Hier sind einige der offensichtlichsten Gründe, warum Unternehmen und Institutionen ein Information-Management-System einführen sollten:
- Effizienzsteigerung: Ein ECM ermöglicht es Unternehmen, Daten und Dokumente schneller zu finden, zu bearbeiten und weiterzuleiten. Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mit einem digitalen Informationsmanagement können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Konflikten kommt. Das verbessert die Zusammenarbeit im Team und erhöht die Effektivität.
- Bessere Datensicherheit: Ein modernes Informationsmanagement ermöglicht es Unternehmen, sensible Informationen sicher zu speichern und zu schützen. Durch die Definition von Zugriffsrechten und die Protokollierung von Änderungen kann das Risiko von Datenmissbrauch und -verlust reduziert werden.
- Platzersparnis: Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann Platz im Büro gespart werden, da physische Akten nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Dies führt auch zu einer Verringerung des Papierverbrauchs und damit zu einer positiven Auswirkung auf die Umwelt.
- Compliance-Einhaltung: Unternehmen müssen oft bestimmte regulatorische Anforderungen erfüllen, wie z. B. die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum. Mit einem ECM können diese Anforderungen einfach erfüllt werden, da Daten und Dokumente effektiv archiviert und abgerufen werden können.
Durch die Verbesserung der Effizienz, Zusammenarbeit, Datensicherheit, Platzersparnis und Compliance-Einhaltung können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erlangen und ihre Geschäftsprozesse effektiver und produktiver gestalten.
Wann ist der richtige Zeitpunkt? Ist es nicht schon zu spät?
Auch wenn einige Unternehmen bereits weit fortgeschritten sind und die Digitalisierung in ihre Geschäftsprozesse integriert haben, gibt es immer noch viele Unternehmen, die noch am Anfang stehen oder sogar noch gar nicht begonnen haben.
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess und es wird immer wieder neue Technologien und Möglichkeiten geben, die es zu nutzen gilt. Es geht nicht darum, alles auf einmal umzusetzen, sondern darum, schrittweise vorzugehen und die Digitalisierung als kontinuierlichen Prozess zu betrachten.
Digitalisierung als Standard
Zudem gibt es viele Gründe, warum Unternehmen erst jetzt mit der Digitalisierung beginnen, wie z. B. eine begrenzte IT-Infrastruktur, unzureichende Ressourcen oder auch Skepsis gegenüber neuen Technologien. In vielen Branchen wird die Umstellung auf digitale Unternehmensprozesse bereits als notwendig angesehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Daher sollten Unternehmen nicht zögern, mit der Digitalisierung zu beginnen und ihre Geschäftsprozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren.
Wichtig ist dabei, eine klare Strategie zu entwickeln, die Ziele und Massnahmen definiert und auch die Mitarbeiter mit einbezieht, um den Erfolg der Digitalisierung sicherzustellen.
Selbst digitalisieren oder externe Fachleute beauftragen?
Aufgrund der Komplexität bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen macht es auf jeden Fall Sinn, auf erfahrene Digitalisierungsexperten zu setzen. Die Digitalisierung erfordert spezifisches Wissen und Know-how in verschiedenen Bereichen wie IT, Prozessoptimierung, Datenanalyse, Sicherheit und Datenschutz. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen alle diese Kompetenzen intern hat. Dies gilt selbst dann, wenn das Unternehmen über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Die Anforderungen, die eine sinnvolle Automatisierung der Unternehmensprozesse mit sich bringt, sind immens und betreffen nicht nur IT-Themen.
Daher ist es sinnvoll, Experten hinzuzuziehen, die über das erforderliche Fachwissen und die Erfahrung verfügen, um das Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung zu unterstützen. Hierbei kann es sich um externe Berater oder auch um Mitarbeiter handeln, die speziell für die Digitalisierung eingestellt werden.
Graphax hat eine Vielzahl von Digitalisierungen umgesetzt
Die erfahrenden Fachleute von Graphax haben schweizweit bereits Hunderte von Projekten in nahezu jeder Branche erfolgreich durchgeführt und verfügen über eine dementsprechende Expertise. Sie sind in der Lage, sich in die Prozesse und Wertschöpfungsketten des Auftraggebers hineinzuversetzen und können dadurch die Installationen bedarfsgerecht anpassen.
Durch die Zusammenarbeit mit diesen Spezialisten kann das jeweilige Unternehmen sicherstellen, dass die Digitalisierung effektiv und effizient umgesetzt wird und dass mögliche Risiken und Herausforderungen identifiziert und bewältigt werden können.
Eines ist klar: Der richtige Zeitpunkt zur Digitalisierung ist jetzt!
Nur so können Unternehmen auch morgen noch ganz vorn dabei sein, denn die Konkurrenz digitalisiert bereits.
Kontaktieren Sie einen der Spezialisten von Graphax für ein erstes Beratungsgespräch und lassen sich Sie sich die Möglichkeiten einer Unternehmensdigitalisierung aufzeigen.