Booster son savoir-faire n°6 - Comment Optimized Print Services peut soutenir la transformation numérique de votre département finance !

Optimized Print Services en soutien

Il n’est pas toujours évident de savoir ce que signifie réellement la transformation numérique et quel impact elle a sur sa propre entreprise.

Une définition possible est de considérer la transformation comme un processus holistique dans lequel les activités et les modèles d’entreprise sont redéfinis afin de pouvoir utiliser la technologie numérique de manière optimale, de sorte que le client et ses besoins soient toujours au centre.

Cela peut signifier, par exemple, l’utilisation de logiciels et de services de veille économique pour identifier les opportunités commerciales et tirer parti des tendances. La puissance de la technologie numérique change la façon dont les équipes travaillent ensemble, simplifie et accélère les processus et réduit les coûts.

Transformation de l’entreprise par la transformation des flux de travail

La transformation numérique peut également signifier la modification des flux de travail de sorte que les anciens processus papier ne soient pas seulement numérisés, mais que des processus entiers soient déclenchés et traités de manière entièrement automatique. Les documents sont scannés, numérisés, les informations sont lues et interprétées et évaluées en conséquence. Grâce à l‘intelligence artificielle, les dossiers sont triés en fonction de leur pertinence et sont disponibles en temps réel. Les processus d’approbation, tels que les approbations de paiement, sont automatiquement envoyés aux responsables respectifs et peuvent donc être réalisés beaucoup plus rapidement. Ce n’est que l’un des nombreux avantages d‘une numérisation habile ; presque toutes les exigences peuvent désormais être mises en œuvre numériquement.

Partout où l’on travaille, des erreurs se produisent

Et oui, cette déclaration est tout à fait correcte, compréhensible et extrêmement humaine. Malheureusement, les erreurs coûtent généralement aussi de l‘argent. L‘introduction de flux de travail numériques, l’automatisation et l’optimisation de la coopération, la transmission rapide des cas d‘affaires, les procédures de lancement simplifiées et les spécifications définies des processus réduisent considérablement le taux d‘erreur et augmentent massivement la productivité. Il s’agit d’une véritable valeur ajoutée, notamment dans les départements Finance et Comptabilité, où les domaines du droit, de la sécurité et de la conformité sont très importants.

Progresser, c‘est aussi repenser

On a parfois l’impression que la transformation numérique est une grande fête à laquelle seul le département Finance ne veut pas participer. Cela est compréhensible, car ce sont précisément ces employés qui, depuis des décennies, sont exhortés à classer le plus grand nombre possible de documents sous forme physique, en double et en triple exemplaire, à faire des copies de sauvegarde et à travailler à tout moment de manière à éviter les audits, en tenant toujours compte de toutes les réglementations internes et légales. Aujourd‘hui, il semble que le changement de paradigme consiste à numériser l’information une fois, à réaliser l’ensemble de la transaction commerciale avec ces données et à ne pas conserver un autre fichier physique.  Cependant, une enquête récente auprès des employés des départements financiers montre que la valeur ajoutée de la numérisation est bien connue et que l’impression sur papier est considérée de manière plutôt critique du point de vue de la sécurité.
Optimised Print Services peut intervenir ici pour vous soutenir. Les fournisseurs OPS innovants comme Graphax SA savent que les documents papier sont toujours nécessaires pour la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients et que les entreprises ont besoin de processus et de flux de travail qui prennent en charge simultanément les approches numériques et papier.

Les experts de Graphax analysent sur demande vos processus d‘entreprise et vos flux de travail et vous conseillent et vous soutiennent dans toutes les questions relatives à la numérisation. Les spécialistes sont parfaitement informés de la réglementation en vigueur et de toutes les questions juridiques et réglementaires connexes. Avec l’aide de ces experts, il vous est possible de stocker des informations de manière unique, identifiable et inviolable.

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