Wie hat sich das ECM-Angebot (Enterprise Content Management) von Graphax in den letzten Jahren entwickelt?
Grégory Marchal: Unsere ECM-Abteilung wurde 2015 gegründet. Wir waren zunächst ein kleines Team von zwei Mitarbeitern in der Romandie und zwei in der Deutschschweiz. Im Laufe der Jahre hat sich die Belegschaft ziemlich vergrössert und heute sind wir insgesamt rund 15 Personen. Das Fachwissen von Graphax in diesem Bereich hat sich stark weiterentwickelt, und wir können nun wesentlich komplexere Implementierungen über mehrere Wochen oder sogar Monate für Unternehmen aller Grössen bewältigen. Vor rund vier Jahren haben wir einen wichtigen Meilenstein erreicht, indem wir unser Knowhow um Programmierfähigkeiten ergänzt haben. Mithilfe von drei internen Entwicklern können wir heute die von uns integrierte ECM-Lösung M-Files anreichern, um besonderen Kundenbedürfnissen gerecht zu werden.
Wie sehen die von Ihnen eingesetzten ECM-Lösungen konkret aus und welche Funktionen werden derzeit am stärksten nachgefragt?
Pedro Silva: Wir setzen Lösungen ein, die alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Scannen und Archivieren von Dokumenten unterstützen. Es geht darum, die Prozesse jedes Unternehmens anzupassen und zu optimieren. Wir können Integrationen entwickeln, um eine massgeschneiderte Lösung zu implementieren, die Dokumente aus unterschiedlichen Quellen etwa ERP- oder Buchhaltungssoftware zentralisiert. Mit der Pandemie stieg die Nachfrage nach kollaborativen Tools, insbesondere nach der elektronischen Signatur von Dokumenten. Graphax hat auf diese Nachfrage reagiert, indem wir eine Integration zwischen der ECM-Lösung und Tools für die elektronische Signatur anbieten. M-Files bietet nativ Konnektoren zu international verbreiteten Lösungen wie Docusign. Für Schweizer Lösungen hingegen erstellen wir die Konnektorenselbst. Für Skribble haben wir dies bereits getan, und mit Swisssign sind wir im Gespräch.
Marchal: Unternehmen wollen auch Informationen einfach und sicher austauschen können, sowohl intern als auch mit externen Partnern über einen zentralen Arbeitsbereich. Dass Graphax hier das richtige Tool gewählt hat, zeigt sich daran, dass M-Files die Kollaborationsplattform Hubshare übernommen hat, die sich nun nahtlos in die ECM-Lösung integriert.
Welchen Mehrwert bieten Sie den Kunden ausser Ihrer technischen Expertise und den individuellen Lösungen, die Sie anbieten?
Marchal: Wir legen grossen Wert darauf, ein Vertrauensverhältnis zu unseren Kunden aufzubauen, das auf gegenseitiger Unterstützung und Erreichbarkeit beruht. Es ist wichtig, zuzuhören, um die Bedürfnisse genau zu definieren. Ein wichtiger Teil unserer Arbeit besteht ausserdem darin, dass wir uns die Zeit nehmen, die Mitarbeitenden bei der Bewältigung des Veränderungsprozesses zu begleiten, sobald die Lösung eingesetzt wird. Es ist üblich und normal, dass Mitarbeitende einen gewissen Widerstand zeigen. Wir nehmen uns jeweils ihrer Bedenken und Bedürfnissen während der Schulungen an.
Silva: Es kann auch vorkommen, dass sich Mitarbeitende wehren, weil sie befürchten, dass ihre Fähigkeiten durch die Digitalisierung der Prozesse obsolet werden. Es ist wichtig, ihnen klarzumachen, dass dies nicht der Fall ist. ECM-Technologien ersetzen die Arbeit der Mitarbeitenden nicht, sondern ergänzen sie und führen letztlich zu einer unternehmensweiten Effizienzsteigerung.