Traditionell und innovativ – durch intelligente Digitalisierung bestens aufgestellt
Das 5-Sterne-Luxushotel Schweizerhof Bern & Spa begrüsst bereits seit 1859 Gäste aus aller Welt und ermöglicht einen unvergesslichen Aufenthalt mitten in der Schweizer Bundeshauptstadt. Das Hotel verfügt über 99 Zimmer und Suiten, stellt für Events, Business-Meetings und Feierlichkeiten sechs modern ausgestattete Veranstaltungsräume zur Verfügung und betreibt neben einer mit 14 Gault Millau Punkten ausgezeichneten Brasserie noch ein Spa mit über 500 m2 Fläche.
Es liegt auf der Hand, dass ein Haus mit dieser Infrastruktur hinter den Kulissen einen enormen Arbeitsaufwand abzuleisten hat, um alle Funktionalitäten, die man sich von einem 5-Sterne-Hotel erwartet, sicherstellen zu können.
Das Hotel Schweizerhof Bern hat schon sehr früh die Möglichkeiten erkannt, die sich mit einer Digitalisierung von immer wiederkehrenden Prozessen ergeben. Unter der Leitung von Abbas Abdelrahman, IT Manager des Hotels und Graphax als Integrator wurden eine Vielzahl von Arbeitsabläufen und Workflows neu überdacht und automatisiert.
Herr Abdelrahman, was genau wurde implementiert und welche Mehrwerte wurden nun erzielt?
Wir haben uns für die Einführung eines intelligenten Informationssystems entschieden. In unserem Fall waren das die Lösungen von M-Files und Chronoscan, die es uns ermöglichen, alle internen Workflows vollständig zu automatisieren. Die Daten werden über externe Schnittstellen vollkommen selbständig importiert und entsprechend abgelegt. Diese Art der File-Archivierung ist ein Novum und gleichzeitig ergeben sie daraus eine Menge anderer Vorteile.
Was genau sind die Vorteile für das Hotel?
Das Handling der Daten ist nun grundsätzlich viel einfacher, gerne gebe ich hier einige Stichworte:
- Sehr effiziente Ablage der Daten
- Übersichtlichkeit der Personaldossiers
- Direkter Scan zu M-Files möglich, also keine Zwischenschritte mehr notwendig
- Es gibt definierte Workflows zur Freigabe von bestimmten Prozessen und Dokumenten für bestimmte Personengruppen
- Massiv weniger gedruckte Dokumente, das kommt dem Umweltgedanken entgegen
- Die Daten werden GDPR-konform und revisionssicher abgelegt
- Es gibt weniger physische Ablagen, dadurch haben wir wenige Arbeitsaufwand, brauchen weniger Lagerraum und reduzieren Kosten
- Die Datensicherheit ist jederzeit gewährleistet
- Alle Änderungen an Dokumenten und Daten können lückenlos nachverfolgt werden und bei Bedarf auch wieder rückgängig gemacht werden
- Alle Umsysteme können eingebunden werden, in unserem Fall existieren Schnittstellen zum Lohnverarbeitungsprogramm und zur Mitarbeitenden-App
- Das wiederrum ermöglich den Dialog mit den Mitarbeitern, wenn es z. B. Absprachen wie Ferienwünsche etc. geht.
- Sehr einfache Dokumentensuche
- Der Zugriff kann von überall erfolgen, so z. B. auch im Home Office
- Eigene Gestaltungsmöglichkeit und Bündelung von Dokumenten als Sammlung oder für ein Projekt
Wie kam die Digitalisierung bei den Mitarbeitern an? Wie sind sie mit diesem Projekt umgegangen?
Es war natürlich erstmal eine gewisse Skepsis vorhanden und setzte beim Mitarbeiter ein gewisses Verständnis für die Notwendigkeit einer Umstellung voraus. Je mehr jedoch die Vorteile der Umstellung ersichtlich wurden und je mehr die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut wurden, desto grösser wurde auch die Akzeptanz.
Wie lange dauerte das Projekt?
Die Vorbereitung und die Umsetzung aller im Pflichtenheft erfassten Aufgaben dauerten über ein Jahr. Es gibt immer wieder mal etwas zu optimieren, da auch ja auch die Anforderungen im Geschäftsleben ständig zunehmen.
Wie klappt die Zusammenarbeit mit Graphax als Integrationspartner?
Respekt, was das Team für einen Support leistet. Sie finden einfach immer eine Lösung. Das Team versteht unsere Bedürfnisse und kann sie demzufolge auch vollumfänglich umsetzen. Ich schätze bei der Zusammenarbeit mit Graphax vor allem den persönlichen Kontakt und die einfache Kommunikation.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr Abdelrahman.
Hotel Schweizerhof Bern & Spa
Bahnhofplatz 11
3001 Bern
www.schweizerhofbern.com
+41 31 326 80 80