E-Mail und Papier-Post: Aus zwei wird eins. In heutigen Unternehmen werden Informationen über mehrere Kanäle empfangen und weitergeleitet: E-Mails, Faxe, Papier, EDI-Streams, XML-Dateien u.v.m. Alles, was bei Ihnen eintrifft, muss effizient verarbeitet und verwaltet werden und letztendlich dem richtigen Prozess zugeführt oder der verantwortlichen Person zugewiesen werden.
Eine erfolgreiche Kundenbindung setzt voraus, dass alle kundenbezogenen Inhalte - von der Kontoeröffnung über Serviceanfragen bis hin zu Vertragsverlängerungen, Rechnungsbezahlung und Reklamationen - zeitnah und korrekt bearbeitet werden. Leider passiert dies oft nicht. Aber es ist möglich - mit dem digitalen Posteingang. Eine moderne Eingangspostverarbeitung setzt genau dort an, wo das Problem beginnt: Beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Ihrem Unternehmen.
Der digitale Posteingang - modern, clever, anwenderfreundlich
Früher war die „digitale Poststelle“ eine Lösung, bei der alle eingehenden Nachrichten in eine digitale Form umgewandelt und elektronisch an die relevanten Stellen weitergeleitet wurden. Im eigentlichen Sinne entsprach dieser Prozess also einem simplen Scan-Vorgang, ohne Miteinbezug Inhaltsrelevanter Informationen.
Die heutige,moderne digitale Poststelle kann noch viel mehr. Die Dokumentenmanagement-Software identifiziert den erfassten Inhalt, kann die relevanten Informationen extrahieren und dann an die entsprechende Person oder den entsprechenden Prozess weiterleiten. Darüber hinaus kann die Forderung von Kunden oder Geschäftspartnern, Dokumente wie Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten, problemlos erfüllt werden.
Ein solches zeitgemässes Informationsmanagement ist nahezu unerlässlich - für alle Ein- und Ausgänge einer modernen und zukunftsgerichteten Organisation. Kurz gesagt, ein digitaler Posteingang kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Informationen empfängt, verarbeitet und teilt, revolutionieren.
Er spielt eine Schlüsselrolle bei Ihrer digitalen Transformation und ermöglicht es den nachgelagerten Prozessen genauen Zugriff auf relevante Informationen zu erhalten.
Wie die Eingangspost selbst ihren Weg findet
Durch die Zusammenführung von Post- und E-Mail-Dokumenten werden die Papierdokumente samt Anhang direkt nach Posteingang eingescannt, klassifiziert, inhaltlich ausgelesen und dem zuständigen Mitarbeiter automatisch zugestellt. So gehen Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder Ausschreibungen direkt an den Vertrieb. Dabei lassen sich alle Informationen anhand von Kundennummer, Auftragsnummer, Postleitzahl oder ähnlichen Eigenschaften steuern.