessives.
C‘est précisément là que les avantages d’IPA-Suite entrent en jeu. Ce progiciel a été conçu exactement pour le segment des petites et moyennes entreprises par l‘entreprise allemande IT-SCOM GmbH. Une fois installée, IPA-Suite peut accompagner l‘entreprise dans son développement, pour grandir avec elle. IPA-Suite est donc évolutive et peut être facilement étendue de manière modulaire.
Marco Uffelmann (directeur général d‘IT-SCOM GmbH) déclare à ce sujet : „Les PME ont besoin d‘un DMS dont le prix et la valeur ajoutée de la solution sont en rapport avec la rentabilité. L‘accent doit être mis sur la facilité d‘utilisation. Cela n‘a aucun sens d‘investir dans un système surchargé dont la plupart des fonctionnalités ne sont pas utilisées. L‘intégration et la mise en service doivent également être possibles sans un grand service informatique“.
Que contient exactement IPA-Suite ?
Cette solution globale se compose de trois applications : une solution moderne de processus de numérisation, un traitement complet des PDF et un système complet de gestion des documents (DMS). Tous les modules individuels sont très intuitifs à utiliser et s‘expliquent presque par eux-mêmes. L‘effort de formation est limité, surtout en comparaison avec d‘autres solutions très complexes. L‘intégration est rapide et se fait en très peu de temps.
IPA-Suite apporte une nette valeur ajoutée à l‘utilisateur.
Lors d‘une requête, les informations nécessaires sont immédiatement disponibles. La recherche et la découverte d‘informations, de données et de documents sont très simples. Le transfert des informations souhaitées vers les systèmes plus avancés est rapide et précis. La collaboration au sein de l‘équipe s‘en trouve drastiquement simplifiée. Cela se traduit par un gain de temps massif dans l‘ensemble du processus de traitement des documents. Les temps d‘attente compliqués et les demandes de précisions fastidieuses appartiennent au passé. Les documents peuvent être ouverts et traités très facilement grâce aux outils intégrés. L‘achat supplémentaire d‘outils PDF séparés ou même de programmes graphiques n‘est pas nécessaire.
Quel est l‘investissement à prévoir ?
Avec ce progiciel, les investissements sont très limités, surtout si l‘on considère les solutions DMS des concurrents, qui regorgent de fonctionnalités. Outre la phase d‘installation, l‘exploitation de IPA-Suite est facturée par utilisateur et par mois. En Suisse, elle est distribuée par l‘entreprise Graphax SA. Les spécialistes recensent les besoins du client, indiquent le potentiel d‘optimisation et finalement établissent une estimation des coûts. De plus amples informations sont disponibles sur le site Internet de l‘entreprise Graphax : www.graphax.ch/ipa-suite