La vision d‘un groupe sans papier a fait de nombreux adeptes, notamment dans les grandes entreprises. Mais dans la réalité, ni la pandémie ni la technologie n‘ont réussi à évincer complètement les imprimantes des bureaux et des entreprises. C‘est une raison suffisante pour considérer la question „Pourquoi imprimer encore ?“ de manière un peu plus nuancée. Découvrez pourquoi une infrastructure d‘impression moderne est d‘autant plus importante aujourd‘hui.
Une entreprise entièrement sans papier :
Les arguments en sa faveurA première vue, la vision d‘une économie entièrement sans papier semble non seulement judicieuse et réalisable, mais aussi inévitable. En effet, ce que l‘on entendait il y a quelques années plutôt de la part de start-ups branchées ou d‘entreprises modèles progressistes fait aujourd‘hui l‘objet d‘un large consensus dans tous les secteurs, toutes les branches et toutes les tailles d‘entreprises.
Préserver les ressources et réduire les coûts est plus important que jamais.
L‘une des principales raisons de renoncer aux impressions est d‘économiser les ressources. Le changement climatique, les problèmes de la chaîne d‘approvisionnement, l‘inflation et les crises le montrent : Personne ne peut plus se permettre d‘utiliser les matières premières avec négligence. Réduire le nombre d‘impressions permet sans aucun doute d‘économiser beaucoup de bois et d‘énergie. Des économies sont également réalisées dans la chaîne de processus plus large, par exemple lorsque le courrier est distribué sous forme numérique plutôt qu‘en centaines de milliers d‘exemplaires.
Même les autorités renoncent au papier
Depuis longtemps, les services fiscaux, les bureaux d‘immatriculation et d‘autres administrations ont également commencé à miser, du moins en partie, sur des processus sans papier, des signatures numériques et la communication en ligne. Car ici aussi, le constat s‘est imposé : Moins de papier gaspille moins de ressources et produit moins de déchets. Dans d‘autres pays européens, comme les États baltes, les autorités sont même déjà bien plus avancées et ont entièrement numérisé de nombreux processus.
Les clients B2B et finaux veulent des solutions numériques
Aujourd‘hui, les groupes cibles sensibles à l‘environnement ne sont plus les seuls à attendre des solutions numériques : Celui qui ne met pas aujourd‘hui à la disposition de sa clientèle une facture dématérialisée ou un portail en ligne, perd rapidement pied et passe pour un retardataire. En effet, à chaque fois qu‘une lettre arrive dans la boîte aux lettres, nombreux sont ceux qui regardent d‘un œil critique les coûts engendrés et les ressources consommées.
Pourquoi imprimer encore ?
Il semble qu‘il n‘y ait pas d‘autre solution que de passer à une entreprise entièrement sans papier. D‘autant plus que les solutions modernes de cloud computing permettent de traiter des documents en commun et d‘accélérer ainsi sensiblement les processus. Mais malgré tout cela, les systèmes d‘impression multifonctionnels existent encore au bureau. Et ils sont utilisés quotidiennement. Non pas par lassitude technologique ou paresse du progrès, mais pour de nombreuses bonnes raisons.
Les solutions sans papier se heurtent littéralement à des limites
Dans un avenir prévisible, il y aura toujours des cas où un processus sans papier s‘enlisera ou ne sera tout simplement pas possible. Par exemple, lorsque des documents médicaux sont envoyés à des personnes âgées qui n‘ont pas accès à une boîte aux lettres électronique. Lorsque l‘acceptation par le groupe cible fait défaut. Ou lorsque le cadre juridique impose le format papier. Mais aussi dans des situations profanes : par exemple chez les transporteurs qui acheminent du fret à l‘étranger. Dans ce cas, il n‘existe tout simplement pas de formats internationaux uniformes pour les documents de transport numériques. Dans ce cas, les documents imprimés accélèrent le processus, car les chauffeurs*, le dispatching et les clients* s‘épargnent l‘attente inutile d‘une longue clarification avec la douane.
La numérisation est rentable - en cas de nombre élevé de cas
Une impression ne peut pas seulement réduire les barrières de communication dans certains cas - elle peut aussi être la solution courte et rapide. C‘est le cas lorsque la numérisation d‘un processus n‘est pas (encore) rentable. En effet, même avec une solution intuitive „out-of-the-box“, le passage à un processus numérique implique un certain investissement en temps. Toutefois, certains processus sont si rares que la numérisation prendrait plus de temps que l‘impression, le remplissage et l‘envoi sporadiques d‘un formulaire. De manière réaliste, une numérisation complète reviendrait donc à gaspiller l‘une des ressources les plus importantes : la main-d‘œuvre. Ceux qui connaissent le principe de Pareto savent qu‘une entreprise numérisée à 80 % a peut-être gagné en efficacité par rapport à une entreprise qui consacre beaucoup d‘énergie à la numérisation des plus petits processus - et qui n‘atteint pourtant pas son objectif de 100 %.
Le papier reste patient, flexible et durable
Les collaborateurs d‘un groupe entièrement dématérialisé rencontreraient toujours des problèmes lorsqu‘il n‘existe tout simplement pas de solution numérique pour une exigence spécifique. Il n‘est pas question d‘attendre des jours ou des semaines pour la mise en œuvre - il est souvent nécessaire de réagir à court terme. Il ne sera donc jamais possible d‘éviter de „mettre sur papier“ des résultats de manière rapide et flexible. Et il n‘existe pas non plus de substitut numérique à un autre atout du papier : les impressions permettent de conserver les informations à tout moment pendant plusieurs siècles - sans avoir besoin de lecteurs séparés. Le papier révèle toujours des informations - sans électricité ni Internet, au quotidien comme en cas d‘urgence. Même lorsque les supports de données ne sont plus lisibles depuis longtemps. En outre, le toucher du papier crée un lien, peut encourager la créativité ou exprimer l‘estime.
Vers une entreprise sans gaspillage
On le voit : l‘entreprise 100 % sans papier est un objectif plutôt idéaliste. D‘un point de vue réaliste, il faut imprimer aussi peu que possible et seulement autant que nécessaire - chaque fois que le papier est la solution la plus économique et la plus judicieuse. Pour cela, l‘infrastructure d‘impression de l‘entreprise doit fonctionner avec une efficacité maximale et s‘intégrer parfaitement dans les processus en tant qu‘interface entre le monde numérique et le monde analogique. Le véritable objectif est donc de devenir une entreprise sans gaspillage !
Modernisation du parc d‘imprimantes dans le cadre de la poursuite de la numérisation
La modernisation du parc d‘imprimantes du groupe ne permet pas seulement d‘accroître l‘efficacité et de réduire le gaspillage de papier, d‘énergie et de ressources. En effet, les systèmes multifonctionnels modernes peuvent jouer un rôle clé dans la poursuite de la numérisation, dans le cadre de flux de travail documentaires automatisés. Le courrier entrant numérisé peut être directement analysé par un système ECM, archivé et transféré dans un processus ultérieur, par exemple pour le traitement des factures ou l‘approbation. Votre parc d‘imprimantes constitue ainsi l‘interface entre le monde analogique et le monde numérique. Que les informations soient disponibles sous forme d‘impression ou sous forme numérique ne fait plus aucune différence.
Nous vous aidons à poursuivre la numérisation
Réduire les coûts d‘impression, augmenter l‘efficacité, automatiser les processus et numériser les entreprises - Konica Minolta vous aide à le faire depuis des décennies. Profitez de notre expertise dans la poursuite de la numérisation : nous vous conseillons loyalement et d‘égal à égal. Pour que vous fassiez avancer la transformation numérique avec mesure et que vous n‘éliminiez pas le matériel sans discernement sur le chemin d‘un groupe sans gaspillage. Nous considérons vos systèmes d‘impression comme faisant partie de votre infrastructure informatique, nous remettons en question de manière critique les scénarios d‘utilisation et nous mettons en place des solutions qui vous permettent de vous positionner de manière optimale. En tant qu‘entreprise numérisée avec des points de contact tangibles.
Comment optimiser l‘infrastructure d‘impression au sein d‘un groupe ?
- Certaines étapes sont essentielles pour adapter l‘environnement d‘impression aux méthodes de travail modernes et aux équipes hybrides des grandes entreprises.
- Conseil pour la planification et l‘optimisation de la flotte : sur la base d‘une analyse approfondie des besoins, vous adaptez l‘utilisation du nouveau matériel et du matériel existant de manière optimale aux besoins et au comportement de vos collaborateurs.
- Surveillance de l‘utilisation du matériel : une solution d‘Enterprise Print Management vous montre qui imprime et combien, et si les systèmes d‘impression sont utilisés de manière optimale. Vous identifiez ainsi des potentiels d‘économie supplémentaires en cours d‘exploitation.
- Sécurité de votre infrastructure d‘impression : votre infrastructure d‘impression doit également être protégée contre les cyber-attaques et respecter les directives telles que le RGPD. Les contrôles d‘accès, la protection antivirus et le cryptage des disques durs vous permettent de protéger les informations de l‘entreprise contre les risques.
- Solutions d‘impression en nuage : Avec Cloud Print, vous faites l‘économie de l‘infrastructure classique de serveur d‘impression et permettez en même temps l‘impression mobile depuis n‘importe où. De nombreuses solutions de gestion de l‘impression sont déjà disponibles en mode SaaS.
- Services à distance : Les systèmes d‘impression modernes peuvent être surveillés et entretenus via Internet - de la notification du toner à la mise à jour du firmware en passant par le dépannage. Les pannes de système deviennent une exception exotique et le personnel de service travaille sans se déplacer et avec un minimum d‘efforts.