Les outils de collaboration permettent par exemple plus d’efficacité dans votre communication, de télétravailler avec succès, de partager de nouvelles idées, ou encore de suivre des projets. Plus votre entreprise déploiera tôt ce type d’outils, plus elle en tirera des avantages sur le long terme, accroîtra sa productivité et ses performances et améliorera les relations de travail entre collègues.
Voulez-vous accroître la productivité de votre entreprise ?
En augmentant les accès et la disponibilité des outils de collaboration dans votre organisation, vous gagnerez en efficacité au sein de votre équipe et obtiendrez de meilleurs résultats.
Vous recevez trop d’emails ? Votre boîte de réception est pleine à craquer ?
Vous avez reçu le même fichier dans cinq versions différentes ? Vous avez du mal à savoir d’emblée quelle version utiliser ? C’est encore, hélas, la réalité dans de nombreuses entreprises. Selon une enquête menée auprès des sociétés, 23 % des employés estiment que les emails nuisent à leur productivité. Le temps consacré à leur gestion représenterait même 28 % du temps de travail total.
Ces emails ont révolutionné la communication (qu’elle soit personnelle ou professionnelle) et la facilitent, cela ne fait aucun doute. Mais bien souvent, une messagerie instantanée segmentée par projet s’avère beaucoup plus pratique. Contrairement aux emails, elle vous permet de faire l’impasse sur les formules de politesse comme « Bonjour », « Cordialement », etc.
Une messagerie instantanée vous invite à échanger avec vos collègues, fournisseurs et clients à l’image d’un chat Facebook ou de SMS, avec des messages plus courts et immédiats. Les émojis, gifs, images et fichiers peuvent également enrichir les échanges à l’envie.
Garder une vue d’ensemble à chaque instant.
Avez-vous un doute sur l’état d’avancement des projets de votre équipe ? Ou sur la répartition des responsabilités ? Où en êtes-vous ? Les activités prioritaires ont-elles été effectuées ? Des problèmes ont-ils été identifiés au sein des projets ? Les délais sont-ils tenus ? Plus le nombre de collaborateurs actif sur un même projet est élevé, plus il est difficile de garder une vue d’ensemble exhaustive.
Une collaboration intelligente
Les outils de collaboration peuvent relever ce défi : ils cartographient chaque étape d’un projet et en donnent un accès transparent. C’est un avantage inestimable en termes d’efficacité, par exemple pour alimenter les outils d’aide à la décision de la direction.
Identifier les données pertinentes ?
Partager les bonnes informations avec toutes les personnes concernées est un art. En effet, savoir quelle version d’un document est la plus récente et quelles sont les données avec lesquelles il faut travailler prend vite des allures de défi. Pourtant, un outil disponible sur le cloud vous permet d’accéder aux dernières versions des documents de n’importe où et de rester toujours à jour. Et ce, quand vous le souhaitez et autant de fois que nécessaire.
Éviter les erreurs
Avec les nouveaux outils collaboratifs, vous gagnez du temps, évitez les activités inutiles, les doublons et réduisez ainsi automatiquement le taux d’erreur dans l’entreprise.
Une sécurité accrue
Si vous avez accès à des données sensibles dans le cadre de vos responsabilités, vous connaissez les conséquences d’une faille dans la protection des informations. Ainsi, des emails contenant des données sensibles peuvent être accidentellement envoyés à une mauvaise personne, ne pas être reçus, voire finir dans les spams.
Alors qu’un outil de collaboration en ligne vous donne un contrôle total sur les personnes qui ont accès à ces données. Vous pouvez en effet définir des autorisations qui limitent la visualisation d’un document ou l’accès d’un ensemble de fichiers à certaines personnes/équipes. Les principaux éditeurs appliquent également des normes de sécurité strictes à leurs logiciels afin d’en prévenir tout piratage.
Réduire le nombre d’outils
Vous avez certainement mis en place de très bons outils utilisés au quotidien : un logiciel comme Excel pour traiter les demandes de congés, un créateur d’enquêtes en ligne comme Survey Monkey ou une application de productivité comme Todolist pour gérer vos tâches, pour ne donner que quelques exemples. Mais avec quel appareil chacun de ces outils est-il compatible ? L’ordinateur, le notebook ou le smartphone ? Auriez-vous encore oublié vos données de connexion spécifiques à l’un de ces outils ? Difficile de ne pas s’y perdre.
Et si seulement tout était regroupé dans un même endroit ? Avec un outil de collaboration, une seule connexion vous permet d'accéder à tous vos outils et à toutes vos données. En bonus ? Vous n’avez plus à saisir qu’un seul mot de passe.
Augmenter sa productivité à l’aide des bons outils
Des recherches ont montré que les outils de collaboration peuvent améliorer l’efficacité des équipes jusqu’à 20 %, soit la garantie d’une collaboration plus efficace sur le lieu de travail. L’une des principales raisons est que tous les employés, fournisseurs ou autres acteurs impliqués peuvent accéder facilement et en un seul endroit à toutes les informations voulues. Le temps de recherche s’en trouve ainsi largement réduit.
Un outil de collaboration intelligent - l’ami du chef de projet
Qu’est-ce qui empêcherait un chef de projet de dormir ? Ne pas savoir si le prochain point de passage critique sera atteint dans les temps ? La réponse de l’un de membres de l’équipe sera-t-elle bien reçue ? La peur de rater quelque chose qui est pourtant juste sous son nez ? Il dispose de toutes les informations voulues dans la documentation projet, mais ce suivi est fastidieux et chronophage. Les chefs de projet doivent consacrer le temps nécessaire, chaque jour, à vérifier l’état d’avancement des activités, à veiller à la bonne communication des informations, et à répondre aux attentes des clients. Ces trois responsabilités monopolisent tellement leur énergie qu’ils sont contraints de délaisser d’autres activités. Gérer un projet ne sera jamais un jeu d’enfants. Mais les chefs de projet peuvent dorénavant éliminer une partie de cette complexité en optant pour un outil de collaboration spécifique en temps réel et basé sur le cloud.
A contrario, lorsque l’accès aux informations importantes est réparti sur plusieurs plateformes, les messages peuvent facilement se perdre et les collaborateurs rater des mises à jour importantes. Ils ne peuvent travailler correctement s’ils s’appuient sur des communications décousues et incomplètes, ce qui les obligeront à tenter de reconstituer eux-mêmes la vision d’ensemble. Les entreprises ont finalement besoin d’une solution centralisée qui enregistre les échanges importants et regroupe la communication dans un endroit accessible à tous et à tout moment.
Les outils de collaboration permettent ainsi une communication transparente et sans écueils. Ils offrent des fonctions de recherche faciles à utiliser pour améliorer la communication interne et la satisfaction des employés, sans bien sûr oublier les exigences de conformité.
Conclusion
Les outils de collaboration intelligents de dernière génération facilitent la communication entre collègues et équipes, avec les fournisseurs et même les clients. Les flux de travail deviennent plus efficaces, plus rapides et la qualité globale s’en trouve ainsi automatiquement améliorée. Les personnes concernées sont plus motivées, elles prennent plus de plaisir à travailler et le niveau de satisfaction client augmente.