Nun, höchstwahrscheinlich sind dort viele wiederkehrenden Prozesse automatisiert. Digitalisierung wird zwar mittlerweile auch in Ihrer Branche ein gängiger Begriff sein, die Konkurrenz jedoch wird die Transformation bereits begonnen haben.
Ein Enterprise Content Management ist ein ganz grosser Schritt in Richtung Digitalisierung. Hier zählen wir Ihnen einige Beispiele auf, wie ein clever aufgesetztes ECM Ihr Unternehmen dabei unterstützt, auch zukünftig konkurrenzfähig zu bleiben.
Organisation und Verwaltung
Die Verwaltung und Organisation von Dokumenten waren noch nie so einfach wie mit einem modernen Dokumentenmanagement-System. Sie müssen Ihre Zeit nicht mehr mit der Suche nach einem Blatt Papier verschwenden. Sie brauchen nur einen gewünschten Begriff einzugeben und Ihnen werden in Sekundenbruchteilen alle dazugehörigen Dokumente aufgelistet. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ist es heutzutage möglich, die Relevanz der Dokumente zu bestimmen. Mit Hilfe von Metatags lassen sich Informationen genauso kategorisieren, wie damals zu Papierzeiten. Nur eben, dass der Zugriff viel leichter erfolgt. Es braucht keine Sicherungen, keine doppelten Ablagen nach anderen Sortierreihenfolgen etc. Dieses neue Organisationsmuster spart Ihnen eine Menge Zeit.
Zugang und gemeinsame Nutzung
Mit einem clever aufgesetztem ECM können Sie auf Ihre Dokumente zugreifen, wo und wann immer Sie wollen. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Freigabe von Informationen für bestimmte Nutzer machen. Das wird durch klar geregelte Zugriffsberechtigungen im Vorfeld definiert. Unterschriftsregelungen und Freigabeprozedere, um einen anderen Prozess anzustossen, laufen automatisch ab und verhindern, dass es zu unnötigen Wartezeiten kommt.
Sicherheit und Platzersparnis
Geschäftsrelevante Informationen sind wertvoll und sind besonders gut zu sichern. Die Zeiten der gut verschlossenen Papierarchive und Aktenschränke sind jedoch vorbei. Sie sparen ausserdem viel Platz durch die Verwaltung Ihrer Informationen in einem Enterprise Content Management-System. Dort sind die Daten sicher und regelkonform abgelegt, jederzeit verfügbar. Ein ECM-System muss nicht unbedingt auf Servern bei Ihnen vor Ort installiert werden. Eine Auslagerung in ein externes Rechenzentrum oder in eine gemanagte Cloud machen oftmals Sinn, so dass Sie den Platz anderweitig nutzen können.
Backup und Wiederherstellung der Daten
Sie haben Bedenken, was den Verlust Ihrer Daten angeht? Ein ECM verfügt stets über die neuesten Backup- und Recovery-Routinen, so dass Ihre Daten jederzeit vollständig wiederhergestellt werden können. Verlustängste im Falle von Feuer, Hochwasser oder sonstigen Katastrophen gehören damit der Vergangenheit an. Die Ereignisse der Überschwemmungen im Sommer 2021 zeigen, wie wichtig es ist, sich frühzeitig mit solchen Situationen auseinanderzusetzen.
Monitoring – behalten Sie den Überblick
Ein Enterprise Management System ermöglicht es Ihnen, jede einzelne Aktivität oder Änderung an einem Dokument oder den Zugriff eines Benutzers auf ein bestimmtes Dokument mit Hilfe der Versionskontrolle zu überwachen. So können Sie beispielsweise leicht feststellen, auf welches Dokument eine bestimmte Person zu welchem Zeitpunkt zugegriffen hat und welches Gerät für den Zugriff verwendet wurde. Außerdem können Sie nachverfolgen, ob in einem der Dokumente Änderungen vorgenommen wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Bei der Versionskontrolle werden die Änderungen nachverfolgt, indem neue Dateien mit den Änderungen im Laufe der Zeit erstellt werden, so dass Sie jede bearbeitete Version einsehen können, die Sie möchten. ECM sind auf Wunsch mit E-Mails integriert, so dass Sie jedes Mal benachrichtigt werden können, wenn sich jemand anmeldet. Ein so organisiertes ECM sorgt dafür, dass die gesamte Online-Aktivität überwacht wird, und hält die Mitarbeiter zudem zu genauem Arbeiten an.
Aktion statt Reaktion
Zeit ist im Geschäftsleben eine der wertvollsten Ressourcen. Mit einem intelligenten Informationsmanagement sparen Sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen die Effizienz und steigern die Mitarbeitermotivation. Vor allem können Sie sich nun wieder proaktiv Ihren Kunden widmen. Und vielleicht sind Sie damit bald der Konkurrenz voraus.